淺談知識(shí)管理和辦公自動(dòng)化之異同

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自2001年中國(guó)第一屆KM研討會(huì)舉辦以來(lái)，國(guó)內(nèi)首批KM廠商正式走向前臺(tái)，從過(guò)去單個(gè)項(xiàng)目零散創(chuàng)意的模式，逐步向依據(jù)方法論進(jìn)行體系化實(shí)施轉(zhuǎn)變。 KM作為“新生事物”，其理論框架、方法論、實(shí)施體系日趨成熟，憑借各大廠商對(duì)門戶平臺(tái)的推廣，知識(shí)支撐的管理系統(tǒng)對(duì)傳統(tǒng)的OA、流程管理、文檔管理造成極大的沖擊，引起諸多管理和信息化用戶的爭(zhēng)辯，甚至傳統(tǒng)OA廠商和KM廠商基于自身利益展開(kāi)討伐，這都是推廣“新生事物”的必然過(guò)程。

從KM和OA的區(qū)別來(lái)講，我個(gè)人的觀點(diǎn)是兩者原本歸屬不同范疇，所以僅從概念、應(yīng)用和未來(lái)趨勢(shì)三個(gè)方面對(duì)兩者之間的異同進(jìn)行辨析。

概念層面

OA 提法很中國(guó)化，過(guò)去的國(guó)營(yíng)企業(yè)和政府機(jī)構(gòu)管理事務(wù)就是“辦公”，信息化后稱為“辦公自動(dòng)化”，目前大多數(shù)用戶對(duì)OA的理解仍停留在公文流轉(zhuǎn)行政辦公模式上。KM是國(guó)際化提法，在美國(guó)和歐洲已有實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)踐驗(yàn)證KM是組織機(jī)構(gòu)管理提升的核心，重點(diǎn)在于建立基于知識(shí)生命周期和知識(shí)管理機(jī)制的管理體系，依據(jù)特定方法貫徹執(zhí)行(KM的IT系統(tǒng)KMS是落地方式之一)，并建立評(píng)測(cè)推進(jìn)機(jī)制。

OA本意為利用技術(shù)手段提高辦公效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化處理。KM是Knowledge Management的縮寫(xiě)，運(yùn)用管理及技術(shù)手段將人與知識(shí)充分結(jié)合，創(chuàng)造知識(shí)共享的行為模式和文化，通過(guò)知識(shí)應(yīng)用及創(chuàng)新，提升組織核心能力，創(chuàng)造價(jià)值。

僅從概念對(duì)比，OA只關(guān)注日常辦公，依靠IT來(lái)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)處理，KM是體系化的管理定位，KM的思想恰可以支撐OA向知識(shí)型、門戶型發(fā)展，進(jìn)而改造成知識(shí)協(xié)同系統(tǒng)(KCS)。

KM 管理模式落地可依附于OA平臺(tái)，KMS和OA沒(méi)有絕對(duì)沖突?；贙M思想的新OA系統(tǒng)將承擔(dān)企業(yè)更全面的管理支撐，過(guò)去沒(méi)有OA應(yīng)用的企業(yè)，可把新上的 OA項(xiàng)目定位為知識(shí)協(xié)同或基于知識(shí)的支撐平臺(tái)，建設(shè)K化高效組織。已投入使用的OA系統(tǒng)可以改造成具有KM思想的新平臺(tái)，KM體系是OA類軟件產(chǎn)品彌補(bǔ)改造最需要的管理內(nèi)涵之一。

應(yīng)用層面

通過(guò)近期參與KM咨詢、KM系統(tǒng)建設(shè)及改造或新建OA 項(xiàng)目，我接觸的一批知名用戶居然已組建“知識(shí)協(xié)同中心”、“流程與知識(shí)管理部”等部門，將協(xié)同、流程與KM緊密關(guān)聯(lián)，這些部門都屬于職能管理體系，絕非傳統(tǒng)的IT中心。領(lǐng)先企業(yè)在實(shí)施推動(dòng)KM中，都提煉了自己的實(shí)施方法，其共同點(diǎn)是逐漸淡化OA的應(yīng)用模式。

某總部在天津的跨國(guó)機(jī)構(gòu)，03年實(shí)施KM項(xiàng)目，從OA系統(tǒng)落地起，到全球一體化平臺(tái)建設(shè)，5年實(shí)踐歷程被《哈佛商業(yè)評(píng)論》評(píng)選為優(yōu)秀案例。初始建設(shè)時(shí)定位為KM平臺(tái)，沒(méi)提管理概念，沒(méi)提 OA，從流程事務(wù)性管理切入，但細(xì)節(jié)上無(wú)處不存在流程和知識(shí)關(guān)聯(lián)，在車輛申請(qǐng)中關(guān)聯(lián)申請(qǐng)的規(guī)則和條件以及審批者合并發(fā)車的案例和實(shí)踐知識(shí)，屬于K化的 OA。

某知名啤酒品牌用戶的KM實(shí)施，從總體規(guī)劃、系統(tǒng)落地，到KM系統(tǒng)隨著應(yīng)用深入包容了OA應(yīng)用，有取而代之的趨勢(shì)，KM在落地實(shí)踐中被檢驗(yàn)為一種更寬廣和體系化的協(xié)作管理。

05年保險(xiǎn)公司創(chuàng)辦高峰期，有家現(xiàn)在規(guī)模很大的保險(xiǎn)企業(yè)，從200人籌辦時(shí)就建設(shè)知識(shí)管理平臺(tái)，希望在籌備階段就把所有的工作過(guò)程和工作方法固化，提煉并循環(huán)知識(shí)應(yīng)用，目前該企業(yè)已有6000余人，K化的管理體系已不可或缺。

未來(lái)之路

KM 和OA的未來(lái)之路是KM包容OA，建立更寬泛的管理支撐體系。數(shù)據(jù)管理時(shí)代誕生了MIS，信息管理時(shí)代誕生了廈門OA， OA也從政府機(jī)構(gòu)普及到企業(yè)，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代需要什么體系呢？—EKP(企業(yè)知識(shí)門戶)，把知識(shí)作為核心內(nèi)容，以門戶為承載平臺(tái)，把管理流程和業(yè)務(wù)流程統(tǒng)一集成，實(shí)現(xiàn)流程與知識(shí)的關(guān)聯(lián)，知識(shí)支撐流程，流程中沉淀知識(shí)，應(yīng)用中創(chuàng)新知識(shí)，總之，把KM的核心理念、推廣方法及評(píng)價(jià)體系融入EKP模型中，當(dāng)然EKP 不僅僅是IT系統(tǒng)，而是囊括戰(zhàn)略管理、策略執(zhí)行和個(gè)人行動(dòng)支持的全方面的工作場(chǎng)景，流程能覆蓋的事項(xiàng)以流程工具和知識(shí)內(nèi)容支撐，其他事項(xiàng)用知識(shí)協(xié)作模式關(guān)聯(lián)，建立全方位的“仿生”管理體系。

知識(shí)創(chuàng)造價(jià)值，我們不僅把知識(shí)作為資訊管理起來(lái)，更應(yīng)該把知識(shí)有效傳播和應(yīng)用，創(chuàng)造價(jià)值。KM之路必是“從應(yīng)知應(yīng)會(huì)到應(yīng)景應(yīng)情”的過(guò)程，OA將在KM推廣中逐漸被廣義化為EKP，EKP在后廈門OA時(shí)代將被領(lǐng)先企業(yè)應(yīng)用。（藍(lán)凌管理咨詢）