企業(yè)管理信息系統(tǒng)的瓦解和重構(gòu)

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一、傳統(tǒng)管理信息系統(tǒng)的不適應及瓦解趨勢 

（1）在傳統(tǒng)企業(yè)運作過程中，處于價值鏈各環(huán)節(jié)上的企業(yè)實體的物流、資金流，特別是信息流的流動均受到較為明顯的時空限制，因此參與價值鏈條增值活動的供應商和分銷商日益增多，拉長了生產(chǎn)和消費之間的中間鏈條，也造成了交易成本的增加和缺乏個性的“批量化產(chǎn)品”。而基于網(wǎng)絡和信息技術(shù)的現(xiàn)代管理信息系統(tǒng)削減了生產(chǎn)和消費之間的冗余環(huán)節(jié)，價值鏈縮短并虛化，交易成本降低，交易效率明顯提升。

（2）在傳統(tǒng)商務信息交流中管理層的層次較多，管理成本較高而效率低下，導致對客戶需求及市場變化的反應遲鈍?，F(xiàn)代管理信息系統(tǒng)使信息交流不再受時空限制，企業(yè)內(nèi)部的設(shè)計、采購、制造和銷售部門之間信息溝通順暢，界限變得模糊而具柔性，從而降低管理成本，提升對市場的響應速度。

（3）傳統(tǒng)企業(yè)的信息處理系統(tǒng)實際上是企業(yè)組織管理信息系統(tǒng)的各個功能子系統(tǒng)的簡單拼接，缺乏各子系統(tǒng)之間的橫向交流和信息共享，造成事實上的“信息孤島”。信息技術(shù)與信息系統(tǒng)只是產(chǎn)生價值的輔助因素，其本身不是價值的來源。在采用了現(xiàn)代信息系統(tǒng)（如廈門OA）后， 使各功能子系統(tǒng)（如HRM、CRM、AIS）的信息在整個企業(yè)管理系統(tǒng)中實現(xiàn)無障礙交流與共享，形成“信息大陸”，發(fā)揮使各子系統(tǒng)實現(xiàn)信息對接的平臺作用，信息資源通過聚合、組織、選擇、合成和分配后創(chuàng)造新的價值。 

二、重構(gòu)現(xiàn)代管理信息系統(tǒng)對組織管理的影響 

基于互聯(lián)網(wǎng)絡和通信技術(shù)的現(xiàn)代管理信息系統(tǒng)有助于信息資源在企業(yè)價值鏈內(nèi)部各個活動之間以及各企業(yè)價值鏈之間準確及時地共享，它至少從以下幾個方面對企業(yè)組織管理產(chǎn)生影響：

1． 模糊企業(yè)功能邊界，擴展業(yè)務之間關(guān)聯(lián)度

信息系統(tǒng)突破了企業(yè)組織子功能間的信息壁壘，使各功能單元相互靠攏。“毫不相關(guān)”的“信息孤島”之間由于計算機、網(wǎng)絡、通訊等信息技術(shù)的滲入，而引起技術(shù)開發(fā)、原料采購和零部件制造方面共享機會的增加。同時，新的管理理念的運用和現(xiàn)代信息處理技術(shù)的介入改變了傳統(tǒng)產(chǎn)品的功能，使之成為更大系統(tǒng)的組成部分，企業(yè)功能部門之間的界限不再涇渭分明。

2． 降低企業(yè)價值鏈間信息通訊成本，減少因信息延遲帶來的損失

現(xiàn)代信息系統(tǒng)和技術(shù)使獲取和傳播信息的成本大幅降低，實時交互級的通訊速度極大地提升了企業(yè)對市場需求的敏感度。例如，通過CRM（客戶關(guān)系管理）系統(tǒng)，可以加速資金在資金循環(huán)鏈條上的周轉(zhuǎn)效率，提高回款速度。企業(yè)將訂單信息（如合同要素、預計成本、實際成本、交貨進程安排等）存入CRM的計算機數(shù)據(jù)中，并以此為條件，模擬實施物流方案、最佳庫存水平、制造周期、成本水平、不良庫存排空安排等一系列關(guān)聯(lián)環(huán)節(jié)，提高客戶需求的滿意度和及時性。這里的關(guān)鍵點是將買方和供應商的需求信息直接迅速地反饋到信息控制中心，以便及時預警和控制，不斷修正生產(chǎn)計劃，提高對市場的響應速度，打破傳統(tǒng)系統(tǒng)下因為等級關(guān)系而造成的顧客意見上傳困難而形成的信息傳遞瓶頸。再如企業(yè)廈門OA系統(tǒng)中的JIT（Just In Time）管理思路認為銷售決定生產(chǎn)，生產(chǎn)提示供應，供應引導物流的線路和方式。在這種管理思路的影響下，企業(yè)可以追求到零庫存的最佳效果，而做到這一點，必須有科學完善的管理理念以及現(xiàn)代管理信息系統(tǒng)的高效運轉(zhuǎn)，傳統(tǒng)信息系統(tǒng)是無法實現(xiàn)的。

3． 降低人力資源管理成本，提高企業(yè)學習能力

持續(xù)旺盛的學習能力，是企業(yè)持久保持競爭優(yōu)勢的關(guān)鍵。而傳統(tǒng)企業(yè)往往面臨難以抉擇的兩難境地：一方面，擔心人才流失帶來培訓支出的浪費；另一方面，如果不對員工進行培養(yǎng)，提高企業(yè)的“團隊學習能力”，企業(yè)又不可能做到“開拓創(chuàng)新”和“可持續(xù)發(fā)展”，最終喪失曾經(jīng)有過的競爭優(yōu)勢。利用現(xiàn)代信息系統(tǒng)可以幫助企業(yè)在兩者之間做出平衡。首先，可以利用MIS系統(tǒng)建立員工潛力評估檔案，對企業(yè)忠誠度檔案，發(fā)展能力、學習能力檔案等，做到實時監(jiān)控和及時預警。即使員工分散于世界各地，也可以像管理本地企業(yè)那樣，實現(xiàn)組織內(nèi)部的信息零距離共享。

4． 快速實現(xiàn)從“大魚吃小魚”到“快魚吃慢魚”的角色轉(zhuǎn)變

企業(yè)對市場需求變化的反應速度決定了企業(yè)的利潤水平和運作效率，基于互聯(lián)網(wǎng)絡和通信技術(shù)的現(xiàn)代管理信息系統(tǒng)可以幫助企業(yè)克服因距離遙遠而帶來的物流不暢和交貨延遲。同時信息系統(tǒng)使企業(yè)組織規(guī)模對空間地域的依賴程度、敏感程度降低，既可使企業(yè)組織擴大甚至實現(xiàn)全球化，也可使它變小，只針對某細分市場進行價值鏈的重建。企業(yè)應用信息系統(tǒng)技術(shù)增大了對較大地域空間的控制力，不僅讓自己的有形資產(chǎn)得到更充分的使用，而且企業(yè)的無形資產(chǎn)也能在更大范圍內(nèi)發(fā)揮作用，避免了重復建設(shè)和資源閑置，不再扮演“大魚”，而向“快魚”進行角色轉(zhuǎn)變。 

三、重構(gòu)現(xiàn)代管理信息系統(tǒng)的實施步驟 

現(xiàn)代管理信息系統(tǒng)是一個具有高度復雜性、多元性和綜合性的人機系統(tǒng)，它全面使用現(xiàn)代計算機技術(shù)、網(wǎng)絡通信技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及管理學、運籌學、統(tǒng)計學、模型論和各種最優(yōu)化技術(shù)，為經(jīng)營管理和決策服務。這要求構(gòu)建企業(yè)現(xiàn)代管理信息系統(tǒng)要具備系統(tǒng)的思想和遵循一定的步驟。

1． 管理理念建設(shè)

在現(xiàn)代企業(yè)制度下開發(fā)建設(shè)管理信息系統(tǒng)是一項綜合復雜的系統(tǒng)工程，為了保證未來系統(tǒng)的高效運轉(zhuǎn)，必須對企業(yè)的組織重整和系統(tǒng)再造過程有一個充分的理解和科學規(guī)劃，明確系統(tǒng)再造的目的和未來系統(tǒng)的目標。例如，目標可以定為：通過新系統(tǒng)的實施，使分2/3以上與供貨商的交易借助于新系統(tǒng)；通過CRM的實施，使客戶流失率降低15%；通過廈門OA的資金電子匯劃子系統(tǒng)，使回款效率提高一倍等。表達不明確的目標如籠統(tǒng)的獲得更多市場份額、較大提高管理水平等，因缺乏量化指標日后難以反饋和考核而應盡量避免。同時，重構(gòu)中的管理信息系統(tǒng)應基于對企業(yè)現(xiàn)有資源和外部環(huán)境的分析，即企業(yè)的這個目標必須是切實可行的（包括技術(shù)可行、經(jīng)濟可行、管理可行和環(huán)境可行）。目標確定之后，要由企業(yè)高層通報所有相關(guān)人員，使大家統(tǒng)一認識，明確努力的方向。

2． 管理信息系統(tǒng)建設(shè)

明確目標和統(tǒng)一認識后便進入管理系統(tǒng)的構(gòu)建階段。信息系統(tǒng)的建設(shè)是一個逐步提高的循序漸進過程，下圖是一種有效的信息系統(tǒng)的建設(shè)思路，表達了從信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)網(wǎng)絡建設(shè)到核心和增值業(yè)務的循序延展模式。

信息系統(tǒng)的建設(shè)開發(fā)往往采用系統(tǒng)工程的結(jié)構(gòu)化方法，該方法將建設(shè)過程分為3個階段：系統(tǒng)分析階段、系統(tǒng)設(shè)計階段和系統(tǒng)實現(xiàn)階段。信息系統(tǒng)的成功實施取決于3個因素的統(tǒng)籌安排：第一是前期的系統(tǒng)分析階段，包括諸如對現(xiàn)有業(yè)務流程的初步和詳細調(diào)查，流程瓶頸的分析，業(yè)務流程的整合再造，員工觀念的培訓和轉(zhuǎn)變，技術(shù)上的教育和疏導等。理論和實踐都表明，前期分析準備工作越充分，后期風險越小，系統(tǒng)成功的可能越大。第二是以原系統(tǒng)為依托，以確定的新系統(tǒng)目標為開發(fā)方向，創(chuàng)新突出，設(shè)計出實用可行而且具備一定前瞻性和靈活度的新系統(tǒng)方案。第三是具體實施已通過的設(shè)計方案，選擇優(yōu)秀的實施顧問和技術(shù)指導，該顧問或指導必須具備相當?shù)膶I(yè)知識和豐富的系統(tǒng)成功實施的經(jīng)驗，例如專業(yè)機構(gòu)或同行業(yè)中的成功實施企業(yè)。

3． 管理信息系統(tǒng)后續(xù)管理

前期的管理準備和方案分析工作固然重要，但科學完備的后續(xù)管理對系統(tǒng)的成功運行同樣不可或缺。管理信息系統(tǒng)按其在企業(yè)中發(fā)揮的作用可分為3部分：Back Office(后臺)、Front Office(前臺)、No Office(虛擬)。

應針對不同的組成部分實施不同的管理手段。以廈門OA系統(tǒng)為代表的企業(yè)內(nèi)部信息管理系統(tǒng)，又稱后臺管理系統(tǒng)，包括財務管理、采購管理、庫存管理、生產(chǎn)管理、人力資源管理和項目管理等。它主要用于管理企業(yè)內(nèi)部運營的所有業(yè)務環(huán)節(jié)，并將各業(yè)務環(huán)節(jié)的“信息孤島”聯(lián)結(jié)成“信息大陸”或“信息對接平臺”，而此時后續(xù)管理的主要任務應是保證各種業(yè)務的信息能夠?qū)崿F(xiàn)集成和共享。

以CRM為代表的企業(yè)前臺管理系統(tǒng)實施于企業(yè)的市場、銷售和技術(shù)支持等與客戶有關(guān)的職能部門。它一方面通過提供更快速和周到的優(yōu)質(zhì)服務吸引和保持更多的客戶，另一方面通過對業(yè)務流程的全面管理降低企業(yè)交易成本，而該系統(tǒng)后續(xù)管理的重點則應是收集、追蹤和分析每一客戶的需求信息（包括現(xiàn)實的和潛在的），同時觀察和解析客戶行為及其對企業(yè)利潤的影響，使企業(yè)與客戶的關(guān)系及企業(yè)盈利達到最優(yōu)化。

No Office原意是指虛擬的、無實體的辦公環(huán)境，而放在整個管理信息系統(tǒng)中則是指企業(yè)與企業(yè)間的電子商務B to B系統(tǒng)，它利用更好的方式和技術(shù)不斷完善Back Office和Front Office，將企業(yè)與相關(guān)業(yè)務伙伴聯(lián)結(jié)成緊密的供應鏈，在經(jīng)濟全球化大市場環(huán)境下實現(xiàn)企業(yè)再造和系統(tǒng)重構(gòu)。（萬方數(shù)據(jù)）