ERP系統(tǒng)設(shè)計(jì)中供應(yīng)商控制要點(diǎn)解析

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      在erp系統(tǒng)中，相關(guān)業(yè)務(wù)基本上是圍繞著銷售、采購(gòu)、生產(chǎn)及財(cái)務(wù)四個(gè)環(huán)節(jié)展開的。其中供應(yīng)商控制則是采購(gòu)環(huán)節(jié)的主要控制點(diǎn)之一?？梢赃@么說(shuō)，供應(yīng)商控制好了，采購(gòu)環(huán)節(jié)任務(wù)就完成一大半。在這篇文章中，筆者就系統(tǒng)開發(fā)中供應(yīng)商控制相關(guān)的難點(diǎn)做一些梳理。

      難點(diǎn)一：一個(gè)產(chǎn)品多個(gè)供應(yīng)商的控制

    在企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)中，為了控制成本，往往會(huì)要求采購(gòu)員針對(duì)同一產(chǎn)品，必須提供多家供應(yīng)商。只有不同供應(yīng)商之間相互比價(jià)，才能夠把價(jià)格打壓下去。所以在ERP系統(tǒng)中要做好這方面的控制控制。在這個(gè)控制中，有個(gè)細(xì)節(jié)需要注意。

      如上圖所示，現(xiàn)在有一個(gè)產(chǎn)品，其編號(hào)為100211。假設(shè)其現(xiàn)在有上圖所示的兩個(gè)供應(yīng)商。那么有一個(gè)問(wèn)題就擺在大家面前了。在根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃來(lái)生成采購(gòu)訂單的時(shí)候，默認(rèn)情況下是下給哪個(gè)供應(yīng)商呢？要知道在系統(tǒng)自動(dòng)化作業(yè)中，如何確定供應(yīng)商可是至關(guān)重要的。

    不同的系統(tǒng)在這里設(shè)計(jì)的思路是不同的。筆者這里就介紹一種相對(duì)來(lái)說(shuō)用的比較頻繁的思路?；镜牧鞒倘缦?。

    第一步：在產(chǎn)品與供應(yīng)商的關(guān)聯(lián)中，一個(gè)產(chǎn)品可以對(duì)應(yīng)多個(gè)供應(yīng)商。不過(guò)這個(gè)定義的過(guò)程中，需要用戶在系統(tǒng)中設(shè)置"當(dāng)前供應(yīng)商"。即如果存在多個(gè)供應(yīng)商的話，那么系統(tǒng)默認(rèn)情況下會(huì)優(yōu)先選擇這個(gè)被設(shè)置為"當(dāng)前供應(yīng)商"的供應(yīng)商。在系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，這里就需要有一個(gè)條件的判斷過(guò)程。這是比較常用的一種開發(fā)思路。不過(guò)也有些系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)，則按其創(chuàng)建時(shí)間的先后或者價(jià)格的高低來(lái)判斷。筆者認(rèn)為這么判斷可能都不是很合理。

    第二步：在物料申購(gòu)單中，用戶可以根據(jù)自己的需要來(lái)進(jìn)行維護(hù)。在ERP系統(tǒng)中，可以根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃或者銷售訂單來(lái)生成物料請(qǐng)購(gòu)單，然后再根據(jù)請(qǐng)夠單來(lái)生成采購(gòu)訂單。這里需要注意的是，在物料申購(gòu)單中，還必須允許用戶根據(jù)實(shí)際情況里調(diào)整供應(yīng)商。畢竟根據(jù)銷售訂單來(lái)生成物料請(qǐng)購(gòu)單是系統(tǒng)根據(jù)一定的規(guī)則自動(dòng)判斷供應(yīng)商的。到底是否要采用這個(gè)供應(yīng)商，還是需要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況來(lái)判斷。所以這中間還需要加一個(gè)人工與系統(tǒng)交互的界面。如下圖所示。

      在這里用戶可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況（如考慮運(yùn)費(fèi)、交期、質(zhì)量穩(wěn)定性等因素）來(lái)選擇所需要的供應(yīng)商。不過(guò)這里又有一個(gè)細(xì)節(jié)在開發(fā)時(shí)需要注意。當(dāng)我們點(diǎn)下拉列表顯示可用的供應(yīng)商時(shí)，這里列出的并不是所有的供應(yīng)商。而只是上面在產(chǎn)品信息中定義過(guò)的那兩個(gè)供應(yīng)商。這就要在開發(fā)設(shè)計(jì)中，多加一個(gè)查詢語(yǔ)句，查詢出這個(gè)產(chǎn)品所對(duì)應(yīng)的供應(yīng)商有哪些。這么設(shè)計(jì)的話，不但可以提高用戶的選擇效率，而且還可以提高準(zhǔn)確率。

難點(diǎn)二：供應(yīng)商的存在性認(rèn)定

    在企業(yè)實(shí)務(wù)中，某個(gè)產(chǎn)品向哪幾家供應(yīng)商采購(gòu)，一般都需要進(jìn)行審批過(guò)。如有價(jià)格審核、驗(yàn)廠審核等等好幾道工序。此時(shí)系統(tǒng)分析師就需要考慮一個(gè)問(wèn)題，如果用戶向沒有審核過(guò)的供應(yīng)商采購(gòu)（有可能是無(wú)意，也有可能是故意），此時(shí)該怎么辦呢？又或者說(shuō)，如果一個(gè)產(chǎn)品在定義時(shí)，忘記關(guān)聯(lián)供應(yīng)商了。此時(shí)系統(tǒng)又會(huì)如何應(yīng)對(duì)呢？

    這些內(nèi)容就主要涉及到供應(yīng)商的存在性認(rèn)定。筆者認(rèn)為，系統(tǒng)分析師在考慮這個(gè)問(wèn)題時(shí)，至少需要想到以下應(yīng)對(duì)措施。

    第一，某個(gè)產(chǎn)品沒有指定供應(yīng)商，或者指定的供應(yīng)商已經(jīng)不可用，此時(shí)系統(tǒng)該如何應(yīng)對(duì)？通常情況下，筆者認(rèn)為這應(yīng)該不要影響到物料請(qǐng)購(gòu)單。也就是說(shuō)，從物料請(qǐng)購(gòu)的角度講，用戶仍然可以創(chuàng)建。因?yàn)閺墓芾砺氊?zé)來(lái)說(shuō)，物料請(qǐng)購(gòu)單是物料需求部門創(chuàng)建的。這個(gè)部門的用戶，并不需要關(guān)心某個(gè)產(chǎn)品的供應(yīng)商問(wèn)題。到底向誰(shuí)采購(gòu)，這是采購(gòu)員需要關(guān)注的內(nèi)容。通常情況下，物料需求部門建立產(chǎn)品編號(hào)時(shí)，也確實(shí)不知道這個(gè)產(chǎn)品需要向誰(shuí)采購(gòu)。所以，筆者認(rèn)為，即使當(dāng)某個(gè)產(chǎn)品不存在供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)該不要影響到物料請(qǐng)購(gòu)單的生成。這里筆者建議的方案是，在自動(dòng)生成物料請(qǐng)購(gòu)單的時(shí)候，可以帶出這個(gè)產(chǎn)品所對(duì)應(yīng)的"當(dāng)前供應(yīng)商"。不過(guò)如果用戶沒有設(shè)置"當(dāng)前供應(yīng)商"，則供應(yīng)商字段可以為空白。

    第二，在物料申購(gòu)單審核時(shí)，需要去檢驗(yàn)"供應(yīng)商"這個(gè)字段是否為空白。一般來(lái)說(shuō)，物料請(qǐng)購(gòu)單會(huì)涉及到兩個(gè)部門的審核。先是物料需求部門的主管需要審核，然后再由采購(gòu)經(jīng)理進(jìn)行審核。在第二道審核的過(guò)程中，就必須要確認(rèn)其采購(gòu)的供應(yīng)商。因?yàn)榇藭r(shí)如果還不確定的話，那么在后續(xù)的作業(yè)中，就無(wú)法根據(jù)物料申購(gòu)單來(lái)生成采購(gòu)訂單了。所以在物料申購(gòu)單第二次審核時(shí)，需要先去判斷產(chǎn)品所對(duì)應(yīng)的供應(yīng)商是否已經(jīng)確認(rèn)。如果這個(gè)字段仍然為空的話，那么就無(wú)法審核。如下圖所示，系統(tǒng)會(huì)提示"沒有選擇供應(yīng)商，請(qǐng)選擇"的提示。

      難點(diǎn)三：供應(yīng)商準(zhǔn)確性認(rèn)定

    在供應(yīng)商控制中，還需要關(guān)注其準(zhǔn)確性認(rèn)定。這是什么意思呢？假設(shè)現(xiàn)在物料需求部門提出需要向某個(gè)供應(yīng)商采購(gòu)。而從提出需求到最終下采購(gòu)訂單往往會(huì)有一個(gè)時(shí)間的間隔，如可能要間隔兩天。在這個(gè)過(guò)程中，如果某個(gè)供應(yīng)商由于某種原因被企業(yè)槍斃掉，那又該如何應(yīng)對(duì)呢？

    如假設(shè)現(xiàn)在系統(tǒng)分析師采集到這么一種信息。在6月12日企業(yè)物料需求部門提出要采購(gòu)甲產(chǎn)品。在系統(tǒng)中這個(gè)產(chǎn)品可以向A供應(yīng)商采購(gòu)。此時(shí)在物料申購(gòu)單上，帶出的供應(yīng)商信息就是A供應(yīng)商。而在6月13日，企業(yè)由于發(fā)現(xiàn)這個(gè)供應(yīng)商的產(chǎn)品存在以次充好的質(zhì)量問(wèn)題，就暫時(shí)停止向這家供應(yīng)商采購(gòu)。在6月14日，操作人員下這個(gè)產(chǎn)品的采購(gòu)單時(shí)，系統(tǒng)需要采取什么樣的操作？

    很顯然，此時(shí)系統(tǒng)在單據(jù)審核（包括物料申購(gòu)單和采購(gòu)訂單），應(yīng)該再去審核一下跟供應(yīng)商相關(guān)的信息。這里的信息主要包括兩個(gè)層面。一是采購(gòu)訂單或者物料申購(gòu)單中所定義的產(chǎn)品，其供應(yīng)商信息是否與單據(jù)上的供應(yīng)商信息向匹配。如果發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品定義中這個(gè)產(chǎn)品只向供應(yīng)商A采購(gòu)，而實(shí)際上采購(gòu)訂單上的供應(yīng)商信息是B，那么兩者就出現(xiàn)匹配性問(wèn)題。當(dāng)遇到這種情況時(shí)，單據(jù)的審核作業(yè)就無(wú)法完成。二是審核這個(gè)供應(yīng)商的狀態(tài)。假設(shè)現(xiàn)在單據(jù)上的供應(yīng)商信息與產(chǎn)品處定義的供應(yīng)商信息是一致的，系統(tǒng)還需要去判斷一件事情，即現(xiàn)在這個(gè)時(shí)間點(diǎn)這個(gè)供應(yīng)商的狀態(tài)。如果這個(gè)供應(yīng)商的狀態(tài)是禁止交易，那么系統(tǒng)就不允許審核這張單據(jù)。所以這中間就多一個(gè)審核判斷的過(guò)程。只要能夠想到這個(gè)問(wèn)題，具體實(shí)現(xiàn)起來(lái)還是比較簡(jiǎn)單的。只需要在代碼中通過(guò)簡(jiǎn)短的幾句IF語(yǔ)句就可以搞定。

      難點(diǎn)四：供應(yīng)商所用的交易幣種

    跟供應(yīng)商以什么幣種進(jìn)行交易呢？在國(guó)內(nèi)，大部分企業(yè)都是通過(guò)人民幣交易的。但是在外貿(mào)企業(yè)中，有時(shí)候則會(huì)采用人民幣以外的幣種進(jìn)行交易。有些比較特別的企業(yè)（如哪些外貿(mào)企業(yè)與加工企業(yè)兩者合一的企業(yè)），其同一個(gè)產(chǎn)品針對(duì)不同的供應(yīng)商，其會(huì)采用不同的交易幣種。為此，在供應(yīng)商控制中還需要注意這個(gè)交易幣種的問(wèn)題。系統(tǒng)分析師只需要記住一個(gè)原則，到底以什么幣種交易必須預(yù)先審批，并在系統(tǒng)中進(jìn)行指定。在實(shí)際單據(jù)的操作中，不要忘了加一個(gè)判斷條件即可。