貴港市財政局機關公文處理辦法

貴港市財政局機關公文處理辦法

第一章    總  則

第一條  為使本局機關的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，根據(jù)國務院辦公廳、自治區(qū)人民政府辦公廳和市人民政府辦公室的有關規(guī)定，結(jié)合財政部門的工作實際，制定本辦法。

第二條  本局機關的公文（包括電報，下同），是本局在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。

第三條  公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。

第四條  公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。

第五條  公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關規(guī)定，確保國家秘密的安全。

第六條  各科室負責人應當高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法并加強對本科室公文處理工作的領導和檢查。各科室應確定一名兼職文書人員具體負責公文處理工作。

第七條  局辦公室是公文處理的管理機構，主管本局的公文處理工作并指導下級機關的公文處理工作。

第二章    公文種類

第八條  局機關的公文種類主要有：

（一）決定

適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。

（二）通告

適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。

（三）通知

適用于批轉(zhuǎn)下級機關的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。

（四）通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

（五）報告

適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。

（六）請示

適用于向上級機關請求指示、批準。

（七）批復

適用于答復下級機關的請示事項。

（八）意見

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（九）函

適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。

（十）會議紀要

適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

第三章    公文格式

第九條  公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等部分組成。

（一）涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限，其中，“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數(shù)序號。

（二）緊急公文應當根據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“急件”。其中電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（三）發(fā)文機關標識應當使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文，主辦機關排列在前。

（四）發(fā)文字號應當包括機關代字、年份、序號。聯(lián)合行文，只標明主辦機關發(fā)文字號。

（五）上行文應當注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中，“請示”應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。

（六）公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類，一般應當標明發(fā)文機關。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

（七）主送機關指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

（八）公文如有附件，應當注明附件順序和名稱。

（九）公文除“會議紀要”和以電報形式發(fā)出的以外，應當加蓋印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關都應當加蓋印章。

（十）成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)日期為準，電報以發(fā)出日期為準。

（十一）公文如有附注（需要說明的其他事項），應當加括號標注。

（十二）公文應當標注主題詞。上行文按照上級機關的要求標注主題詞。

（十三）抄送機關指除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

（十四）文字從左至右橫寫、橫排。

第十條  公文中各組成部分的標識規(guī)則見附件。

第十一條  公文用紙一般采用國際標準A4型（210mm×297 mm），左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。

第四章    行文規(guī)則

第十二條  行文應當確有必要，注重效用。

第十三條  行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告。

第十四條  在本部門職權范圍內(nèi)，本局可以與市人民政府各部門相互行文，可以向下一級政府的相關業(yè)務部門行文；除以函形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。

本局內(nèi)設機構不得對外正式行文。

具有獨立法人資格的局屬事業(yè)單位，經(jīng)局領導批準，可以對外單獨行文或與有關同級部門聯(lián)合行文，有關文件應抄送市財政局。

第十五條  本局可以與市人民政府各部門、下一級政府、同級人民團體和具有行政職能的同級事業(yè)單位聯(lián)合行文。

第十六條  向下級機關或者本系統(tǒng)的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。

第十七條  “請示”應當一文一事；一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。

“報告”不得夾帶請示事項。

第十八條  除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。

第五章    發(fā)文辦理

第十九條  發(fā)文辦理指以本機關名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、登記、繕印、校對、用印、分發(fā)等過程。

第二十條  草擬公文應當做到：

（一）符合國家法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等，要切實可行并加以說明。

（二）情況確實，觀點明確，表述準確，結(jié)構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。

（三）公文的文種應當根據(jù)行文的目的、發(fā)文機關的職權和與主送機關的行文關系確定。

（四）擬制緊急公文，應當體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。

（五）人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

（六）結(jié)構層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。

（七）應當使用國家法定計量單位。

（八）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。

（九）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。

第二十一條  擬制公文，對涉及其他部門職權范圍內(nèi)的事項，主辦科室應當主動與有關部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，分管局領導應當出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致意見時，可以列明各方理據(jù)，提出建設性意見，并與有關部門會簽后報請上級機關協(xié)調(diào)或裁定。

第二十二條  科室擬制的公文必須注明擬辦單位，擬稿人要在辦文箋上簽署姓名和日期。擬制的公文送本局領導簽發(fā)前必須經(jīng)科室負責人審核，審核人要在公文辦文箋上簽署姓名和日期。審核的重點是：是否確需行文；行文方式是否妥當；是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求；公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。

第二十三條  以本局機關名義制發(fā)的上行文，應由正職或主持日常工作的副職領導簽發(fā)。以本局機關名義制發(fā)的下行文或平行文，屬于分管局領導職責范圍內(nèi)的，一般由該領導簽發(fā)；如內(nèi)容涉及到其他分管局領導的，應先送其他分管局領導審核或會簽。遇急辦公文，且分管局領導出差或外出時，可由其他局領導簽發(fā)。

第二十四條  公文正式印制前，擬制公文的科室應當進行復核，復核的重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。

經(jīng)復核需要對文稿進行實質(zhì)性修改的，應按程序復審。

第二十五條  以局機關名義制發(fā)的公文，由辦公室編號、印制。

第六章    收文辦理

第二十六條  收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

第二十七條  辦公室收到需要辦理的外來公文，應當進行審核。審核的重點是：是否應由本局辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定；涉及其他部門職權的事項是否已協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。經(jīng)審核，對符合本辦法規(guī)定的公文，辦公室應當及時提出擬辦意見送局領導批示，需要兩個以上科室辦理的，應明確主辦科室。緊急公文，應當明確辦理時限。對不符合本辦法規(guī)定的公文，經(jīng)辦公室負責人批準后，可以退回呈報單位并說明理由。

第二十八條  承辦科室收到交辦的公文后，應當及時辦理。一般公文應在7個工作日內(nèi)辦結(jié)，不得延誤，推諉，要做到每份公文都有回音。緊急公文，應隨到隨辦。上級來文中有辦理時間要求的，按其規(guī)定的時間辦結(jié)?？剖覅f(xié)辦的公文，協(xié)辦科室必須及時提出協(xié)辦意見并簽字確認。（預算科負責辦理的所有公文如不能按規(guī)定時間辦結(jié)的，需經(jīng)本局負責人同意后方可延期。）對不屬于本科室職權范圍或不宜由本科室辦理的公文，由科室負責人寫明原因和建議，在1個工作日內(nèi)向辦公室辦理完轉(zhuǎn)辦手續(xù)，不得積壓不辦。對問題復雜不能在規(guī)定時間內(nèi)作出答復的，主辦科室應告知來文部門，說明原因。

第二十九條  局辦公室收到外來公文，如遇下列情況，可退回處理：

（一）無特殊情況（特殊情況包括重大災情，疾病和疫情等）又不說明理由越級請示的；

（二）一文多事；

（三）多頭主報；

（四）不蓋公章；

（五）聯(lián)合行文不符合會簽程序的；

（六）內(nèi)容涉及其他部門職能，且協(xié)商不一致的；

（七）公文請示事項不屬本局職權范圍的；

（八）內(nèi)容涉及要求解決資金問題，不注明聯(lián)系人姓名和聯(lián)系電話的。

第三十條  收到上級機關下發(fā)或交辦的公文，由辦公室提出擬辦意見，送局領導批示后辦理。

第三十一條  審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人簽署姓名和日期視為同意。沒有請示事項的，簽署姓名和日期表示已閱知。

第三十二條  送局領導批示或者交有關科室辦理的公文，辦公室要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。

第七章    公文歸檔

第三十三條  公文辦理完畢后，應當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和檔案管理的有關規(guī)定，及時整理（立卷）、歸檔。

個人不得保存應當歸檔的公文。

第三十四條  歸檔范圍內(nèi)的公文根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文齊全、完整，能正確反映本機關的主要工作情況，便于保管和利用。

第三十五條  聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關整理（立卷）、歸檔，其他機關保存復制或其他形式的公文副本。

第三十六條  歸檔范圍內(nèi)的公文應當確定保管期限，按照有關規(guī)定定期向檔案部門移交。

第三十七條  擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

第三十八條  各科室應對收到的公文進行登記并妥善保管，每年3月底前將上一年度的公文列冊移交辦公室。

第八章    公文管理

第三十九條  公文由辦公室統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。

第四十條  辦公室應當建立健全本機關公文處理的有關制度。

第四十一條  上級機關的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，經(jīng)辦公室主任批準，可以翻印。翻印時，應當注明翻印的機關、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。

第四十二條  公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋復印機關證明章。

第四十三條  公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。

第四十四條  不具備歸檔價值和存查必要的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)辦公室負責人批準，可以定期銷毀。

第四十五條  銷毀秘密、機密公文，應當?shù)街付▓鏊?，?人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。絕密文件要退回發(fā)文單位，由發(fā)文單位按規(guī)定處理。

第四十六條  機關合并時，全部公文應當隨之合并管理。機關撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）后按有關規(guī)定移交檔案部門。

工作人員調(diào)離崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。

第四十七條  密碼電報的使用和管理，按照有關規(guī)定執(zhí)行。

第九章  附則

第四十八條  行政法規(guī)、規(guī)章方面的公文，依照有關規(guī)定處理。外事方面的公文，按照外交部的有關規(guī)定處理。

第四十九條  本辦法由局辦公室負責解釋。

第五十條  本辦法自發(fā)文之日起施行，本局過去制訂的公文處理的有關規(guī)定與本辦法不一致的，以本辦法為準。

附件

機關公文格式

一、公文用紙主要技術指標

公文用紙一般使用紙張定量為6Og/m2～8Og/m2的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度為85%～90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值為7.5～9.5。

二、公文用紙幅面及版面尺寸

（一）公文用紙幅面尺寸

公文用紙采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙，其幅面尺寸為：210mm×297 mm。

（二）公文頁邊與版心尺寸

公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm±1mm。

公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm。

版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）。

三、公文中圖文的顏色

未作特殊說明公文圖文的顏色均為黑色。

四、排版規(guī)格與印制裝訂要求

（一）排版規(guī)格

正文用3號仿宋體字，文中如有小標題用3號黑體字，一般每面排22行，每行排28個字。

（二）制版要求

版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。

（三）裝訂要求

公文應左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固。

五、公文中各要素標識規(guī)則

公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。

（一）眉首

1.公文份數(shù)序號

公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數(shù)序號，用阿拉伯數(shù)碼頂格標識在版心左上角第1行。

2.秘密等級和保密期限

如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空l字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開，此時秘密等級的兩字間不留空。

3.緊急程度

如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級和緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。

4.機關重要公文特別是上報的公文應使用有“文件”字樣的發(fā)文機關標識，一些特定公文可只標識發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱。

5.聯(lián)合行文應使主辦機關名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機關名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。

6.發(fā)文字號

發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份和序號組成。發(fā)文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”、“字”等字。

發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。

7.簽發(fā)人

上報的公文需標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。

如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關順序依次順排。

（二）主體

1.公文標題

紅色反線下空2行，用2號小標黑體字或2號黑體字，可分一行或多行居中排布，回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。

2.主送機關

標題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下，抄送之上，標識方法同抄送。

標識主送機關時應標明主送機關的全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機關的統(tǒng)稱。所謂同類型機關的統(tǒng)稱如“各縣、市、區(qū)財政局”。

3.公文正文

主送機關名稱下1行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。

4.附件

公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3號仿宋字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼（如“附件：1.××××”）；附件名稱后不加標點符號。附件應在附注之后、主題詞之前另頁全文打印，與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號，附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發(fā)文字號并在其后標識附件（或帶序號）。

5.成文時間

用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“○”。

6.公文生效標識

（1）單一發(fā)文印章

單一機關制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關名稱，只標識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應上距正文2mm～4mm，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。

（2）聯(lián)合行文印章

當聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。

當聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應將各發(fā)文機關名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超過版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切，在最后一排印章之下空1行，右空2字標識成文時間。

（3）特殊情況說明

當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

7.附注

公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文時間下1行。

（三）版記

1.主題詞

“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字。

2.抄送

公文如有抄送機關，在主題詞下1行；左空1字用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。

3.印發(fā)機關和印發(fā)時間

位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）占1行位置；用3號仿宋體字。印發(fā)機關（指公文的印制主管部門）左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識。

4.版記中的反線

版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。

5.版記的位置

（1）版記應置于公文最后一頁，版記的最后一個要素置于最后一行。

（2）公文主體之后的空白容不下版記的位置，需另起一頁標識版記，此時版記要放在最后一面，即使前一面完全空白也沒有關系。

六、頁碼

用4號半角宋體阿拉伯數(shù)碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。頁碼居右空1字?？瞻醉摵涂瞻醉撘院蟮捻摬粯俗R頁碼。

七、會議紀要格式

會議紀要標識由“x x x x x會議紀要”組成。其標識位置同“文件式”發(fā)文機關標識方法，用紅色小標宋體字。會議紀要不加蓋印章。其他要素同本標準相關要素說明。