區(qū)法院關(guān)于進一步規(guī)范公文處理工作的通知

院各部門：
為了適應(yīng)公文工作需要，推進機關(guān)公文處理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，根據(jù)中共中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳聯(lián)合新下發(fā)了中辦發(fā)〔2012〕14 號《黨政機關(guān)公文處理工作條列》和《黨政機關(guān)公文格式》，對公文作出了新的規(guī)定，結(jié)合本院實際，現(xiàn)就公文處理相關(guān)工作提出以下要求。
一、 常見的公文種類
本文所指的公文不包括司法文書類，司法文書類公文一種特殊的公文。
通常使用的公文主要有以下幾類：
（一）通知。適用于發(fā)布、傳達要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單
位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。
（二）通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和
告知重要情況。包括審判管理在內(nèi)的重要事項要以賈法發(fā)〔××××〕×號文件的形式下發(fā)。
（三）意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
（四）報告。適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，回復(fù)
上級機關(guān)的詢問。
（五）請示。適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。
（六）決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)
單位和人員、變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。
（七）函。適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)
問題、請求批準和答復(fù)審批事項。
（八）紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。
本文所指的公文還包括本院的法院工作簡報、賈汪法院信息、審判管理工作通報等。
二、公文格式
公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)
志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。
（一）公文的常用組成部分的說明：
1.發(fā)文機關(guān)標(biāo)識。由發(fā)文機關(guān)全程或者規(guī)范化建成加“文件”
二字組成，也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。如我院現(xiàn)在使用的“徐州市賈汪區(qū)人民法院文件”、“徐州市賈汪區(qū)人民法院”二種套紅發(fā)文標(biāo)識。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關(guān)標(biāo)識可以并用聯(lián)合發(fā)文機關(guān)名稱，也可以單獨用主辦機關(guān)名稱。
2.發(fā)文字號。由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)
合行文時，使用主辦機關(guān)的發(fā)文字號。如目前我院使用的賈法發(fā)〔××××〕×號、賈法請〔××××〕×號、賈法報〔××××〕×號等。
3.標(biāo)題。由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成。
4.主送機關(guān)。公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機關(guān)全稱、規(guī)
范化簡稱或者同類機關(guān)統(tǒng)稱。
5.正文。公文的主題，用來表述公文的內(nèi)容。
6.成文日期。署會議通過或者發(fā)文機關(guān)負責(zé)人簽發(fā)的日期。
聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關(guān)負責(zé)人簽發(fā)的日期。
7.抄送機關(guān)。除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其
他機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。
8.印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期。公文的送印機關(guān)和送印日期。
公文用紙幅面采用國際標(biāo)準A4 型。特殊形式的公文用紙幅面，根據(jù)實際需要確定。
（二）公文的常用格式要求：
1.公文的排版形式
排版形式指公文各組成要素在文件版面上的標(biāo)印格式。
（1）公文用紙幅面尺寸：采用國際標(biāo)準A4 型紙。
公文頁邊與版心尺寸為：公文用紙?zhí)祛^37mm，公文用紙訂口
（左側(cè)）28mm，右側(cè)22mm，版心的下邊緣至底口33mm，版心尺寸156mm*225mm（不含頁碼）。
發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對于上報的公文，發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為80mm。
（2）公文書寫形式：
從左至右橫排、橫寫。其標(biāo)識第一層為“一、”，第二層為（一），第三層為“1.”，第四層為（1）。
（3）字體字號：發(fā)文機關(guān)標(biāo)識使用2 號小標(biāo)宋體字，紅色標(biāo)識；秘密等級、保密期限、緊急程度用3 號黑體字；發(fā)文字號、簽發(fā)人、主送機關(guān)、附注、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)、印發(fā)時間用3 號仿宋體字；簽發(fā)人姓名用3 號楷體字；正文以3 號仿宋體字，一般每面排22 行，
每行排28 字，正文中如有小標(biāo)題用3 號黑體字。（4）頁碼
用４號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條４號一字線，一字線距版心下邊緣７mm。單頁碼居右空１字，雙頁碼居左空１字。
2．公文各要素及排版形式
公文的各要素分為眉首、主體、版記三部分。
（1）眉首置于公文首頁紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱公文眉首。眉首包括：公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人。
發(fā)文機關(guān)標(biāo)識：發(fā)文機關(guān)標(biāo)識表明公文的作者，它是發(fā)文機
關(guān)制作公文時使用的、規(guī)范板式的文件版頭，通常稱“文頭”。 由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成，居中紅色套印在文件首頁上端。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關(guān)名稱，也可以單獨用主辦機關(guān)名稱，“文件”二字置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布。
發(fā)文字號：發(fā)文字號是發(fā)文機關(guān)按照發(fā)文順序編排的順序號。由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。置于發(fā)文機關(guān)標(biāo)識下空兩行，居中排布。年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“〔 〕”括入；序號不編虛位（即１不編為001），不加“第”字。聯(lián)合行文使用主辦機關(guān)的發(fā)文字號。發(fā)文字號之下４mm 處印一條與版心等寬的紅色反線。簽發(fā)人：簽發(fā)人是在上報的公文中批準簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)人姓名。只用于上行文。平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空１字，簽發(fā)人姓名居右空１字；簽發(fā)人用３號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用３號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第１ 行，其他簽發(fā)人姓名從第２ 行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為４mm 。
（2）公文主體部分
置于公文首頁紅色反線（不含）以下至抄送機關(guān)（不含）之
間的各要素統(tǒng)稱主體。包括：標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件。
公文標(biāo)題：即對公文主要內(nèi)容準確、簡要的概括。由發(fā)文機
關(guān)名稱、事由和文種組成。除法規(guī)名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。位于紅色反線下空兩行10mm，用小２號華文中宋加黑，可分一行或多行居中排布，呈梯形或菱形；回行時，要做到詞義完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。
主送機關(guān)：是指要求公文予以辦理或答復(fù)的主要受理機關(guān)，
應(yīng)當(dāng)使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。標(biāo)識在標(biāo)題下空一行，左側(cè)頂格３號仿宋體字標(biāo)識，回行時仍頂格。最后一個主送機關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。
公文正文：公文正文表述公文的具體內(nèi)容。通常分導(dǎo)語、主
體和結(jié)束語。在主送機關(guān)下一行，每自然段左空２字，回行頂格，數(shù)字、年份不回行。正文以3 號仿宋體字，一般每面排22 行，每行排28 字。文中如有小標(biāo)題用3 號黑體字。
附件說明：公文附件的順序號和名稱。公文如有附件，在正
文下空一行左空２ 字用３號仿宋體字標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：１.× × ×× × ”）；附件名稱后不加標(biāo)點符號。
發(fā)文機關(guān)署名（從2012 年7 月1 日起）：署發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。
成文時間：指公文生效的時間。署會議通過或者發(fā)文機關(guān)負
責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時署最后簽發(fā)機關(guān)負責(zé)人簽發(fā)的日期。標(biāo)識在正文之下，空兩行右空4 字。用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫為“○”。
印章：公文中有發(fā)文機關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機關(guān)印章，
并與署名機關(guān)相符。有特定發(fā)文機關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關(guān)加蓋印章，聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都應(yīng)加蓋印章。
單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標(biāo)識成
文時間。加蓋印章應(yīng)上距正文２mm～４mm，端正、居中、下壓成文時間，印章用紅色。
上傳的文件PDF 電子檔應(yīng)當(dāng)加蓋本院印章的電子簽章文本。
當(dāng)印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文
時間上；當(dāng)印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。
當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文時間拉開，左右各
空７字；主辦機關(guān)印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過３mm 。
當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋３個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，
應(yīng)將各發(fā)文機關(guān)名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機關(guān)印章在前，每排最多排３個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空２字標(biāo)識成文時間。當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。
附件：公文正文的說明、補充或者參考資料。附件應(yīng)與公文
正文一起裝訂，并在附件左上角第１行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時標(biāo)識序號；附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第１行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識附件（或帶序號） 。
（3）公文版記部分
置于抄送機關(guān)以下的各要素統(tǒng)稱為版記。包括：抄送機關(guān)、
印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期。
抄送機關(guān)：指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān)。公文如有抄送，在主題詞下一行；左空１字用３號仿宋體字標(biāo)識“抄送”，后標(biāo)全角冒號；抄送機關(guān)間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊；在最后一個抄送機關(guān)后標(biāo)句號。
印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間：印發(fā)機關(guān)是印制公文主管部門，印發(fā)
時間是公文的付印時間。位于抄送機關(guān)之下（無抄送機關(guān)在主題詞之下）占１行位置；用３號仿宋體字。印發(fā)機關(guān)左空１字，印發(fā)時間右空１字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。
版記中的反線。版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版
心。新的公文格式規(guī)范取消了主題詞部分。
三、 行文規(guī)則
行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講求實效，注意針對性和可操作性。
行為關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應(yīng)當(dāng)同時抄送被越過的機關(guān)。
請示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示
事項。本院內(nèi)設(shè)機構(gòu)不得對外正式行文。
四、公文擬制
公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。
根據(jù)黨組安排確定起草部門，起草部門在院領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下起
草公文。一般性公文起草后，部門負責(zé)人應(yīng)當(dāng)初審，確定后報分管院領(lǐng)導(dǎo)審核后，報院長統(tǒng)一簽發(fā)。
重要公文起草后報分管院領(lǐng)導(dǎo)進行審核，提請院黨組集體研
究或者經(jīng)審判委員會集體討論，審議通過后，要進一步修改完善，分管院領(lǐng)導(dǎo)審核、院長簽發(fā)。
公文按照下列權(quán)限審核簽發(fā)：
（一）以賈法發(fā)〔××××〕×號、賈法請〔××××〕×
號、賈法報〔××××〕×號、賈法黨〔××××〕×號形式行文的，要經(jīng)過擬稿人簽字、分管院領(lǐng)導(dǎo)審核、院長簽發(fā)。
（二）以《法院工作簡報》、《賈汪法院信息》編發(fā)的，各部門統(tǒng)一報電子文本至研究室，研究室審核后，由分管研究室的院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
（三）以《審判管理通報》編發(fā)的，各部門統(tǒng)一報電子文本
至審判管理辦公室，審判管理辦公室審核后，由分管審判管理辦公室的院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
（四）其他不以文號、以期號編發(fā)的信息、通報，由各部門
根據(jù)工作需要編發(fā)，但須所在部門負責(zé)人審核，分管院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
五、公文辦理
公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。
收文辦理包括簽收、等級、初審、承辦、傳閱、催辦、答復(fù)。
以上工作由院辦公室統(tǒng)一辦理。發(fā)文辦理包括復(fù)核、登記、印制、核發(fā)。發(fā)文復(fù)核工作由承辦部門復(fù)核，包括核校；需做實質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)報原簽批人復(fù)核。發(fā)文登記、印制、核發(fā)由院辦公室統(tǒng)一負責(zé)，其他部門不再負責(zé)發(fā)文辦理的核發(fā)責(zé)任。
本院統(tǒng)一編發(fā)的簡報信息，各部門應(yīng)根據(jù)部門業(yè)務(wù)特點及時
將電子文檔發(fā)送上級對口部門。
六、公文管理
（一）本院公文由院辦公室專人管理。
（二）本院公文的文號、期數(shù)由院辦公室文印室統(tǒng)一管理和
發(fā)放。
（三）本院以賈法發(fā)〔××××〕×號行文的PDF 電子檔由
辦公室在本院公文傳輸《公文閱讀》“本院文件”欄目上傳，賈法請〔××××〕×號、賈法報〔××××〕×號行文的電子檔不上傳；以《法院工作簡報》、《賈汪法院信息》、《審判管理通報》等以期數(shù)編發(fā)的電子檔由辦公室在本院公文傳輸《公文閱讀》“本院簡報”欄目上傳。
（四）公文歸檔。次年的第一季度，院辦公室要對本院上年
度形成的公文和收文集中收集，按照檔案的要求整理歸檔。
本通知未盡事宜，請按照中共中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳聯(lián)合新下發(fā)的中辦發(fā)〔2012〕14 號《黨政機關(guān)公文處理工作條列》和《黨政機關(guān)公文格式》執(zhí)行。（賈汪區(qū)法院）