王家鎮(zhèn)公文辦理流程規(guī)范

中 共 王 家 鎮(zhèn) 委 員 會

王 家 鎮(zhèn) 人 民 政 府

公

文

辦

理

流

程

規(guī)

范

二○一四年六月

王家鎮(zhèn)公文辦理流程規(guī)范

     一、公文辦理的原則要求

1.原則：實事求是、精簡、高效

2.要求：及時、準確、安全

二、公文的辦理環(huán)節(jié)

（一）公文的擬制：

     1.確定公文的范圍，原則上一文一事，不可一文多事的報送。

2.正確選用行政公文的文種，是正確撰寫行政公文的前提?，F(xiàn)行使用的《國家行政機關公文處理辦法》規(guī)定行政公文種類有命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等13種。現(xiàn)根據(jù)本鎮(zhèn)行文實際，僅列出常用文種的適用范圍 。

文種

辦法規(guī)定

適用范圍

決定

適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。

行政機關及黨、人大、人民團體，都可使用。（決定一般用于上級機關向下行文，也可在本機關內部使用）

通知

適用于批轉下級機關公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或執(zhí)行的實行，任免人員。

單位、人大、行政和局對機關，人民團體使用。（ “通知”屬于下行文，主送單位是下級機關，平行或不相隸屬機關需要越級的，可用“抄送”形式，對上級尤其不能用“通知”）

通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

各級行政機關都可以使用。（分為表彰性、批評性、傳達性通報）。

報告

適用于向上級機關匯報工作，反應情況，

答復上級機關的詢問，不需要上級機關對報告內容進行回復。

所有相對下級機關都可以使用的文種（ “報告” 是上行文，主送機關是有隸屬的直接上級，一般不允許越級上報）

請示

適用于向上級機關請求指示、批準的事項。

所有相對下級機關都可以使用的文種（ “請示”是上行文，主送機關是有隸屬關系的直接上級，一般不允許越級上報）。

批復

適用于答復下級機關請示事項。

使用“批復“的前提是下級機關上報“請示”，批復只對于主送“請示”的機關，如有其他機關也需要知道批復的內容時，應用抄送的形式傳達。

意見

適用于對重要問題提出見解和辦法。

黨、政、人大等各級機關都可以使用。

函

適用于不相隸屬的機關之間商洽工作， 詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。

各級機關都可使用，“函”分為商洽函、問答函、批答函，僅為平級機關之間的交流工具。 

會議紀要

適用于記載和傳達會議情況和決定事項。

各級機關都可使用，“會議紀要”屬于綜合性文種，既可上報又可下發(fā)，也可平行使用。

 3.公文的格式

     公文一般是由眉首、主體、版記三部組成。

眉首：首頁紅色反線之上的部分（此紅色反線上粗下細，名為武文線）。包括：公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人。

（1）公文份數(shù)序號：公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數(shù)序號，用阿拉伯數(shù)碼頂格標識在版心左上角第1行。

（2）秘密等級和保密期限：需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。

 (3 )緊急程度：如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。

     (4) 發(fā)文機關標識：由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱后面加“文件”組成。

 (5) 發(fā)文字號：發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份和序號組成。發(fā)文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。

（6）簽發(fā)人：上行文應當標注簽發(fā)人姓名。由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空1字?！昂灠l(fā)人”及簽發(fā)人姓名用3號仿宋體。如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按發(fā)文機關的排列順序從左到右、由上而下依次均勻順排，一般每行兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。

    主體：即文件的正文部分。包括：公文標題、主送機關、公文正文、附件、成文時間。

（1）公文標題：紅色反線下空1行，用2號華文中宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。多行標題排列應當使用梯形或菱形。

（2）主送機關：標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。

（3）公文正文：主送機關名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行，用3號仿宋體字，文中結構層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層次用黑體字、第二層次用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。

（4）附件：公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼（如“附件：1.×××××”）；附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發(fā)文序號并在其后標識附件。

（5）成文日期：用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不標虛位。以負責人簽發(fā)時間為準。

版記：應置于公文末頁（偶數(shù)頁）底部，版記的最后一個要素置于最后一行。包括：主題詞、抄送、印發(fā)機關和印發(fā)時間、份數(shù)。

（1） 主題詞：用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號詞目用3 標宋體字；詞目之間空1字。

（2）抄送：公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用4號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。

   （3）印發(fā)機關和印發(fā)時間：位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）占1行位置；用4號仿宋體字。印發(fā)機關左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文復印的日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識，后加“印發(fā)”二字。

    （4）頁碼。公文頁碼順序號。一般用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，數(shù)字左右各方一條一字線，置于頁面底端，居中。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續(xù)編排。

（二）公文的發(fā)文辦理程序（見下圖）

部門擬稿——分管領導核稿——書記（黨委文件）、鎮(zhèn)長（政府文件）簽發(fā)——公文編號——排版——印發(fā)——存檔。

     1.公文初擬人員職責：負責草擬公文文稿，做到語言通順、結構合理、內容正確；填寫發(fā)文處理單中人名、時間、表述等（發(fā)文底稿單見后附表2）。初擬人員應認真研究、組織起草，嚴格把關，擬好草稿后由主要負責人簽名。

2.辦公室擬稿人員初核職責：審核公文文字、段落結構是否正確，會簽手續(xù)是否齊全，公文內容是否真實、合理、合規(guī)、合法和可行，簽發(fā)程序和公文格式是否正確。

3.分管領導復核職責：審核公文業(yè)務內容是否準確體現(xiàn)領導意圖，是否符合法律法規(guī)和政策規(guī)定，是否符合實際；是否具有可操作性，是否需要進一步組織有關部門研究和協(xié)商會簽。公文用詞是否恰當，表述是否準確，語句是否精煉，段落結構是否合理。協(xié)調公文間的關系，內容是否正確，是否必須發(fā)文；行文關系和發(fā)送范圍是否恰當，密級和緊急程度標注是否準確等。

 4.辦公室核稿中，對公文質量不高、內容不完善、格式不規(guī)范等問題，視情況請擬文部門自行完善、退回補正。

5.擬稿人、審核人均應在統(tǒng)一格式的公文底稿的指定欄目內簽名表態(tài)，以示負責。

 6.各級領導審批和簽發(fā)公文，要簽署自己的意見、姓名和日期，不能只簽姓名或者只簽姓不簽名，也不能劃圈代簽。

7.制發(fā)公文應當確有必要，注重效用，力戒照抄照轉、內容空泛。要嚴格控制文件規(guī)格和發(fā)文數(shù)量，可發(fā)可不發(fā)的文件一律不發(fā)。

 （三）公文的收文辦理程序及時限（見下圖）  

簽收——登記——擬辦——請辦——傳閱——承辦——催辦——注辦簽收、登記、擬辦、請辦、傳閱、承辦、催辦等程序。

1.登記：對于收到的公文，要在第一時間貼上公文處理卡，寫清登記來文標題、密級、發(fā)文字號、發(fā)文機關、份數(shù)、收文日期等內容。（見文件處理卡附表3）立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。由辦公室專職人員統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印，由檔案員負責歸檔和銷毀。工作人員收件后應立即呈送領導批示，一般件在1個工作日內批閱完畢。

2.請辦：辦公室根據(jù)領導批示將需要辦理的公文轉有關部門辦理。對需要兩個以上部門辦理的，應當指明主辦部門。公文應在領導批示后立即轉相關部門辦理，應當明確辦理時限。辦理時限要求：上級機關公文個工日內辦結，急件3個工作日內辦結，特急件立即辦結；平級公文5個工作日內辦結；下級呈文屬請示報告、工作意見等類的公文，5個工作日內辦結，須經(jīng)審核上報上級的3個工作日內辦結，急件當日報送；上級批轉的按標注時限辦理。

3.傳閱：辦公室根據(jù)主管領導批示，將公文送有關領導閱知或者批示。文秘工作人員應當隨時掌握公文傳閱去向，避免漏傳、誤傳和延誤。機要文件傳閱要當天送、當天收回，或閱文者在閱文室閱讀。

4.承辦：凡屬承辦部門職權范圍內的事項，承辦部門根據(jù)領導批示、按照文件要求辦理；凡涉及其他部門的事項，承辦部門應當主動與有關部門協(xié)商辦理。

 5.催辦：辦公室對公文的承辦情況進行督促檢查，對緊急或者重要公文應當及時催辦，對一般公文應當定期催辦，并隨時或定期向主管領導匯報辦理情況。

6.對涉及其他部門職責的，主辦部門要主動搞好協(xié)調，協(xié)辦部門要積極配合。

7.要嚴格落實督辦制度，做到事事有回音、件件有著落，確保領導批示落到實處。

公文辦理流程圖

 （略）

（四）文件的整理歸檔

立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。

 1.歸檔的范圍

（1）機關文件材料的歸檔范圍：上級機關、同級機關、下級機關、本機關收文發(fā)文資料。

（2）機關文件材料不歸檔范圍:上級機關普發(fā)性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料；本機關文件材料中的重份文件、臨時性文件、一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，電話記錄等；同級機關的文件材料中。不需貫徹執(zhí)行的文件材料；下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。

2.文件歸檔的分類

（1）黨務工作形成的文件材料；

（2）行政管理工作形成的文件材料；

（3）群團工作形成的文件材料；

（4）財務、審計管理工作形成的文件材料；

（5）科技工作形成的文件材料。

3.歸檔的方法

（1）裝訂案卷：要拆除文件上的金屬物，對破損的和大小不一的文件要進行修補、切齊和折疊，左邊三孔一線裝訂

 （2）按照文件類型，進行分類歸類；

（3）將以歸類裝訂好的的文件統(tǒng)一放入檔案盒中保管。 

4.檔案保存時限

檔案保存時間分為永久、長期、短期，永久文件保存時限為50年以上；長期文件保存時限16-50年；短期文件保存時限為15年以下。

三、公文的行文規(guī)則

1.行文應當確有必要，注重效用。

2.行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告。

3.屬于部門職權范圍內的事務，應當由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應當明確主辦部門。

4.屬于主管部門職權范圍內的具體問題，應當直接報送主管部門處理。

5.“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關?！皥蟾妗辈坏脢A帶請示事項。

6.除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。

四、公文的管理

1.公開發(fā)布行政機關公文，必須經(jīng)發(fā)文機關批準。經(jīng)批準公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機關正式印發(fā)的公文具有同等效力。

2.公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。 

3.機關合并時，全部公文應當隨之合并管理。機關撤銷時，需要歸檔的公文整理(立卷)后按有關規(guī)定移交檔案部門。

4.工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退。