企業(yè)如何提升實施效果

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

       大多數(shù)主要的流程管理軟件產(chǎn)品都能滿足特定的軟件套件產(chǎn)品選擇或者小規(guī)模試驗項目的條件要求，CIO必須擴展自己一定的精力放到某些工作上來，包括實際環(huán)境可升級測試、業(yè)務(wù)用戶的操作難題，以及仔細評估類似的客戶執(zhí)行情況等等。很多供應(yīng)商供能夠滿足功能性的產(chǎn)品方案清單的要求，現(xiàn)在CIO的工作目的就在于確保系統(tǒng)能和組織尋求運營創(chuàng)新方法的初衷和目標(biāo)很好地結(jié)合起來。

首先處理好集成問題

       應(yīng)該考量速度和創(chuàng)新兩個因素，然后再對流程管理軟件進行集成。要當(dāng)心這樣一些流程管理軟件S占據(jù)上風(fēng)--它要求從一個模塊輸出流程確認信息，然后進入另一 個模塊（整個過程會在在流程定義、模擬、執(zhí)行和報告功能模塊之間進行轉(zhuǎn)換）。這種“救火隊傳遞水桶長龍”的辦法增加開發(fā)時間并且壓抑了流程創(chuàng)新。根據(jù) Anico的Kirkham的觀點，每一個流程管理軟件解決方案都必須經(jīng)過多次重復(fù)檢測，從而確定正確的流程，以及根據(jù)業(yè)務(wù)需求進行不斷的改動。這要求流程模型 和對流程的實際執(zhí)行與管理之間緊密結(jié)合起來。

       和流程管理軟件S 軟件包一樣重要的就是這個平臺如何才能很好地將其他業(yè)務(wù)應(yīng)用引入新的流程。辛辛那提 Bell公司借助Bluespring Software公司的流程管理軟件S產(chǎn)品將微軟Office應(yīng)用軟件整合進“報價到現(xiàn)金”（Quote toCash）工作流程中。通過取消銷售和財務(wù)部門之間就銷售和客戶訂貨價格有關(guān)的手動操作，新流程降低了65%的交易周期以及75%的資金循環(huán)和人力參與時 間。

       在部分新流程當(dāng)中，財務(wù)分析師通過電子郵件收到事先處理過的電子計算表格。進行必要的分析，然后把這些電子計算表格用電子郵件返回，讓它能夠繼 續(xù)進入流程的下一個步驟。Bluespring software為這一流程提供協(xié)調(diào)編排工作，并且提供財務(wù)數(shù)據(jù)和公司其他系統(tǒng)之間必要的連接。“這樣做的好處在于你沒有改變?nèi)藗児ぷ鞯姆绞剑阒皇侨∠?了行政管理任務(wù)，并且讓這些行政管理人員把注意力集中到增值工作上來”，Chip Burke說，他是辛辛那提Bell公司負責(zé)IT部門的高級副總裁。

協(xié)調(diào)好流程管理軟件和SOA的關(guān)系

       執(zhí)行流程管理軟件S的一個良好的開端就是“開發(fā)出一個簡單而靈活的集成架構(gòu)，特別是如果流程管理軟件應(yīng)用被用作一個監(jiān)控和協(xié)調(diào)層，置于現(xiàn)有處理應(yīng)用的頂部的 時候”，Dennis Korevitski說，他是T-Mobile負責(zé)供應(yīng)鏈系統(tǒng)的前總監(jiān)。如果一個面向服務(wù)的架構(gòu)或者中間件層已經(jīng)存在，T-Mobile 的流程管理軟件平臺還能夠通過把現(xiàn)有服務(wù)快速協(xié)調(diào)進一個新業(yè)務(wù)流程的辦法來平衡其投資回報。舉個例子，T-Mobile實施了

       Lombardi Software的TeamWorks 流程管理軟件S，目的在于從一個復(fù)雜的業(yè)務(wù)往返流程中恢復(fù)失去的收入。這個流程涵蓋了客戶和OEM部門，還有內(nèi)部的財務(wù)和客戶服務(wù)部門。TeamWorks軟件 能夠利用T-Mobile現(xiàn)有的一些Tibco架構(gòu)的集成節(jié)點，從而讓流程管理軟件工作團隊集中精力改進流程。

       有時候流程管理軟件會推動某個組織向SOA（Service-Oriented Architecture，面向服務(wù)的架構(gòu)）前進。“我們最終會實現(xiàn)這個目標(biāo)，流程管理軟件給我們提供了通過一種安全的方式向合作者開放權(quán)限的可能”，Doug Schwinn說，他是玩具制造商Hasbro公司的CIO。如果沒有SOA可以使用，那么很多流程管理軟件S平臺都提供可以跟原有系統(tǒng)的集成工具箱。

       盡管進步的集成技術(shù)和SOA的出現(xiàn)已經(jīng)讓系統(tǒng)整合變得更加輕松，但“你還是需要對以硬件為核心的、集成原有系統(tǒng)的工作挑戰(zhàn)表現(xiàn)的畢恭畢敬。這是 一項艱苦的工作，而且比大部分商務(wù)人士所喜歡從事的那些工作要花費更多的時間”，Phil Gilbert說，他是Lombardi Software公司的CTO。

      Gilbert建議流程管理軟件創(chuàng)新要把集成努力與流程設(shè)計工作區(qū)分開--換句話說，IT應(yīng)該管理底層系統(tǒng)集成，而業(yè)務(wù)分析專家則為流程設(shè)計工作。如果附加系統(tǒng)集成在新發(fā)布的版本當(dāng)中，并且進一步簡化了流程，那么這種分工方法有助于更快地把功能實現(xiàn)交到最終用戶的手里，。

       隨著流程管理軟件在機構(gòu)推廣開來，流程管理挑戰(zhàn)也會隨之出現(xiàn)。改變流程或者數(shù)據(jù)源會造成意料之外的副作用。但是可以顯著提高整體的組織運行績效的潛力 還是讓管理這些風(fēng)險的努力很有價值。Gilbert說目前整個產(chǎn)業(yè)僅僅接觸到其中的皮毛。“流程管理軟件技術(shù)的戰(zhàn)略價在于流程監(jiān)控，以及提供對公司全部運營流程 的一個整體俯視--而不管流程管理軟件平臺是否實際在執(zhí)行這些功能流程”。

       “對于你的業(yè)務(wù)流程來說，理想的業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)本質(zhì)上將會是一個數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，真正的突破在于根據(jù)提煉出的數(shù)據(jù)定義你的業(yè)務(wù)流程”， Fingar說。為了保持競爭力，機構(gòu)將不得不像他們現(xiàn)在管理數(shù)據(jù)那樣盡可能迅速和高效地增強流程管理能力。

       確實，業(yè)務(wù)流程管理軟件畢竟不是人腦，其實一根筋，只會根據(jù)預(yù)先定義的流程走下去。而若管理中存在過多的特權(quán)主義，顯然會增加人工干涉的工作量，降低了業(yè)務(wù)流程管理軟件自動化作業(yè)的效率。所以，要提高業(yè)務(wù)管理軟件在企業(yè)管理中的效益，盡可能的消除特權(quán)主義給業(yè)務(wù)流程管理所帶來的影響。

培訓(xùn)是關(guān)鍵

       通過流程管理軟件的實施，調(diào)整后的流程從流程制定到用戶接受并按此工作，是需要這個過程的，而且，這個過程，還比較長，畢竟江山易改，本性難移。所以，在業(yè)務(wù)流程管理項目中，還要注意的一個問題就是如何才能讓用戶迅速的接受新的流程，并按此操作。

       除了平時加強培訓(xùn)、監(jiān)督外，我們公司還采取文化大革命那時候的大字報、小字報的形式。如在每個部門的辦公室，我們都作了一些大海報，海報的內(nèi)容就是部門管理流程。如在質(zhì)量部門，掛了供應(yīng)商驗廠流程與原材料進貨檢驗程序；如在采購部門張貼了采購員出差審批程序、采購不良品管理流程等等。同時，對于各個員工，我們業(yè)務(wù)流程項目管理小組，還為他們量身定制了很多小卡片，卡片上就是他們最常用的一些業(yè)務(wù)流程，就貼在他們辦公桌前面，是時時刻刻提醒他們按照標(biāo)準(zhǔn)流程來辦事情。如此，即使用戶對于某些流程可能不熟悉，按照以前他們喜歡瞎蒙，但是，現(xiàn)在流程就在他們面前，他們也就會按照流程來辦事情了。如此，就提高了員工對于新流程的接受力度，能夠在最短時間內(nèi)接受新流程。

       所以，我建議各位要上流程管理軟件項目的朋友們，會了盡快的把業(yè)務(wù)流程管理項目扶上正道，可以借鑒一下我們公司的做法。貼貼大字報，做做小卡片，這些工作看來比較小，不起眼，但是，其功效可是不小的。

規(guī)范流程最重要

       很多人使用系統(tǒng)，無論是業(yè)務(wù)流程管理軟件還是其他的諸如ERP等管理軟件，都會說，軟件是死的，人是活的。這句話對嗎？從表面上來看，確實有些道理。再怎么先進的軟件、計算速度再怎么快的電腦，仍然是人造出來的，其沒有智慧。

       但是，從流程管理軟件項目來說，這句話是非常錯誤的。若我們真有這種想法，那還不如不用流程管理軟件軟件呢，流程都通過人工管理好了，那還更加方便；遇到一些意外情況時，處理起來還更加方便，不會被軟件所束縛。但是，為什么現(xiàn)在還是有這么多人在上流程管理軟件項目呢？就是因為現(xiàn)在人太聰明了，太喜歡自作聰明。管理層很難管理他們，所以，他們需要給每個員工頭上戴上一個“緊箍咒”，告訴他們，要給我按標(biāo)準(zhǔn)流程來做，不要違反規(guī)矩。畢竟，國有國法，家有家規(guī)。若員工視企業(yè)管理流程為無物，對其視若無睹，則企業(yè)管理就會亂套，就像洪水泛濫一樣，不堪收拾。