流程梳理過程中的常見問題分析

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       通過流程梳理可以清晰地建立起企業(yè)的流程地圖，并進(jìn)一步梳理出更有價(jià)值的端到端流程。進(jìn)行流程梳理可以使公司內(nèi)的隱形流程顯現(xiàn)出來，使流程的運(yùn)行過程更加清楚，部門之間和崗位之間的職責(zé)更加清晰。但在流程梳理的過程中也會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)一些問題，在此筆者根據(jù)自己的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，整理了以下幾個(gè)在流程梳理過程中的共性問題，供大家參考。

    1、流程與端到端流程的區(qū)別與聯(lián)系

    在梳理流程的過程中，很多企業(yè)往往把端到端流程跟流程的概念進(jìn)行混淆，在進(jìn)行流程顆粒度切分的時(shí)候，部分企業(yè)會(huì)有心里上的抵觸，他們認(rèn)為本來很完整的一條“流程”，被人為切分成了好幾條，本來完整的業(yè)務(wù)現(xiàn)在變得不完整不直觀了。

    其實(shí)不然，根據(jù)流程的輸出物（表證單書）進(jìn)行流程切分，并不是把完整的業(yè)務(wù)切分的不完整了。而只是把業(yè)務(wù)的階段和過程，以及不同類別業(yè)務(wù)之間的區(qū)別表現(xiàn)的更加明顯，切分的更加清楚。在實(shí)際的業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)過程中，很多流程在不同業(yè)務(wù)的不同階段都有可能會(huì)被用到，進(jìn)行流程顆粒度的切分可以使流程的復(fù)用性被更好地體現(xiàn)。

而端到端流程表現(xiàn)的是某一個(gè)業(yè)務(wù)從需求的觸發(fā)到需求關(guān)閉的完整過程，在這一過程中可能只包含一條流程，也可能包含很多流程。

    2、業(yè)務(wù)流程梳理范圍的確定

    在進(jìn)行流程梳理的過程中，很多業(yè)務(wù)部門不清楚到底應(yīng)該梳理哪些流程。他們認(rèn)為本部門做的事情很多，是否這些流程都由他們進(jìn)行梳理。其實(shí)不然，有些流程的確在本部門的業(yè)務(wù)范圍之內(nèi)，應(yīng)該本部門梳理。但是，有的流程在部門內(nèi)流轉(zhuǎn)的時(shí)，很多部門只是執(zhí)行，而業(yè)務(wù)范圍卻屬于別的部門。例如，大家最常用到的物資采購(gòu)申請(qǐng)流程應(yīng)該很多部門都會(huì)涉及到，但是他們并不屬于此流程的責(zé)任部門，而只是在執(zhí)行本公司物資采購(gòu)相關(guān)部門的流程。他們可以使用這些流程但是流程的具體走向，物資采購(gòu)申請(qǐng)具體的審批程序卻不由他們決定，因此這些流程他們無需梳理，只需要規(guī)定流程走向的部門進(jìn)行梳理即可。

    上述問題，雖然看似比較簡(jiǎn)單，但由于大家的工作環(huán)境、工作經(jīng)驗(yàn)以及公司管理方法的原因，即使有多年工作經(jīng)驗(yàn)的人對(duì)這一問題，也未必有比較清楚的認(rèn)識(shí)。如某電力公司某部門領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，班組管理是公司管理中很重要的一部分，在梳理流程的時(shí)候需要單獨(dú)梳理出一套班組流程。其認(rèn)為班組雖小，但五臟俱全，班組管理相對(duì)而言是一個(gè)很重要的管理，需要對(duì)班組涉及的流程進(jìn)行全面梳理。但從流程管理的角度很多流程班組只是其中一個(gè)或某幾個(gè)流程步驟的執(zhí)行部門而已，大部分流程的責(zé)任部門不是班組，而是上一級(jí)的組織。

    3、 繪制流程圖過程中進(jìn)行不恰當(dāng)?shù)氖÷?br />
    大多數(shù)客戶在進(jìn)行流程梳理的時(shí)候，往往覺得自己對(duì)流程的業(yè)務(wù)現(xiàn)狀比較清楚。在繪制流程圖的時(shí)候?qū)τ谝恍┗顒?dòng)，由于覺得繪制起來比較麻煩，從而進(jìn)行省略。企業(yè)進(jìn)行流程梳理，尤其是應(yīng)用ARIS軟件進(jìn)行流程梳理，并不單純的是進(jìn)行流程圖繪制。更多的是進(jìn)行流程與其他體系的有效整合，流程優(yōu)化以及成本計(jì)算等工作，并導(dǎo)出崗位手冊(cè)、流程手冊(cè)。如果在繪制流程的時(shí)候，流程圖不能完全體現(xiàn)業(yè)務(wù)現(xiàn)狀，那么基于不正確的流程圖進(jìn)行的流程優(yōu)化，成本計(jì)算等工作并沒有太大的意義。

    4、流程與流程分支的區(qū)別

    部分客戶在進(jìn)行流程清單的梳理過程中，錯(cuò)把流程分支切分成一條單獨(dú)的流程。例如某企業(yè)的公關(guān)接待分為一級(jí)、二級(jí)、三級(jí)接待，不同級(jí)別的接待之間共用一套審批單，只是審批的層級(jí)稍有差異，那么在這種情況下一級(jí)、二級(jí)、三級(jí)接待是共用一套表單的，因此其是一條流程的三條分支而已，并不是三條獨(dú)立的流程。