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資料管理系統(tǒng)現(xiàn)代化規(guī)范化方向發(fā)展

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  •       檔案未來發(fā)展會向著越來越規(guī)范的方向發(fā)展,作為作為檔案工作者,必須認(rèn)清檔案管理現(xiàn)代化的趨向,努力學(xué)習(xí)電腦使用、管理知識,以實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化,未來的檔案管理主要會向以下幾大方向發(fā)展
            1、檔案管理將實現(xiàn)無紙化、虛擬化
            隨著計算機技術(shù)的普及和網(wǎng)絡(luò)的不斷延伸,無紙化辦公將變?yōu)楝F(xiàn)實,傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案管理方式將發(fā)生根本的變革。無紙化辦公和自動化已成為當(dāng)今的發(fā)展趨勢。文件可以通過網(wǎng)上收發(fā),報告可以通過網(wǎng)上傳輸,這樣既簡化了文件收發(fā)過程中的手續(xù),又使文件的傳遞更加安全、快捷。這是科技發(fā)展給辦公自動化帶來的變革,同時也給傳統(tǒng)的檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。
            檔案資源共享是檔案管理的目的,而支持檔案資源的是一定量的檔案館藏,虛擬化就是通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和館際互借來增加館藏,豐富檔案資源。如果把全世界的檔案信息都并入互聯(lián)網(wǎng),從一定意義上說,檔案資源可以無限擴大,遠(yuǎn)至大洋彼岸,近到同城鄰里,都可以在極短的時間里查到你所需要的信息資料,從根本上解決了傳統(tǒng)檔案管理的難題,而且具有占地小、容量大、投入少、管理簡便、查閱方便等優(yōu)點。
            2、檔案管理將實現(xiàn)縮微化、數(shù)字化
            縮微攝影技術(shù)和數(shù)碼影像技術(shù)的應(yīng)用,為檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化提供了有力支持。所謂檔案信息數(shù)字化,就是通過計算機、掃描儀等現(xiàn)代電子技術(shù)將館藏檔案資料轉(zhuǎn)化為電子文件??s微攝影技術(shù)是把大量的紙質(zhì)文件縮微在很小的縮微品上并制成電子文件,數(shù)碼影像是通過數(shù)碼相機和光磁轉(zhuǎn)換實現(xiàn)對影像的高清晰處理,其共同的特點都是以計算機進行識別、存儲和管理的電子文件。實行檔案信息數(shù)字化后,可通過計算機進行智能化檢索,檢索速度快、范圍廣,這就從根本上解決了紙質(zhì)檔案給庫容帶來的壓力,克服了檔案管理過程中的諸多矛盾。特別是縮微技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)與計算機的結(jié)合應(yīng)用,對檔案管理中的照片、圖片出現(xiàn)的退色、滲化和消褪,能有效地進行技術(shù)處理,使原始面貌還原,有利于影像長期保存和準(zhǔn)確復(fù)制,有利于計算機查閱照片案卷。圖文并茂,聲像俱全,這是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。
            3、檔案管理將實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化
            當(dāng)今社會是一個信息社會,計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及應(yīng)用,使地球變得越來越小,信息空間越來越大,沒有“國界”,沒有距離,“足不出戶知大小”已成為現(xiàn)實。這不僅提高了整個社會的辦事效率,而且也密切了整個社會的聯(lián)系。這就為實現(xiàn)檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化提供了客觀的條件。
            目前,從中央到地方,從機關(guān)到企業(yè)已普遍建立了計算機局域網(wǎng),其中,為了加強文件資料的保密,有些部門規(guī)定不準(zhǔn)接入互聯(lián)網(wǎng),有的甚至是單機操作,與網(wǎng)絡(luò)實行物理隔離。但隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,如密碼技術(shù)的深化、語音識別、指紋識別技術(shù)的應(yīng)用,將使文件資料的安全保密性大大提高。而對電子文件資料真?zhèn)蔚淖R別,也隨著電子文件簽署技術(shù)的應(yīng)用,給收文部門和單位建立了信任。這一技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用,為檔案管理過程中對電子文件真實性、可靠性的認(rèn)定提供了技術(shù)保證。
            4、檔案管理將實現(xiàn)多元化、智能化
            隨著新技術(shù)的發(fā)展,檔案資源的載體已呈現(xiàn)多樣化,除傳統(tǒng)的紙質(zhì)、圖片、膠卷等載體外,已出現(xiàn)了光盤、磁盤等為載體的電子文件和數(shù)碼音像制品。多種檔案載體并存必然使檔案館藏多元化,傳統(tǒng)的檔案管理模式和檢索方式已不能適應(yīng)形勢發(fā)展的要求,因此,檔案管理設(shè)備必須首先實現(xiàn)現(xiàn)代化。
            計算機技術(shù)特別是未來語音識別技術(shù)的開發(fā)與應(yīng)用,將使檔案的管理模式實現(xiàn)自動化、智能化。在新的管理模式下,將實現(xiàn)文檔一體化,所有的檔案信息都會被計算機自動接收,并按照設(shè)定的程序自動地進行分類歸檔。實現(xiàn)檔案管理自動化、智能化,不僅使傳統(tǒng)的靠手工整理、靠體力搬運、靠翻卷查閱的檔案管理模式成為歷史,使廣大檔案工作者從大量繁雜的腦力和體力勞動中徹底解脫出來,而且能有效地發(fā)揮檔案信息服務(wù)社會的功能,展現(xiàn)檔案的自身價值,提高檔案工作者的社會地位。
            5、檔案管理將實現(xiàn)社會化、市場化
            其一,檔案資源實行市場化管理,有利于檔案“共存共享”的實現(xiàn)。檔案資料是社會發(fā)展的“記錄儀”,有著“鑒往知來”、服務(wù)當(dāng)代、惠及后世的重要價值,是不能再生的信息資源。實行檔案資源市場化管理,能有效地增強人們保護檔案的意識,完善檔案共享機制,實現(xiàn)檔案的真正價值。
            其二,檔案資源實行市場化管理,有利于檔案的開發(fā)利用。檔案信息資源是反映歷史的一面“鏡子”,其有效地開發(fā)利用,有助于人們“鑒古知今”。
            其三,檔案資源實行市場化管理,有利于檔案事業(yè)的健康發(fā)展。一方面檔案數(shù)據(jù)庫需得到社會的支持,將社會各行各業(yè)的檔案信息匯攏起來,不斷充實和豐富庫存資源;另一方面,社會各界也需要得到檔案數(shù)據(jù)庫的支持,為其提供方方面面原始的詳實資料。二者的相互依賴的關(guān)系,為檔案資源實行市場化管理提供了客觀條件,可以為解決檔案經(jīng)費不足的困難開拓出一條新路。
           科技的發(fā)展,未來的資料管理系統(tǒng)會越來越規(guī)范,操作起來當(dāng)然是越來越方便
           

  • 發(fā)布:2007-04-15 11:36    編輯:泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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