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此文摘自《科技與企業(yè)》 2012, (13)
[關鍵詞]信息 檔案管理 知識管理
[摘要]探討知識管理與檔案信息管理的關系，研究二者融合的必要性與可行性。
21世紀的人類社會正在全面朝著知識時代邁進，知識作為一種具有無限挖掘潛在價值的寶貴資源，對于各行各業(yè)的發(fā)展都起著決定性的作用。而檔案是一種蘊含著大量知識的文獻，這已經成為包括檔案界在內的整個文獻界比較普遍的共識，并且得到了社會的廣泛認同。處于知識經濟和知識管理的浪潮中，檔案工作者必須對知識管理理論有清晰、明確的認識，將這種全新的管理理念與管理方法融入自己的工作領域，在知識經濟時代提升自身工作的價值，為社會的發(fā)展發(fā)揮更大作用。
一、檔案信息管理與知識管理融合的必要性
計算機技術的發(fā)展，為我們的檔案信息管理提供了一次新的發(fā)展契機，互聯(lián)網以它獨有的魅力展現(xiàn)了一個動態(tài)的世界。這個世界是一個非線性的、動態(tài)性的、過程性的、互補性的世界。它改變了靜止的、僵化不變的信息存在方式，代之以動態(tài)的、多方位、多層次的信息集散地。人們在這樣的背景中無法被動的接受，只能是在“激活”這些“背景知識”的過程中，形成自己的新見解。檔案人員在這樣的信息網絡環(huán)境中，為適應知識管理的需要，必須率先實現(xiàn)由靜態(tài)的保管信息狀態(tài)到成為動態(tài)知識元的過渡，即實現(xiàn)檔案信息知識化。
1、知識管理是適應知識經濟發(fā)展要求的必然選擇
“知識管理”原是基于企業(yè)對知識創(chuàng)新需要而發(fā)展起來的一種管理活動或者說是管理體制。在知識經濟時代，知識因素參與經濟活動的程度越來越高，在以提高競爭力為目的的經濟活動中，知識取向愈加明顯。在此條件下，建立“知識型”企業(yè)和各類“知識型”組織是管理活動的客觀需求，并逐步成為社會的共識。就檔案信息管理而言，其發(fā)展只有融入到知識經濟中，才能充分發(fā)揮檔案信息的潛在價值，實現(xiàn)全方位效益。知識經濟的顯著特征在于知識成為最重要的生產要素，因此，將檔案信息價值上升到知識層次理應成為檔案信息管理活動的首要目標。信息技術的發(fā)展和高科技手段的運用，使檔案載體的多元性、內容的創(chuàng)新性以及管理手段的高效性更為突出，追求高效、優(yōu)質的服務理念引發(fā)了檔案信息管理的新思維，檔案信息的自動化、網絡化管理應運而生，這些環(huán)境和機制的轉變都是檔案信息管理適應知識經濟發(fā)展所做出的調整與選擇。
2、檔案工作自身的發(fā)展呼喚建構知識資源管理的創(chuàng)新體系
傳統(tǒng)的檔案管理方式以檔案實體的收集、鑒定、管理、利用等為主，檔案信息的流動受到時空的限制，不利于信息的共享與增值。檔案信息管理機構低效的運作方式，落后的管理形式，相對呆板的服務機制，封閉式的、各自為政的管理型職能違背了信息化社會、知識經濟形態(tài)中充分利用和開發(fā)檔案信息資源的原則，不利于向開放式的知識型檔案管理職能轉化，檔案管理在注重檔案實體管理的同時，更加關注檔案信息的管理、檔案信息的流動及發(fā)揮檔案信息作為知識資源的作用，側重于將知識從來源、生產、存儲、整理，到流動、傳播、交流，直至學習、利用、共享、評估的一系列過程，整合成一個完整的知識管理體系。作為信息社會眾多信息源中最基礎的部分，檔案信息資源對推動經濟發(fā)展和促進科技創(chuàng)新極為重要，其科學管理和有效使用，對科學決策、資源共享、產品開發(fā)、提高效率都產生著積極影響。調節(jié)檔案信息管理行為，逐步建立起與知識經濟發(fā)展相適應的知識型檔案管理體系是檔案信息管理工作發(fā)展的迫切要求。
二、檔案信息管理與知識管理融合的可行性
1、從檔案信息屬性的角度分析
檔案均具有知識屬性，這些知識主要是顯性知識，檔案是知識儲存的一種方式，是人類智慧的一種物態(tài)結晶。檔案信息管理和知識管理兩者有共同的資源基礎。檔案信息管理工作針對的主要是對文檔這種顯在知識的管理。
2、從知識管理的現(xiàn)有研究成果分析
知識管理已經有了自己的一套管理理論、技術與方法，盡管有些還不是十分成熟。一套成熟的管理理論成立主要應滿足以下條件：一是實踐需要，二是有特定的研究對象，三是有一套自己的研究方法。這些基本條件，知識管理都已具備。融合知識管理的思想來指導檔案信息管理是有理論支持與技術支持的。
3、從檔案信息管理的困境分析
目前，檔案管理陷入了一定的困境，這些困境的外在表現(xiàn)是：伴隨著信息技術、網絡技術的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式與管理理念越來越暴露其不足之處，檔案資源利用率低，檔案工作人員工作積極性差，檔案部門有成為產出低的內耗部門的趨勢。為挽救這種困局，有些單位也采取了一些辦法，如人員培訓、引進管理設備等，但效果并不令人滿意。檔案信息資源并沒有被充分開發(fā)?，F(xiàn)實的困境迫使我們尋找檔案信息事業(yè)發(fā)展的新出路。
4、從二者管理的目標和動機分析
檔案信息管理工作從總體上來說偏重于“內容信息的開發(fā)利用”。內容信息的開發(fā)利用則專門指向檔案的內容信息，其目的和動機是使檔案的內容信息在社會生活中發(fā)生作用，實現(xiàn)價值。檔案信息管理無疑也針對這一方面，即以信息內容的開發(fā)為宗旨和方向，為組織的各項工作提供憑證和參考作用。
知識管理的主要目標是管理組織的顯在知識，發(fā)掘組織的隱含知識，實現(xiàn)隱含知識向顯在知識的轉化，在組織內實現(xiàn)知識共享，鼓勵知識創(chuàng)新，實現(xiàn)知識的增值，從而提高組織的競爭力。
檔案中蘊藏著大量顯性知識，對組織的經營決策、生產管理等都有重要的作用。而且，組織檔案中也蘊藏著大量可待開發(fā)挖掘的隱含知識。因此，檔案信息管理工作面臨的問題不僅僅是開發(fā)檔案的信息內容，為各項工作服務，更為重要的是發(fā)掘檔案中的隱含知識，將這一部分知識轉換成顯在知識，實現(xiàn)知識共享和知識創(chuàng)新。從這個角度來說，組織的檔案管理和知識管理具有共同的目的和動機。
知識經濟時代，檔案信息原有的管理方式已暴露其不足之處，而擁有一套完整理論與管理技術的知識管理無疑為現(xiàn)代化的檔案信息管理指明了出路，是對傳統(tǒng)檔案信息管理的創(chuàng)新。
三、知識管理對檔案信息管理的創(chuàng)新
1、知識管理可以完善檔案信息管理職能
作為一種新的管理思想和方法，知識管理對戰(zhàn)略、管理模式、業(yè)務流程、營銷體系、人力資源管理、信息管理等方面都會產生不同程度的影響。隨著知識管理的加強及信息技術的不斷運用，檔案信息管理的職能也在發(fā)生相應的轉變，需要擁有全新的檔案信息管理模式以適應這種需要。其職能的根本轉變，我們認為主要體現(xiàn)在：從過去對檔案實體的管理轉向注重對檔案內容即知識的管理，并強化對檔案知識的開發(fā)利用，實施檔案信息管理的智能化服務，實現(xiàn)檔案知識資源的共享。這就要求我們要轉變觀念，將檔案信息管理真正看成是知識管理的重要組成部分，在知識管理的整體要求和規(guī)劃下完善檔案管理職能。職能的轉變賦予檔案職業(yè)更新的內容，同時也帶來檔案人員角色的轉變即從檔案實體保管員轉變?yōu)闄n案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者。
2、知識管理可以實現(xiàn)檔案管理業(yè)務流程再造
業(yè)務流程再造，是對組織中及組織間的工作流程與程序進行的分析和再設計，其既是知識管理的要求，也是實現(xiàn)知識管理的重要手段。在知識經濟時代，組織的結構將從傳統(tǒng)的直線型向扁平式轉變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個由中心的管理者統(tǒng)一領導和指揮的組織。同時，對信息技術高度依賴和應用將產生大量的電子文件，電子文件與傳統(tǒng)紙質文件存在著較大的差異，對電子文件的管理推動了檔案管理業(yè)務流程再造。對檔案管理業(yè)務流程再造，應依據(jù)文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個不可分割的文件連續(xù)體。打破過去文件工作與檔案工作的界限，實現(xiàn)企業(yè)文件檔案一體化，在業(yè)務流程上進行統(tǒng)一的設計。該流程包括文件從產生、運轉、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。這種新的業(yè)務流程有助于加強文件、檔案的知識管理，同時強化了對各項業(yè)務管理工作的服務功能，提高了整個文檔工作的工作效率。
3、知識管理可以豐富和拓展檔案管理技術
知識管理對檔案管理技術提出新要求。隨著信息化程度的提高，組織的生產、經營方式正逐漸走向自動化、智能化，電子商務等現(xiàn)代信息技術的在組織活動中的應用，導致了大量電子化、數(shù)字化文件的出現(xiàn)，這對傳統(tǒng)的檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的紙質檔案管理主要是針對檔案的實體化管理，缺乏對檔案信息資源的深入開發(fā)，所以很難適應知識管理及信息化帶來的挑戰(zhàn)。但是，信息技術在組織生產、管理中的大量應用，又為檔案管理提供了一個很好的轉變契機，促使檔案管理從傳統(tǒng)的實體管理向運用信息技術、積極開發(fā)檔案信息資源、挖掘檔案中蘊涵知識的方向轉變。
所以，我們必須積極利用各種信息技術，開發(fā)具有數(shù)據(jù)分析和決策支持功能的檔案知識管理系統(tǒng)，推動知識管理水平的提高。
四、知識管理可以強化檔案知識智能化服務意識
提供優(yōu)質、高效的檔案知識服務，實現(xiàn)檔案知識共享是檔案知識管理的最終目標，也是檔案部門與其他部門和外界聯(lián)系的紐帶。信息技術的發(fā)展為檔案管理提供了一次新的發(fā)展契機，互聯(lián)網以它獨有的魅力展現(xiàn)了一個動態(tài)的世界。檔案知識智能化服務可以通過建設知識倉庫，提供知識導航，知識咨詢等方式實現(xiàn)。在日益發(fā)展的網絡環(huán)境下，這種服務的方式將更容易實現(xiàn)，在內部，可以通過構建內部網來實現(xiàn)知識的傳遞和共享。內部網是建立在網絡互聯(lián)的基礎上，實現(xiàn)將內部原本各自封閉的信息孤島互相連接起來，從而實現(xiàn)知識的傳遞和共享的目的。對于外部的知識傳遞，可以構建相應的外部網，實現(xiàn)和用戶、市場的知識交流。內部網的用戶可以直接訪問此系統(tǒng)，而外部網和萬維網的用戶則可以通過檔案管理機構的主頁或者鏈接的站點，直接鏈接到知識服務子系統(tǒng)，從而獲得有效的檔案知識服務。
五、知識管理有助于提高檔案管理人員素質
現(xiàn)代管理飛速發(fā)展，在許多管理職位，從業(yè)人員的素質都在不斷提升，而檔案管理人員的素質一直是影響檔案信息管理水平的重要制約因素。知識管理要求作為參與信息管理、知識管理的檔案工作者必須掌握管理學和現(xiàn)代管理知識，熟悉業(yè)務流程，提高自身素質。從這個角度來講，檔案信息管理與知識管理的融合將有助于提高檔案管理人員的素質。這是檔案信息知識管理的前提，也是結果。從時間角度講，知識管理有助于完善檔案人員的知識結構，提高檔案人員掌握現(xiàn)代信息技術的能力;有助于檔案管理人員發(fā)揮自身的創(chuàng)造力和潛能;還有助于檔案管理人員了解客戶需求，提供知識服務。因此檔案信息管理工作創(chuàng)新離不開知識管理，知識管理使檔案信息資源優(yōu)勢不僅止于歷史研究之用，檔案人員的目光將投入到廣泛的社會需求中去，檔案人員將盡可能利用一切可利用的檔案信息資源，多層次、多角度地為社會生活各領域服務，不斷對檔案信息去粗取精，創(chuàng)造社會服務價值。我們希望檔案工作者能夠通過自身的努力，成為成功的信息主管和知識主管。
隨著知識經濟的到來，知識管理將遍及社會各個領域，它將使大到一國、小到企業(yè)、機構和個人擺脫傳統(tǒng)資源或資本的限制，獲得新的競爭優(yōu)勢，因而具有強大的生命力和廣闊的發(fā)展前途。在現(xiàn)代化的信息社會中，信息是一種極為重要的戰(zhàn)略資源，但是，信息不是知識。只有經過一系列的有機地結構化、系統(tǒng)化的信息才能夠稱之為知識。在新的知識經濟形勢下，只有使知識管理與檔案信息管理的對象快速轉化組織機構的競爭優(yōu)勢，這樣組織才能去蕪存菁，才能讓組織儲備能量，保持競爭優(yōu)勢，以迎接新的機遇和挑戰(zhàn)。
