優(yōu)秀的資料管理系統(tǒng)需考慮的三大問(wèn)題

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　　想要更加方便快捷的管理好檔案，最好的選擇就是使用專(zhuān)門(mén)的資料管理系統(tǒng)。資料管理系統(tǒng)使用的好與壞，關(guān)鍵要看實(shí)際使用效果，是否功能強(qiáng)大，易用性、兼容性好，這些都要從便于檔案工作者實(shí)際應(yīng)用的角度出發(fā)。

　　泛普軟件認(rèn)為，要設(shè)計(jì)出一款優(yōu)秀的資料管理系統(tǒng)，必須要考慮好三個(gè)方面的問(wèn)題。

　　一是檔案館、檔案室的資料管理系統(tǒng)要能夠?qū)崿F(xiàn)無(wú)縫交接。也就是說(shuō)在檔案室一級(jí)中形成的數(shù)據(jù)必須可以在檔案館管理軟件中進(jìn)行直接的應(yīng)用，并能順利完成檔案目錄數(shù)據(jù)的移交、交接，數(shù)據(jù)庫(kù)的并庫(kù)、導(dǎo)入等相關(guān)操作。例如目前由省檔案局推廣的資料管理軟件與省綜合檔案館管理系統(tǒng)(單機(jī)版)還暫時(shí)無(wú)法實(shí)現(xiàn)無(wú)縫交接，這一狀況使本應(yīng)發(fā)揮巨大作用的資料管理系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用效果大打折扣，甚為可惜。

　　二是資料管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)要與檔案工作的具體實(shí)際相銜接。資料管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)不夠人性化，在一些使用細(xì)節(jié)上與檔案工作的實(shí)際狀況不夠吻合，總有不太方便的感覺(jué)。例如，在資料管理軟件的使用中發(fā)現(xiàn)文件編號(hào)中的符號(hào)應(yīng)使用半角，而在題名中的符號(hào)卻必須使用全角，因?yàn)樵谌前虢堑那袚Q中，易造成錄入速度慢，而且出錯(cuò)等等。究其原因，泛普軟件認(rèn)為應(yīng)是資料管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)人員對(duì)檔案工作的熟悉程度不夠，再加上軟件測(cè)試的時(shí)間不長(zhǎng)，測(cè)試的面不夠?qū)?，?duì)一些細(xì)節(jié)問(wèn)題還未及時(shí)進(jìn)行修改所致。實(shí)際上，這些問(wèn)題只要軟件開(kāi)發(fā)人員與檔案工作者多進(jìn)行溝通，應(yīng)該是比較容易解決的。

　　三是資料管理系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)與文書(shū)管理軟件的兼容或銜接。目前很多單位都采用微機(jī)進(jìn)行收發(fā)文登記或其它文書(shū)管理工作，在利用文書(shū)管理軟件實(shí)現(xiàn)收發(fā)文管理工作中，對(duì)于文件的題名，責(zé)任者，文號(hào)等信息均已進(jìn)行了輸入并建立了相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)。而到了檔案管理階段，又要對(duì)這些信息進(jìn)行重復(fù)的錄入，浪費(fèi)了大量的人力、物力。因此如果在開(kāi)發(fā)資料管理系統(tǒng)階段就能充分考慮到這一問(wèn)題，并做好相應(yīng)的銜接工作或者直接在資料管理系統(tǒng)中擴(kuò)充文書(shū)管理的功能模塊，就可以大大減輕檔案員或錄入人員的工作強(qiáng)度，實(shí)現(xiàn)一次輸入，多次應(yīng)用，發(fā)揮出最大的利用效益。

　　推薦閱讀：泛普軟件資料管理軟件具備的幾大優(yōu)點(diǎn)

發(fā)布：2007-04-15 11:35 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁(yè)] [關(guān)閉]

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