檔案管理與知識(shí)管理兩者的異同處

檔案管理與知識(shí)管理在一定程度上是有一些關(guān)聯(lián)的，兩者既有相同點(diǎn)，也有差距,當(dāng)然會(huì)使用兩者是可以相互促進(jìn)的，下面進(jìn)行具體分析

　  檔案管理與知識(shí)管理的差異
　  從管理側(cè)重點(diǎn)來(lái)看，檔案管理更側(cè)重于確保文件、檔案的完整性、真實(shí)性與可靠性，確保文件、檔案的憑證性價(jià)值、長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值與保存價(jià)值;知識(shí)管理則更關(guān)注文件、檔案及其他類(lèi)型知識(shí)的可用性，關(guān)注文件、檔案及其他類(lèi)型知識(shí)的情報(bào)性價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值與利用價(jià)值。
　　從管理特點(diǎn)來(lái)看，檔案管理更強(qiáng)調(diào)對(duì)文件、檔案進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范化、制度化、程序化管理;知識(shí)管理則鼓勵(lì)一種較為寬松、便于創(chuàng)新的管理體系?！拔募芾黻P(guān)注自身的良好定義的政策和可審計(jì)的程序，而知識(shí)管理致力于以一個(gè)不受約束的、寬組織的創(chuàng)造力和知識(shí)交易的方式忽視組織傳統(tǒng)?！?br /> 　　從管理層面來(lái)看，檔案管理主要是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)管理活動(dòng)、一系列管理技術(shù)方法;而知識(shí)管理不僅是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)管理活動(dòng)、一系列管理技術(shù)方法，而且屬于價(jià)值觀念、管理范式、管理理念范疇，還包括了組織更高層面的管理體系和方法論。
　　從管理深度來(lái)看，傳統(tǒng)檔案管理主要是對(duì)文件、檔案實(shí)體(載體)的管理;而知識(shí)管理更重視對(duì)文件、檔案內(nèi)容(信息、知識(shí))的管理。
　　從管理范圍來(lái)看，檔案管理的對(duì)象限于文件、檔案;而知識(shí)管理不僅要管理文件、檔案這種內(nèi)源顯性知識(shí)，還要管理圖書(shū)情報(bào)之類(lèi)的外源顯性知識(shí)以及員工大腦中的隱性知識(shí)。

　 檔案管理與知識(shí)管理相近相通
　 兩者管理流程類(lèi)似
　長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)檔案界將傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)劃分為“六個(gè)環(huán)節(jié)”(或“八個(gè)環(huán)節(jié)”)：檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、(編目與檢索、編輯與研究)、統(tǒng)計(jì)和利用服務(wù)。實(shí)現(xiàn)文件、檔案一體化管理、集成管理，則還包括文件的制作或接收、傳遞、處理、歸檔等環(huán)節(jié)。知識(shí)管理的流程是知識(shí)的產(chǎn)生、收集、存儲(chǔ)、加工、整理、評(píng)價(jià)、利用等。檔案管理和知識(shí)管理的管理流程相當(dāng)類(lèi)似：都是對(duì)分散的管理對(duì)象(文件、檔案或知識(shí))，予以收集、存儲(chǔ)，使之集中化;然后對(duì)其進(jìn)行加工、整理，使之有序化;接著對(duì)其進(jìn)行鑒定、評(píng)價(jià)，使之優(yōu)化;最后將其提供利用，使之實(shí)現(xiàn)價(jià)值;而在利用過(guò)程中又會(huì)產(chǎn)生新的文件、檔案或知識(shí)，需要對(duì)其進(jìn)行收集、存儲(chǔ)。
　兩者管理技術(shù)相同
　在數(shù)字化環(huán)境下，文件、檔案產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)于各種各樣的信息系統(tǒng)。對(duì)于非數(shù)字化環(huán)境下產(chǎn)生的文件、檔案，為了使其適應(yīng)數(shù)字化環(huán)境的要求，也必須對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化處理。因此，現(xiàn)代檔案管理的全部活動(dòng)——文件、檔案的制作或接收、傳遞、處理、歸檔、整理、鑒定、保管和提供利用等都依賴于現(xiàn)代信息技術(shù)。而知識(shí)管理更是信息技術(shù)飛速發(fā)展的產(chǎn)物，知識(shí)管理的實(shí)現(xiàn)離不開(kāi)計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的應(yīng)用。檔案管理和知識(shí)管理都需要應(yīng)用的具體技術(shù)或工具包括元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫(kù)、文本挖掘、搜索引擎、電子郵件、門(mén)戶系統(tǒng)、信息代理、信息推送、信息安全技術(shù)等等?？梢?jiàn)，檔案管理與知識(shí)管理有著共同的技術(shù)支撐——現(xiàn)代信息技術(shù)
　兩者管理對(duì)象重疊
　檔案管理的對(duì)象是文件、檔案，[1]知識(shí)管理的對(duì)象是知識(shí)。組織的知識(shí)分為顯性知識(shí)和隱性知識(shí)。顯性知識(shí)一部分來(lái)源于組織在自身各項(xiàng)職能活動(dòng)中直接形成(包括制作和收到)的文件、檔案;另一部分來(lái)源于組織通過(guò)收集、購(gòu)買(mǎi)、交換等方式從外部獲取的圖書(shū)、報(bào)紙、期刊、數(shù)據(jù)庫(kù)等。也就是說(shuō)，文件、檔案屬于知識(shí)的范疇，屬于知識(shí)管理的重要對(duì)象。中國(guó)臺(tái)灣學(xué)者楊舜仁說(shuō)：“知識(shí)管理顧名思義：為知識(shí)者，才納入管理，而一般能夠納入信息系統(tǒng)管理的知識(shí)，不外以電子型態(tài)或書(shū)面型態(tài)存在”，因而，“知識(shí)存在的型態(tài)與文件管理之型態(tài)相同”。[2]可見(jiàn)，文件、檔案是檔案管理和知識(shí)管理共同的管理對(duì)象。檔案管理與知識(shí)管理的密切關(guān)系主要源于這種管理對(duì)象的重疊。
　兩者管理目的相近
　檔案界一直將“便于社會(huì)各方面的利用”作為檔案工作的根本目的和基本原則之一。為組織各項(xiàng)活動(dòng)提供檔案服務(wù)，滿足用戶的檔案需求，是檔案管理的根本目的，也是檔案管理的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。知識(shí)管理的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)知識(shí)的價(jià)值、提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，為此知識(shí)管理必須力圖將最恰當(dāng)?shù)闹R(shí)在最恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間傳遞給最恰當(dāng)?shù)娜?，以便使他們能夠做出最好的決策。
　　檔案管理和知識(shí)管理都將為用戶提供檔案或知識(shí)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案或知識(shí)的價(jià)值，作為其最終目的。正如美國(guó)馬里蘭大學(xué)教授布魯斯?W?德?tīng)査固┒?Bruce W. Dearstyne)教授所言：“文件管理的目標(biāo)在許多方面都與知識(shí)管理非常相似——都是在需要的時(shí)候讓人們能夠得到所需的有關(guān)信息。這一共性意味著兩者具有合作的基礎(chǔ)?！盵3]劉越男博士也說(shuō)：“檔案管理具有為社會(huì)提供知識(shí)服務(wù)的傳統(tǒng)，在促進(jìn)知識(shí)共享這一點(diǎn)上與知識(shí)管理不謀而合?！盵4]也就是說(shuō)，在管理目的——提供服務(wù)這一點(diǎn)上，檔案管理與知識(shí)管理比較近似，只存在服務(wù)的廣度、深度、方式等方面的差異?！?br /> 　
   檔案管理與知識(shí)管理的促進(jìn)
　檔案管理有助于理解、挖掘知識(shí)
　檔案管理的最基本理論和最高原則是“來(lái)源原則”(Principle of Provenance)。傳統(tǒng)的“來(lái)源”一般是指文件的形成者。電子時(shí)代的“來(lái)源”是指文件的形成者、形成目的、形成活動(dòng)、形成過(guò)程等。“即文件是由誰(shuí)、在什么條件下、運(yùn)用哪些數(shù)據(jù)、為了何種目的、采用怎樣的結(jié)構(gòu)形式等方面的綜合背景，這些來(lái)源信息正是了解、管理和利用電子文件的關(guān)鍵所在?！盵11]對(duì)來(lái)源的尊重，使得文件、檔案在記錄“內(nèi)容知識(shí)”之外，還隱含了更深層的“背景知識(shí)”。這種“背景知識(shí)”可以幫助人們更好地理解“內(nèi)容知識(shí)”，也可以為人們提供尋找知識(shí)的線索和評(píng)價(jià)知識(shí)的依據(jù)。因此，加拿大著名檔案學(xué)家特里?庫(kù)克(Terry Cook)認(rèn)為，來(lái)源維護(hù)了文件、檔案的證據(jù)價(jià)值與相互關(guān)系，“這種證據(jù)和職能的相互關(guān)系是檔案人員的特殊權(quán)限范圍，也是使數(shù)據(jù)變成信息、信息變成知識(shí)的關(guān)鍵”。[12]塞里?休斯說(shuō)：“文件管理者能清楚地理解組織的知識(shí)基礎(chǔ)，而且長(zhǎng)期涉及組織知識(shí)，他們可能比任何人更接近組織的智力資本。他們了解正在構(gòu)建的信息、正在使用的信息、靜止或休止的信息。他們明白組織中哪些信息是當(dāng)前的，哪些信息是至關(guān)重要的、重要的或不重要的?！盵13]德?tīng)査固┒鹘淌谝仓赋觯骸拔募芾砉ぷ髡呖梢允怪R(shí)管理者對(duì)信息的生成和管理具有敏銳而深刻的理解?！盵14]
　　檔案管理對(duì)來(lái)源的尊重，對(duì)“背景知識(shí)”的強(qiáng)調(diào)，有助于人們理解、挖掘知識(shí)，促進(jìn)知識(shí)應(yīng)用。

　　檔案管理有助于沉淀、積累知識(shí)
　　隱性知識(shí)占企業(yè)知識(shí)資源的大部分，而且具有相當(dāng)重要的價(jià)值。但是，隱性知識(shí)存儲(chǔ)于企業(yè)員工個(gè)人的大腦之中，難于管理。根據(jù)野中郁次郎和竹內(nèi)弘高的SCEI模型，對(duì)于隱性知識(shí)的管理有兩種途徑：一是，從隱性知識(shí)到隱性知識(shí)的“社會(huì)化”(socialization);二是，從隱性知識(shí)到顯性知識(shí)的“外部化”(externalization)。[8]但是，隱性知識(shí)“社會(huì)化”之后還是隱性知識(shí)，仍處于難于管理的狀況，而且當(dāng)員工流動(dòng)率較大時(shí)，組織的隱性知識(shí)資源就易于流失。因此，一些學(xué)者質(zhì)疑“社會(huì)化”的真實(shí)有效性和普遍適用性。學(xué)者貝克曼(Beckman)就認(rèn)為，“隱性知識(shí)只有通過(guò)外部化、文件化轉(zhuǎn)化為組織的能力才能對(duì)組織產(chǎn)生價(jià)值”。[9]至于，“外部化”就是我們通常所說(shuō)的隱性知識(shí)顯性化，即通過(guò)記錄將隱性知識(shí)“物化”于文件、檔案之中。
　　檔案管理強(qiáng)調(diào)企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生必要的文件，客觀地記錄企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的全部過(guò)程和結(jié)果，防止組織記憶的丟失。員工在工作中會(huì)自然地運(yùn)用其隱性知識(shí)來(lái)認(rèn)識(shí)問(wèn)題、解決問(wèn)題，對(duì)員工工作過(guò)程和結(jié)果進(jìn)行客觀的記錄，形成文件，就可以將其隱性知識(shí)部分“物化”于文件之中。這些文件被歸檔保存下來(lái)，就實(shí)現(xiàn)了組織知識(shí)的沉淀。例如，開(kāi)元電腦有限公司(以下簡(jiǎn)稱“開(kāi)元公司”)有一項(xiàng)“工作日志”制度，要求員工在每日工作之后，在內(nèi)部系統(tǒng)上填報(bào)每日工作進(jìn)展報(bào)告和工作心得，通過(guò)日積月累，形成項(xiàng)目管理知識(shí)和書(shū)面化的工作經(jīng)驗(yàn)文檔。
　　企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中都會(huì)不斷產(chǎn)生新的文件，如果這些文件不被集中起來(lái)，處于分散狀態(tài)，就會(huì)容易丟失。文件的丟失即是知識(shí)的流失。檔案管理強(qiáng)調(diào)對(duì)文件進(jìn)行歸檔，使之處于組織的集中統(tǒng)一控制之下。這個(gè)文件歸檔的過(guò)程，就是一個(gè)積累知識(shí)的過(guò)程。由此可見(jiàn)，檔案管理強(qiáng)調(diào)產(chǎn)生文件、進(jìn)行歸檔，強(qiáng)調(diào)文件、檔案的完整齊全、集中統(tǒng)一，有助于知識(shí)的沉淀、積累，為知識(shí)管理提供了知識(shí)資源基礎(chǔ)。
　　檔案管理有助于傳播、交流知識(shí)
　　信息、知識(shí)的傳播、交流主要有兩種途徑：一是語(yǔ)言，二是書(shū)面。語(yǔ)言交流包括面對(duì)面的口頭交流、會(huì)議交流和電話交流。書(shū)面交流主要是指以文件為載體或工具的交流。
　　語(yǔ)言交流的優(yōu)點(diǎn)是簡(jiǎn)潔、隨意，便于及時(shí)對(duì)某一問(wèn)題進(jìn)行深入探討，易于激發(fā)知識(shí)創(chuàng)新。語(yǔ)言交流的缺點(diǎn)在于：第一，受到時(shí)間、空間的限制，信息、知識(shí)傳播的范圍較小;第二，信息幾經(jīng)傳遞以后，容易發(fā)生損耗或失真，難以保證信息的真實(shí)性;第三，語(yǔ)言交流過(guò)程中，時(shí)常不會(huì)生成相應(yīng)的書(shū)面記錄，從而不利于組織記憶的留存、知識(shí)的沉淀，是故美國(guó)著名檔案學(xué)家T??R?謝倫伯格(T. R. Schellenberg)曾經(jīng)批評(píng)電話是“掠奪歷史的大盜”。
　　書(shū)面交流的缺點(diǎn)是過(guò)于正式、規(guī)范，不便于即時(shí)對(duì)某一問(wèn)題進(jìn)行深入探討;文件所要求的規(guī)范統(tǒng)一的格式與處理程序，有時(shí)會(huì)無(wú)形中約束員工的知識(shí)創(chuàng)新思維。但是，借助現(xiàn)代信息技術(shù)的書(shū)面交流可以不受時(shí)間、空間的限制，信息、知識(shí)的傳遞速度快，傳播范圍廣;減少發(fā)生信息損耗或失真;便于及時(shí)記錄信息、沉淀知識(shí)。可見(jiàn)，文件是傳播、交流和共享知識(shí)的主要媒介。文件管理一向關(guān)注提高文件流轉(zhuǎn)的效率。這有力地促進(jìn)了知識(shí)的傳播、交流與共享。