檔案整理以件為單位的操作方法

    進(jìn)行檔案管理方法有很多種的，下面主要分享以“件”為單位的檔案整理方法，在實(shí)際操作中主要有以下幾大步驟

    (1)修整裝訂
    修整以不改變文件內(nèi)容為前提。內(nèi)容包括修裱，復(fù)制，去除金屬物，對(duì)過大的文件進(jìn)行折疊等。
    歸檔文件材料修整完畢后，使用符合檔案保護(hù)要求的裝訂材料對(duì)其進(jìn)行重新裝訂，固定文件頁次，從實(shí)體上最終確定“件”的形態(tài)。
    裝訂前首先對(duì)文件進(jìn)行排序，一般順序如下:正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;原件在前，復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;復(fù)文在前，來文在后;漢文本在前，少數(shù)民族文字文本在后。不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文在前，外文本在后。有文件處理單的，可放在最前面，作為首頁加蓋歸檔章。
    各種報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、書刊等一冊(cè)(本)為一件。簡(jiǎn)報(bào)一期一件。會(huì)議文件每份文件為一件。會(huì)議記錄原則上一次會(huì)議記錄為一件，也可一本(冊(cè))為一件。重要文件(如法律、法規(guī)等)須保留歷次修改稿的，其正本為一件，歷次稿(包括定稿)為一件。
    裝訂方式的種類很多，有線裝、穿孔式、袋裝式、變形材料夾別式、粘接式、鉚接式。

    (2)分類
    歸檔文件分類的方法通常有三種:年度分類法、組織機(jī)構(gòu)(問題)分類法、保管期限分類法。在實(shí)際工作中，單純采用一種分類方法的情況極少，通常是將幾種分類方法結(jié)合使用，稱之為復(fù)式分類法。
    三種分類方法可組合成多種復(fù)式分類法，如:“年度一機(jī)構(gòu)(問題)一保管期限”;“保管期限一年度一機(jī)構(gòu)(問題)”;“機(jī)構(gòu)(問題)一年度一保管期限”。
    檔案數(shù)量比較少、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)單的機(jī)關(guān)可按“機(jī)構(gòu)(問題)一年度一保管期限”;“年度一保管期限”;“保管期限一年度”等。

    (3)排列
    歸檔文件分類后，在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)，將歸檔文件結(jié)合事由按時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排歹a。排列的實(shí)際操作體現(xiàn)為兩大步:先按事由原則，將屬于同一事由的文件按時(shí)間或重要程度排列在一起，再采用一定的方法對(duì)不同事由的文件進(jìn)行排列。
   不同事由間的歸檔文件排列方法有:
    第一，按事由辦結(jié)時(shí)間的先后順序排列。
    第二，按事由的重要程度排列。
    第三，按事由具有的共同屬性分別集中排列
    一般會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、案件材料等成套性文件可集中排列。

    (4)編號(hào)
    歸檔文件依分類方案和排列順序逐件編號(hào)，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。歸檔章的位置不限于首頁右上角，首頁上端空白處都可以。
    歸檔章設(shè)置的必備項(xiàng)目:全宗號(hào)、年度、保管期限、室編件號(hào)、館編件號(hào)，編號(hào)時(shí)必須填寫。設(shè)置的選擇項(xiàng)目:機(jī)構(gòu)(問題)，采用“年度—保管期限”兩級(jí)分類的單位，不需填寫此項(xiàng)。

    (5)編目
    編目是指編制歸檔文件目錄。歸檔文件目錄以件為單位，按室編件號(hào)順序逐條編目，一件只體現(xiàn)一個(gè)條目。包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。
    歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)，一般一年一本。歸檔文件目錄封面可設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問題)等項(xiàng)目。

    (6)裝盒
    裝盒是將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝于檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目的過程。檔案盒由檔案行政管理部門監(jiān)制。
    檔案盒封面項(xiàng)目僅有:全宗名稱。
    檔案盒盒脊項(xiàng)目包括全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問題)、