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資料管理系統(tǒng)加工的意義有哪些
進入21世紀，隨著科學技術迅猛發(fā)展、知識經(jīng)濟初見端倪，全球化與信息化已成為世界經(jīng)濟發(fā)展的必然趨勢。據(jù)統(tǒng)計，近幾年紙質文檔每年以46%的速度增長。政府、企業(yè)、事業(yè)單位等都存在著大量的歷史和現(xiàn)行的文檔，面對如此多的紙質文檔需要管理大感頭痛，傳統(tǒng)的手工管理方式，極容易產(chǎn)生缺、漏、失的情況，往往要找到一份文檔，需要很長的時間，查找利用很不方便。伴隨著節(jié)能環(huán)保無紙化辦公、電子閱讀室、數(shù)字化檔案館等建立的需求，把這些紙質文檔通過檔案數(shù)字化加工后，成為可檢索的圖像文件，存儲在硬盤、光盤等載體上，并采用數(shù)字資料管理軟件進行管理，使檔案信息資源能夠準確、方便、快捷地的查詢和利用，成為政府、學校、企業(yè)集團、金融等行業(yè)的無形資產(chǎn)。
檔案數(shù)字化加工的意義有哪些？
①提高工作效率，降低檔案利用成本
數(shù)字化加工項目完成后，社會公眾(開放檔案)和單位的各級領導、各部門或下屬單位都能通過數(shù)字化資料管理軟件即時查詢利用所需要的電子文檔數(shù)據(jù)原文(件)信息，避免了傳統(tǒng)檔案利用方法對檔案資料實體的多次輾轉所造成的大量時間浪費和重復勞動現(xiàn)象，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。
②最大限度保管和保護庫存檔案實體安全
由于傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理，不僅占用了大量的庫存空間，而且利用仍需到庫房，管理成本高，檔案易受損，如紙張發(fā)黃、發(fā)粘、發(fā)脆等。因此目錄級檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問題。實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理可以通過權限控制直接在網(wǎng)上查閱打印，減少了對庫存檔案的調閱次數(shù)和復印次數(shù)，降低了庫存檔案的老化速度，解決了檔案反復借閱利用和檔案保管的矛盾，從而可以最大限度地對庫存檔案進行有效的保管和保護，確保檔案實體安全。
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