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資料管理系統(tǒng)發(fā)展過程中遇到的一些問題？

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  •    現(xiàn)在資料管理系統(tǒng)也被很多企業(yè)重視，有些企業(yè)已經(jīng)開始使用起來啦，但是資料管理系統(tǒng)在發(fā)展中還是存在一些不完善，會出現(xiàn)這樣那樣的問題軟件的自動化管理、智能化管理功能較差自動化管理是計算機管理系統(tǒng)的優(yōu)勢和發(fā)展趨勢所在，是一個需要始終加強的基本點。因此，計算機軟件設(shè)計者熱衷于在自動化方面做文章，并努力向智能化靠攏，實現(xiàn)以“電腦”代替人腦的人類美好愿望。文檔管理軟件的設(shè)計者們同樣如此。從公文輸中的自動催發(fā)、自動轉(zhuǎn)發(fā)，到檔案的自動歸檔、自動組卷、自動標(biāo)引，甚至自動著錄、自動鑒定和自動銷毀，都是文、檔管理軟件設(shè)計者一直在著力攻克的方向。盡管一些軟件產(chǎn)品標(biāo)榜自己已經(jīng)實現(xiàn)了其中的某些方面，實際情況卻不能令人滿意。許多“自動化”管理環(huán)節(jié)不是效果太差，就是功能上有所欠缺，文、檔人員使用起來不“順手”，也無法完全寄予信任，需要“人工干預(yù)”的地方還有很多。以自動著錄為例，現(xiàn)代文件著錄是一種全面的過程化的著錄，需要軟件自動捕獲或提取諸如文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景等很多方面的信息，以維護電子文件的真實性、可讀性、可靠性。然而目前軟件大多僅僅著錄題名、作者、時間等幾個項目就算大功告成，仍然模擬原先的手工著錄，這種“自動著錄”顯然不能滿足電子環(huán)境下檔案工作自動化管理的要求檔號不統(tǒng)一，可讀性差  譬如：檔號是一份歸檔文件的惟一識別符號，它在資料管理系統(tǒng)中起著關(guān)鍵字段的作用。在資料管理系統(tǒng)中，檔號對該軟件的通用性、檢索的查準(zhǔn)率、查全率起著至關(guān)重要的作用。而一種軟件的通用性、查準(zhǔn)率、查全率正是衡量該軟件質(zhì)量及可推廣性的重要指標(biāo)。目前，已經(jīng)推廣的幾套管理軟件中就存在檔號不統(tǒng)一、可讀性差的問題。通過制定標(biāo)準(zhǔn)，樹立全局意識，增強檔號的可讀性，降低其專業(yè)性。設(shè)想檔號的編制，可借鑒身份證號碼對數(shù)位分段的方法，使每一份文件在全國的檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)內(nèi)僅有惟一的一個識別符號。使我們一看到某個檔號，就知道該文檔屬于哪一個省、哪一個市、哪一個單位、哪一年、哪一類的問題。其中全宗號和分類號在盡量減少重碼的情況下，可采用類似拼音碼的方法以增強不同區(qū)域查檔人員的可讀性，或在資料管理系統(tǒng)中開辟一個行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化說明窗口，并示以凡例，使得操作人員和利用者在使用該軟件或聯(lián)接到該網(wǎng)站時能方便地看懂文件檔號的每一段數(shù)位所代表的含義，并且能夠通過模仿凡例，自己寫出所查檔案的檔號，并以此檔號查得所需檔案。這就要求在巧妙合理編制檔號每一位數(shù)位時，要結(jié)合計算機應(yīng)用技術(shù)考慮到檔號的完備性和易讀性。應(yīng)用在此基礎(chǔ)上編制的檔號，就會避開采用目前管理軟件中“多途徑查詢”這種看似科學(xué)實際繁雜低效的方法，使得每位利用者都盡量直接使用檔號查詢，以提高查找效率。
     

    • 發(fā)布：2007-04-15 11:37    編輯：泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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