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資料管理系統(tǒng)極大提高企業(yè)檔案管理效率
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大家都知道，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案是一種無(wú)形的資產(chǎn)，對(duì)企業(yè)的生存發(fā)展起著很重要的作用。如果檔案資源利用的好，可以加速企業(yè)發(fā)展，同樣，如果忽視了檔案的重要性，那么有可能使得企業(yè)發(fā)展滯后。所以越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)始重視檔案管理工作，開(kāi)始充分利用資料管理系統(tǒng)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行有效管理。
資料管理系統(tǒng)，就是針對(duì)企業(yè)各種文書(shū)檔案及人事檔案進(jìn)行綜合管理的一種現(xiàn)代化檔案管理工具，泛普軟件資料管理系統(tǒng)針對(duì)以往企業(yè)檔案管理的種種弊端進(jìn)行了人性化的設(shè)計(jì)，不僅簡(jiǎn)化了企業(yè)檔案管理的操作流程，也極大的提高了企業(yè)的檔案管理效率，為企業(yè)的檔案管理現(xiàn)代化奠定了良好的基礎(chǔ)。
傳統(tǒng)的檔案管理都是采用人工紙質(zhì)管理模式，所有的檔案都是經(jīng)過(guò)專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員整理歸檔，然后根據(jù)不同的類(lèi)別進(jìn)行相應(yīng)的存放保管。這種管理模式存在很大的弊端：隨著企業(yè)快速發(fā)展，企業(yè)的檔案更替會(huì)變得更多頻繁和多樣化，管理上也帶來(lái)了更大的隱患，不僅數(shù)據(jù)更新不及時(shí)，而且查找起來(lái)也非常麻煩，耗費(fèi)了人力物力不說(shuō)，效率還非常低。而且隨著時(shí)間的推移，還會(huì)導(dǎo)致檔案信息的丟失，比如某個(gè)檔案都有哪些附件?這些附件都有什么內(nèi)容?都放在了哪個(gè)地方等都無(wú)法進(jìn)行定位，久而久之就慢慢的遺失了，給企業(yè)帶來(lái)了極大的經(jīng)濟(jì)損失。
資料管理系統(tǒng)，就是通過(guò)借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，把企業(yè)檔案的相關(guān)信息錄入到軟件，用現(xiàn)代化的存儲(chǔ)方式來(lái)進(jìn)行企業(yè)檔案的科學(xué)管理。相比傳統(tǒng)的檔案管理方式，電子資料管理系統(tǒng)不僅可以把企業(yè)的檔案相關(guān)信息記錄到軟件里面，還能針對(duì)各個(gè)檔案的基礎(chǔ)信息進(jìn)行及時(shí)更新。打個(gè)比方，某個(gè)檔案都有哪些附件，某個(gè)檔案今天都被誰(shuí)借閱了，被借閱的檔案是否已歸還等等，在軟件里面都能一目了然。由此可見(jiàn)，實(shí)施電子化的資料管理系統(tǒng)，不僅確保了企業(yè)檔案信息的安全性，也為企業(yè)的檔案管理提供了極大的便利，極大的提高了企業(yè)檔案管理效率。
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