多部門項目進度管理系統(tǒng)

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　　項目管理是針對項目的特點而形成的一種管理方式，因而，其適用對象是項目，特別是大型的、復雜的項目。鑒于項目管理的科學性和高效性，有時人們會將重復性“運作”中的某些過程分離出來，加上起點和終點當作項目來處理，以便在其中應用項目管理的方法，這實際上就是“項目化管理”的基本理念。

　　一、多部門項目進度管理存在的問題

　　1、項目成員互相踢皮球。在跨部門協作中，由于項目任務不屬于部門任務，與部門利益無關，“踢皮球現象”經常發(fā)生，項目經理往往需要花費大量時間跟蹤負責人和任務狀態(tài)。造成這種現象的主要原因是項目經理在項目開始前沒有把任務和負責人一一綁定?？赡軐е马椖砍蓡T對任務認知不清，產生非主觀的互相“踢皮球”;如果項目任務的責任人不夠明確，一些項目成員就會心存僥幸，推卸責任。

　　2、多個任務并行導致的時間沖突。在基于項目的運作模式下，項目成員往往有多個項目，但項目經理并不了解項目成員在其他項目中的工作安排和任務進度狀態(tài)，導致分配給項目成員的任務存在時間沖突。人們承擔的任務太多，工作超負荷，導致任務不能按時完成，最終拖垮整個項目的進度。

　　3、溝通成本高。項目經理和成員之間往往需要溝通，但專業(yè)和視角的差異會增加溝通的難度或降低信息的準確性，從而增加溝通成本。如果對項目所涉及的崗位有一定的了解，項目經理可以更合理地安排項目任務，更準確地溝通項目信息和進度，更科學有效地處理項目風險和問題，項目的成功率也會提高。

　　二、多部門項目進度管理的有效措施

　　1、制定科學的項目計劃

　　成員之間責任明確，在跨部門項目協作中，要想減少成員間互相推諉的現象，需要項目經理有一個科學合理的項目計劃作為支撐，合理安排項目任務，將項目任務對應到具體負責人，并及時告知和提醒。每個任務的計劃開始時間、計劃完成時間、要求工作時間、任務負責人一目了然，項目任務的進度狀態(tài)也有顯示。一旦任務延期，項目經理可以找相應的負責人了解情況。

　　2、合理分配資源

　　跨部門協作，資源經理要非常注意項目成員的任務飽和度，以免項目成員不能按時完成任務，影響整個項目的進度。將員工信息和整個企業(yè)的狀態(tài)輸入到項目管理工具中，并分配和管理系統(tǒng)上的資源。該系統(tǒng)將幫助記錄和管理資源狀態(tài)，并且資源管理的靈敏度將更高。

　　3、加強監(jiān)督管理

　　跨部門項目協作具有復雜性和不確定性的特點，更需要充分發(fā)揮項目經理的監(jiān)督職能，及時掌握和反饋項目信息，了解項目的健康狀況。在項目管理中，項目信息主要以工時和費用量化——項目成員匯報工時，可以顯示任務完成情況，支持項目進度的更新;申報實際支出可以提供項目的實際支出數據，為管理者分析項目的財務狀況提供依據。

　　通過使用專業(yè)的項目管理工具，可以對這些信息進行系統(tǒng)化處理，提高數據反饋的速度和信息處理的科學性。以工作時間數據為例，當項目成員報告在哪個任務上花了多少時間時，系統(tǒng)會將數據正則化給項目經理，更新項目的狀態(tài)，幫助項目經理分析決策。

　　三、泛普軟件-項目進度管理系統(tǒng)的價值

　　1、促進計劃內容的完善

　　項目的人太多了，項目經理有必要制定一個詳細的計劃。項目經理可以使用項目管理工具來制定項目計劃。明確任務的起止時間，明確任務負責人。

　　2、了解成員的工作情況

　　任務完成后，項目經理需要了解項目的進展。項目經理通過甘特圖將任務分配給項目成員，項目成員在完成任務后會對任務進行反饋。

　　3、調整工作安排，合理利用資源

　　如果項目組有幾個人或者幾十個人，那么前期完成和后期完成可能會有差別。前期完成不能閑著，后期完成會耽誤。這時候項目經理就需要調整工作了。然后這個跟蹤結果和數據可以幫助項目經理完成這個工作。

　　4、促進項目經理對人員的了解

　　工作分解后，要根據個人的特長來分配工作，因為特長就是效率。所以項目經理必須了解項目成員的情況。即使一開始不知道這個情況，這個信息也會很快在跟蹤中體現出來。也就是說，跟蹤提示項目經理對成員進行評估，評估可以以此為依據。

　　專業(yè)的項目管理工具輔助跨部門項目協作，建立項目管理信息系統(tǒng)，有助于提高跨部門協作的科學性:制定科學的項目計劃，并通過系統(tǒng)分配到個人，可以使跨部門協作清晰有序;通過實時的資源調度和狀態(tài)表，項目成員的工作飽和度一目了然;利用敏感的信息反饋系統(tǒng)了解工程狀態(tài)，可以使工程監(jiān)理更有效率。