女CFO4個(gè)月解決IT三難題

馬湘冬之前看過一些樣板企業(yè)，也有過一年的選型經(jīng)驗(yàn)，對(duì)ERP了解較透。她向IT168記者介紹："SAP初始配置復(fù)雜，人力耗費(fèi)多，實(shí)施周期長，應(yīng)用在我們這類中型企業(yè)（公司年銷售額5000萬元）身上，失敗的風(fēng)險(xiǎn)很大。"

SAP被拒之門外。而對(duì)于定制化，馬湘冬也不敢茍同："我的原則是，盡量少用定制化。個(gè)性化需求過多，軟件廠商無法照做，成本居高不下不說，即使上線了，升級(jí)換代也難。這是其一。定制化軟件實(shí)施難度高，周期長，如果超出一定的時(shí)間段，嚴(yán)重一點(diǎn)會(huì)影響到企業(yè)的生存和發(fā)展。"

幾番思量，馬湘冬選擇了用友U8的標(biāo)準(zhǔn)化管理軟件，同時(shí)附加了公司20%的定制化需求。對(duì)用友做出4點(diǎn)具體要求：

強(qiáng)化基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的規(guī)范統(tǒng)一，固化業(yè)務(wù)流程；以銷售訂單為中心，歸集成本和計(jì)算利潤，全程跟蹤以銷售訂單號(hào)為線索的收發(fā)料統(tǒng)計(jì)；運(yùn)行MRP，能準(zhǔn)確計(jì)算出采購計(jì)劃、委外計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃，盡可能使計(jì)劃能安排好采購、委外加工、生產(chǎn)等工作；銷售能進(jìn)行快速報(bào)價(jià)。

一套方案解決報(bào)價(jià)成本物料三難題

用友顧問團(tuán)隊(duì)針對(duì)上述問題，迅速拿出了一套解決方案。

①把涉及核算和統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)檔案，諸如存貨分類、存貨、計(jì)量單位、倉庫、物料清單等等，統(tǒng)一管理；以銷售訂單為中心，驅(qū)動(dòng)后續(xù)業(yè)務(wù)的執(zhí)行，如原料采購、生產(chǎn)領(lǐng)料、成品入庫、發(fā)貨、出庫、結(jié)算、開票等，實(shí)現(xiàn)帳帳對(duì)應(yīng)、財(cái)務(wù)和物流的信息統(tǒng)一。

②針對(duì)采購價(jià)格不會(huì)隨便波動(dòng)的情況，在U8系統(tǒng)中采用"供應(yīng)商存貨價(jià)格表"功能，在填制采購單據(jù)（訂單、到貨單、發(fā)票）時(shí)，可以設(shè)置從供應(yīng)商存貨價(jià)格表中取價(jià)，做到既準(zhǔn)確又高效。

③通過生產(chǎn)訂單子件修改功能，處理設(shè)計(jì)BOM與生產(chǎn)BOM不一致的問題。當(dāng)企業(yè)設(shè)計(jì)人員確定產(chǎn)品BOM后，由于客戶需求變更，需要根據(jù)改動(dòng)后的BOM生產(chǎn)，通過生產(chǎn)訂單中"已審核生產(chǎn)訂單修改"功能，進(jìn)行BOM的維護(hù)，最終與客戶要求一致，從而避免返工現(xiàn)象發(fā)生。

④使用成本管理模塊，快速、準(zhǔn)確獲得產(chǎn)品的成本，協(xié)助決策。成本管理模塊可以按照產(chǎn)品來歸集成本，通過定義相應(yīng)的成本核算方法、存貨數(shù)據(jù)來源、人工費(fèi)用來源、制造費(fèi)用來源、折舊費(fèi)用來源、其他費(fèi)用來源以及各種費(fèi)用分配率等基礎(chǔ)設(shè)置，在相應(yīng)數(shù)據(jù)生成后，通過成本計(jì)算即可得到相應(yīng)產(chǎn)品的成本數(shù)據(jù)，較之以往手工方式，既快速又準(zhǔn)確。

如果要求更加明細(xì)的話，還可以歸集某張生產(chǎn)訂單的成本等進(jìn)一步核算。通過成本管理中"生成計(jì)劃成本"的功能，根據(jù)BOM和以往期間歸集過的相應(yīng)"人工費(fèi)、制造費(fèi)用、折舊費(fèi)"等錄入后，生成計(jì)劃成本，進(jìn)行相應(yīng)產(chǎn)品的快速模擬報(bào)價(jià)。

⑤工序委外的產(chǎn)品的成本、費(fèi)用歸集法。將需要工序委外的產(chǎn)品的待加工原材料發(fā)給委外加工商，將可能的各類加工費(fèi)用均設(shè)置成一個(gè)虛擬物料。供應(yīng)商加工完畢后，要入庫時(shí)，將加工費(fèi)和原出庫材料一并入庫，加工費(fèi)即為虛擬物料的材料價(jià)格，再在倉庫中組裝成品。3種費(fèi)用則設(shè)置3個(gè)虛擬物料，處理方法一樣，從而完成多道工序委外的成本歸集問題。

⑥存貨的供需政策，即各存貨的供應(yīng)方式，本項(xiàng)目中所有存貨的供應(yīng)均采用"LP"方式。本欄位為需求規(guī)劃系統(tǒng)，規(guī)劃計(jì)劃訂單之用。LP（Lot Pegging）：表示批量供應(yīng)法，按各時(shí)間的凈需求分別各自供應(yīng)。所有凈需求都不合并，按不同銷售訂單生成計(jì)劃訂單。

這種方式可使供需對(duì)應(yīng)關(guān)系明朗化，庫存較低，但供應(yīng)批量可能偏低，達(dá)不到經(jīng)濟(jì)規(guī)模。但它可實(shí)現(xiàn)按照銷售訂單號(hào)，來跟蹤訂單產(chǎn)生的所有存貨出入庫的情況。

"LP"便于核算出每張銷售訂單的材料成本，便于企業(yè)分析銷售訂單的成本、利潤情況，并參照最近的歷史數(shù)據(jù)，幫助企業(yè)針對(duì)類似訂單進(jìn)行快速模擬報(bào)價(jià)，進(jìn)而幫助銷售訂單的決策處理。

4個(gè)月系統(tǒng)上線 實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目預(yù)期目標(biāo)

用友ERP實(shí)施項(xiàng)目從2006年10月啟動(dòng)，至2007年2月，歷時(shí)4個(gè)多月，先后完成了項(xiàng)目培訓(xùn)、業(yè)務(wù)調(diào)研、方案準(zhǔn)備、方案測(cè)試、靜態(tài)和動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、模擬運(yùn)行以及切換上線等階段性項(xiàng)目任務(wù)。

上海板機(jī)液壓設(shè)備有限公司ERP正式上線，開始應(yīng)用U8系統(tǒng)的公用資料、采購管理、銷售管理、庫存管理、存貨核算管理、總帳、UFO報(bào)表、固定資產(chǎn)、需求規(guī)劃、物料清單、生產(chǎn)訂單等子系統(tǒng)，來完成日常管理工作。

①依托成本管理進(jìn)行快速模擬報(bào)價(jià)。參照產(chǎn)品的材料清單和材料的參考進(jìn)價(jià)，加上一定人工費(fèi)用以及銷售加成率，以前銷售報(bào)價(jià)需要一到兩個(gè)星期完成。

計(jì)劃成本功能計(jì)算的主線索是"產(chǎn)品結(jié)構(gòu)（或物料清單）"中定義的關(guān)系，材料及半成品的消耗數(shù)據(jù)均取自"產(chǎn)品結(jié)構(gòu)（或物料清單）"，再通過對(duì)歷史數(shù)據(jù)的總結(jié)和分析，以及定義產(chǎn)品的計(jì)劃成本，通過輸入材料計(jì)劃價(jià)，計(jì)劃人工費(fèi)用、服務(wù)計(jì)劃價(jià)和單位產(chǎn)品費(fèi)用耗用量，系統(tǒng)自動(dòng)生成產(chǎn)品的單位計(jì)劃成本，為企業(yè)搶占市場(chǎng)先機(jī)提供支持。

從設(shè)計(jì)到投產(chǎn)下料，環(huán)環(huán)相扣，改變了生產(chǎn)的被動(dòng)局面，提高了工作效率。通過生產(chǎn)訂單子件修改功能，調(diào)整了研發(fā)BOM和生產(chǎn)BOM兩者的差異，既減少了研發(fā)人員的工作量，又起到指導(dǎo)生產(chǎn)發(fā)料的作用。

②從事后統(tǒng)計(jì)到實(shí)時(shí)控制，優(yōu)化物流業(yè)務(wù)流程，強(qiáng)化追溯管理。公司存貨收發(fā)料以補(bǔ)單為主，即事后做對(duì)應(yīng)的系統(tǒng)單據(jù)，未通過系統(tǒng)的數(shù)據(jù)來指導(dǎo)業(yè)務(wù)，僅起到核算的作用。系統(tǒng)上線后，對(duì)整個(gè)物流的管理流程都進(jìn)行了嚴(yán)格定義，出入庫存均有對(duì)應(yīng)的銷售訂單號(hào)，當(dāng)天單據(jù)當(dāng)日必須結(jié)清，既控制了流程，也對(duì)指導(dǎo)計(jì)劃起了大的幫助。

③有效控制生產(chǎn)成本。原來公司生產(chǎn)領(lǐng)料隨意性大，生產(chǎn)結(jié)束后才能比較成本是超支還是節(jié)約，生產(chǎn)過程的成本難以控制?，F(xiàn)在，車間生產(chǎn)領(lǐng)用材料時(shí)，依據(jù)生產(chǎn)訂單定額領(lǐng)用材料，在實(shí)務(wù)操作中一般打印2張單據(jù)，"生產(chǎn)訂單通知單"和"生產(chǎn)訂單領(lǐng)料通知"。前者說明要生產(chǎn)哪些產(chǎn)品，后者說明領(lǐng)料的依據(jù)，從而有效控制生產(chǎn)過程的材料成本。(it168)