IT外包八大差距

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大部分IT主管希望通過(guò)外包來(lái)節(jié)省時(shí)間和成本，提高運(yùn)作效率。但在管理控制的同時(shí)，還是需要注意回避一些風(fēng)險(xiǎn)。

大部分的信息主管將IT部分功能外包，或至少認(rèn)真地考慮過(guò)這一問(wèn)題。對(duì)大多數(shù)業(yè)務(wù)來(lái)說(shuō)，IT外包在財(cái)務(wù)上更有意義，特別是當(dāng)削減成本成為企業(yè)的首要目標(biāo)時(shí)更是如此。但這種傳統(tǒng)想法正確嗎？看一下傳統(tǒng)想法的某些缺陷，并與現(xiàn)實(shí)的實(shí)際做法做一比較。

比較一：外包的業(yè)務(wù)范圍

傳統(tǒng)想法：合適的外包是將員工不想處理的業(yè)務(wù)或沒(méi)有競(jìng)爭(zhēng)力的領(lǐng)域外包。

實(shí)際情況：研究表明，外包首選的是應(yīng)用程序開(kāi)發(fā)，因?yàn)樗M(fèi)時(shí)又復(fù)雜，而許多國(guó)外和國(guó)內(nèi)的外包商又精于此道。與其讓自己的員工多年從事某個(gè)項(xiàng)目，還不如讓外包商去做這種開(kāi)發(fā)工作，還可增加靈活性。桌面計(jì)算機(jī)PC支持和互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)也位于外包的前列。

比較二：外包的意義

傳統(tǒng)想法：外包為IT部門(mén)節(jié)約時(shí)間和部分金錢(qián)。

實(shí)際情況：時(shí)間與金錢(qián)是大多數(shù)經(jīng)理們?yōu)槠髽I(yè)尋求外援的主要原因，盡管如此，他們卻經(jīng)常得不到想要的結(jié)果。那么，如果你不能大量節(jié)約成本，又期望能從外包中得到什么呢？

●關(guān)注核心競(jìng)爭(zhēng)力。
●更快地實(shí)施項(xiàng)目。
●無(wú)須雇用或進(jìn)行培訓(xùn)，就能得到新的技能和最先進(jìn)的技術(shù)。
●經(jīng)驗(yàn)：外包商可能已成功處理了困擾你員工的棘手問(wèn)題。
●低投資成本：外包商可以取得你的基礎(chǔ)設(shè)施的部分所有權(quán)和管理。
●補(bǔ)充支持：供應(yīng)商可以將規(guī)模經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)到你的組織中來(lái)。
●控制運(yùn)行成本：供應(yīng)商協(xié)議清楚地表明了費(fèi)用，消除了臆測(cè)的成分。
●改進(jìn)了服務(wù)，以及對(duì)客戶、業(yè)務(wù)伙伴和內(nèi)部使用者的支持。

比較三：外包的成本分析

傳統(tǒng)想法：外包是行得通的，因?yàn)樽尵邆涮厥饧寄艿耐獍藛T處理一個(gè)項(xiàng)目，比雇傭或培訓(xùn)員工更廉價(jià)。

實(shí)際情況：外包的意義不僅僅是節(jié)約成本。雙方在計(jì)算成本上會(huì)有一些出入：為了贏得合同，外包商經(jīng)常夸大成本削減的可能，而發(fā)包方常常忽視了外包可節(jié)省一些額外的成本。

進(jìn)行成本－－效益分析時(shí)要充分考慮以下幾點(diǎn)：

雇傭：減少招收新員工的高成本。

效率：外包商可以利用規(guī)模經(jīng)濟(jì)，實(shí)現(xiàn)你公司無(wú)法實(shí)現(xiàn)的成本節(jié)約。

培訓(xùn)：一項(xiàng)網(wǎng)絡(luò)研究表明，要趕上用于大型網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的思科最先進(jìn)的路由器的變化，每人每年要花5,000美元，這筆開(kāi)支完全可以通過(guò)外包節(jié)省下來(lái)。

多供應(yīng)商：這一點(diǎn)與培訓(xùn)類(lèi)似，因?yàn)楣?yīng)商越多，你擁有的技術(shù)種類(lèi)就越多，人員配置的費(fèi)用就越高。

比較四：外包合同的靈活性

傳統(tǒng)想法：決定要慎重，因?yàn)橐坏┠愫灹撕贤筒荒芑氐皆瓉?lái)的狀況了。

實(shí)際情況：大多數(shù)外包合同中包含取消條款，或是合同期短到足以讓不滿意的客戶在定期審議后將某些外包功能拿回來(lái)。情況和需求可以是變化的，IT的預(yù)算可以增加，從而使得再去做先前外包出去的工作變得可行。

要在一個(gè)動(dòng)態(tài)的基礎(chǔ)上，對(duì)供應(yīng)商工作做定期評(píng)估，可以問(wèn)以下問(wèn)題：

●供應(yīng)商按照承諾的做了嗎？

●合同是否是經(jīng)濟(jì)有效的？

●外包是否比預(yù)期的，或比你能節(jié)約的占用了更多管理時(shí)間？

●你的IT預(yù)算以及業(yè)務(wù)前景如何？

●外包是否引發(fā)員工的信心問(wèn)題？

比較五：外包效率的提高

傳統(tǒng)想法：外包帶給許多公司相當(dāng)大的紅利，所以它是值得的。應(yīng)當(dāng)考慮將其作為在必要時(shí)采用的一個(gè)可行的工具。

實(shí)際情況：這一想法在很大程度上是對(duì)的，然而，不幸的是，大多數(shù)經(jīng)理們認(rèn)為事實(shí)并不盡如此。

IT經(jīng)理Rainer Mueller說(shuō)："有時(shí)候，在合同結(jié)束后，事情出錯(cuò)了，但是我們不能再把外包商招回來(lái)，不得不再請(qǐng)別人來(lái)解決問(wèn)題，"但總的來(lái)講，根據(jù)他的經(jīng)驗(yàn)，外包是有利可圖的。

如何提高成功概率？

●與外包商一起工作，不要只是告訴他們?cè)撟鍪裁?，然后就甩手走了?/FONT>

●定期對(duì)服務(wù)協(xié)議進(jìn)行評(píng)估，確保它們?nèi)匀慌c你的目標(biāo)和期望相吻合。

●不要對(duì)利潤(rùn)太過(guò)計(jì)較。

比較六：外包關(guān)系

傳統(tǒng)想法：什么事都不會(huì)出錯(cuò)，我們拿到了"鐵板釘釘"的合同。

   實(shí)際情況：Dun & Bradstreet最近調(diào)研發(fā)現(xiàn)，大約25%的外包關(guān)系在兩年之內(nèi)破裂，而在5年之內(nèi)有一半破裂。這其中的主要原因是，許多外包商不能完全實(shí)現(xiàn)他們被雇傭時(shí)所要求做的工作。

那么，如何避免這種情況呢？
●在外包前對(duì)需求進(jìn)行評(píng)估。
●確保在合同中明確地表達(dá)需求。
●訂立服務(wù)水平協(xié)議，明確供應(yīng)商業(yè)務(wù)、每項(xiàng)服務(wù)的價(jià)格、預(yù)期結(jié)果、績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)，以及未達(dá)目標(biāo)時(shí)的懲罰措施。
●定期地對(duì)績(jī)效進(jìn)行評(píng)審。
●將業(yè)務(wù)目標(biāo)放入服務(wù)水平協(xié)議，從而讓供應(yīng)商理解你的優(yōu)先需求。
●考慮簽訂隨滿意程度而變化的工資率合同，向供應(yīng)商提供激勵(lì)手段。

比較七：評(píng)估外包商

傳統(tǒng)想法：合同看上去很好，因此，我們與這家公司合作很有信心。

實(shí)際情況：不要匆忙做任何事情。如果你想讓一切都有一個(gè)完美的結(jié)局，那么，對(duì)未來(lái)的合作伙伴多點(diǎn)時(shí)間與精力進(jìn)行評(píng)估。

確定的合同期、服務(wù)水平協(xié)議以及績(jī)效保障，應(yīng)是業(yè)務(wù)技術(shù)人員與外包供應(yīng)商談判時(shí)首先考慮的問(wèn)題。在簽合同前，還要評(píng)估幾個(gè)事情，包括：對(duì)你行業(yè)的了解程度，供應(yīng)商的管理技能；將要安排在你的項(xiàng)目上的人員；以及技術(shù)專長(zhǎng)（供應(yīng)商可能有好的人員，但他們得到最新的培訓(xùn)和技能了嗎？）。

比較八：外包決策的參與方

傳統(tǒng)想法：只有最高IT主管能夠?qū)κ欠裢獍鰶Q策。

實(shí)際情況：從IT角度看，外包也許是一個(gè)戰(zhàn)術(shù)決定，但由于它會(huì)影響企業(yè)戰(zhàn)略，兩種觀點(diǎn)都需呈現(xiàn)在決策層中。

所有的持股人應(yīng)參與進(jìn)來(lái)，公司的許多部門(mén)可能依賴于即將外包的功能，因而應(yīng)該商量著辦。另外，要檢驗(yàn)所有的優(yōu)點(diǎn)和缺陷。外包可能節(jié)省資金，但其它因素，比如對(duì)客戶的影響，可能比對(duì)金錢(qián)的考慮更為重要。

要想成功，外包必須是一個(gè)雙贏戰(zhàn)略，雇用外包商應(yīng)給組織帶來(lái)價(jià)值。在你開(kāi)始這一過(guò)程前，要做一個(gè)深入的成本－－效益分析。如果分析結(jié)果有保障的話，那就考慮外包。(IT168)