CIO巧用零基預算法

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　　在如此嚴峻的經濟形勢下，CIO應該如何編制IT預算呢? 一個重要模式就是零基預算法。

　　近日，據(jù)高盛調查顯示由于全球經濟放緩，預估全球約65%的企業(yè)在2009年削減了IT預算，30%的企業(yè)暫停了可隨意支配的IT經費。面對此番光景，即便是財大氣粗的公司的CIO也不得不早做準備。事實上，對于CIO來說2008年的情況還不算太糟糕，因為IT預算是上一個財年結束前就做好的，大部分企業(yè)還不至于中途大幅削減IT支出，不過即將來到的2009年情況卻變得嚴峻起來，因此不少CIO都需要做好節(jié)衣縮食的打算。

　　常用的IT預算編制模式的弊端

　　預算由兩個字組成，后面一個是“算”字，代表預算確實能夠幫助企業(yè)算清將要支出的資金，避免支出失控。但是預算兩個字中，更重要其實是前面那個“預”字。古人云：凡事預則立，不預則廢，說的就是這個“預”的重要性。“預”就是要提高計劃性，要未雨綢繆，要根據(jù)需求提前安排好IT資源的配置。

　　常用的IT預算編制模式主要有兩種模式。一是漸進增長式預算模式，這種編制方式相對簡單。就是在上一年的IT預算基礎上，結合企業(yè)業(yè)務增長需求率和IT支出的增長率，做出相應變動即可，因此也稱為基數(shù)漸進增長預算模式。在這種漸進預算框架中，最重要的是預算基數(shù)，就是上一年的支出數(shù)額。這種模式也是目前占據(jù)主導地位的模式，但隨著經濟危機的越來越嚴重，這種預算模式已經不能滿足現(xiàn)實需求了。另一種是規(guī)劃計劃預算模式，這是自上而下的程序作業(yè)，是先根據(jù)企業(yè)的業(yè)務規(guī)劃出IT規(guī)劃計劃,然后再細化和分解成IT預算方案,這是以規(guī)劃分解為預算基礎。這種方式主要是以計劃為導向的，將中長期的計劃轉化為每年的預算，但俗語說計劃不如變化快，因此當計劃的可行性變化時會對預算產生很大的影響。

　　在經濟危機來臨之前，許多CIO一直采用基數(shù)增長進行編制預算。這種預算編制方法是首先確定上年度的基數(shù)，然后在上年度支出基數(shù)的基礎上，考慮下一年度影響各項支出的因素，按一定的增長比例確定IT預算。這種傳統(tǒng)的預算編制方法的邏輯依據(jù)是：一是上一年的每個IT項目支出均為必要，而且都是實現(xiàn)IT目標和任務所必不可少的；二是上一年的每個IT項目支出在下一年度中仍有繼續(xù)進行的必要，充其量只需對其中部份作調整；三是上年的每個IT項目支出均以成本一效益最大的方式來實施的。

　　這種方法特點是較為簡便，易于操作。但主要弊端是IT經費多少不是取決于企業(yè)業(yè)務的發(fā)展需求，而是取決于原來的基數(shù)?；鶖?shù)大的錢多，可以大手大腳；基數(shù)小的事情，經費得不到有效保障。因此，采用基數(shù)法編制預算往往沒有考慮變化了的情況，仍然是在基數(shù)上進行累加或遞增，預算安排與現(xiàn)實情況將不能動態(tài)同步，特別是在09年經濟預期將不容樂觀的情況下,會產生更大的偏差。

　　什么是零基預算法?

　　一般而言，IT預算包括兩方面的內容：一是運行原有IT系統(tǒng)需要的日常費用，另一個是計劃上線新IT項目的費用。事實上，無論是日常費用還是上線新IT項目，如果把IT預算進行細分，不外乎軟件、硬件、安全、咨詢、維護和培訓等六大類，而每部分所占的比例與公司所處的行業(yè)類別及信息化所處階段有關。因此，進行不同IT活動的預算配比，需要依不同企業(yè)而異。

　　那么，在如此嚴峻的經濟形勢下，CIO應該如何編制IT預算呢? 一個重要模式就是零基預算法(Zero-Base Budgeting)。

　　零基預算法，又稱零底預算，其全稱是以零為基礎編制預算的方法。它是指在編制預算時對于所有的預算支出均以零為基底，不考慮以往的情況，只從實際情況上研究和分析每項預算是否有支出的必要和支出數(shù)額的大小。

　　零基預算在編制年度預算時，對各項預算支出均不以上年預算為基數(shù)，一切從零開始，按日常經費和專項經費兩部分重新核定，做到該保留的保留，應取消的取消，確需增加的予以增加。這種預算不對歷史基礎數(shù)據(jù)作修修補補，而是重新審查每項IT活動對實現(xiàn)IT目標的意義和效果，要消除今年存在的費用支出在下一年度就一定存在的習慣性心理。然后在成本效益分析的基礎上，重新排出各項IT活動的優(yōu)先次序，并據(jù)此決定資金和其它資源的分配。

　　零基預算法與傳統(tǒng)的基數(shù)調整預算模式截然不同，主要有以下三個區(qū)別：一是預算的基礎不同，基數(shù)調整預算法的基礎是前一期結果，本期的預算額是根據(jù)前一期的實績調整確定的。零基預算的基礎是零，就是本期的IT預算額是根據(jù)本期IT活動的重要性和可供分配的資金量確定的。二是預算分析的對象不同，基數(shù)調整預算法重點對新增加的IT活動進行成本效益分析，而對與前一期性質相同的IT活動則不再作深入分析研究。零基預算法則不同，它要對本期內所有的IT活動都重新進行成本效益分析。三是預算的著眼點不同，基數(shù)調整預算法主要是控制預算金額的增減，而零基預算除重視金額高低外主要是從IT活動的必要性以及優(yōu)先重要程度來分配有限的IT資金。

　　零基預算可以使CIO沒有現(xiàn)成的框框，不受現(xiàn)行預算執(zhí)行情況的約束，只根據(jù)業(yè)務實際需要對IT項目進行增減，確定IT項目的優(yōu)先次序，避免在原基數(shù)上層層遞加的弊端。因此，和傳統(tǒng)預算編制方法相比，零基預算具有以下優(yōu)點：一是有利于提高CIO的對IT活動必要性的審查意識。零基預算是以“零”為起點觀察和分析所有IT活動的必要性，要解釋為什么需要花這些錢，并且不考慮過去的支出情況。二是進行優(yōu)先級排序，有利于合理分配資金。每項IT活動都需要經過成本效益分析，當對每個IT項目進行優(yōu)先級排序時，就能使有限的IT資金流向更富有成效的IT項目，資金分配會更加合理。

　　編制零基IT預算方案的步驟

　　運用零基預算的方法編制預算,在操作上需要把握好四個步驟：

　?。?）列出所有IT活動明細，逐一分析其必要性

　　單個IT活動預算是IT總預算的基礎。因此，IT部門需要根據(jù)IT目標和具體IT任務，列出所有IT活動明細，這主要是為了弄清IT部門是否已經盡其最大努力清晰其費用支出，也是IT部門證明所做的IT活動必要性的前提。然后，對每項IT活動的目的進行逐一分析其必要性。因為只有CIO都清楚知道每一項IT活動的真實成本是多少，才能管理和控制這些成本的。因此，第一步就是要列出的有的IT活動,這是實行零基測算的前提。

　?。?）成本效益分析，確定各項IT活動的預算標準

　　有了明確的IT活動后，對做預算最大的好處是，可以根據(jù)對企業(yè)業(yè)務發(fā)展的貢獻來對IT活動的作成本效益分析。分析結果應要清晰呈現(xiàn)出實施各項IT活動的成本效益分析對比，以及各項IT活動的詳細資金預算和實施計劃，使CIO能夠清楚地掌握IT建設所投入的各項費用標準（硬件、軟件、咨詢、維護和培訓等）。因此，成本效益分析是確定預算標準有沒有“水份”的關鍵。

　?。?）把IT活動進行優(yōu)先級評估和排序

　　CIO對每一個IT活動的所需費用和所得收益進行審查、分析和評價，權衡輕重，區(qū)分層次，確定先后次序。一般分為三個層次：第一層次是必要的IT活動，即非進行不可的活動；第二層次是需要的IT活動，即有助于提高質量、效益的項目；第三層次是改善工作條件的IT活動。進行成本效益分析的目的在于判斷各個IT活動費用開支的合理程度、先后順序以及對企業(yè)業(yè)務發(fā)展的影響程度。

　?。?）核定及編制綜合總IT預算

　　按照以上辦法分別編制出各個IT活動預算后,再由專門財務預算小組進行復審,對重復、漏編和不合理的IT活動進行調整、取舍和補充,匯總編制成綜合預算表。按照最高優(yōu)先級所確定的預算標準及IT活動的優(yōu)先次序進行分配資金，落實預算。