辦公oa系統(tǒng)行業(yè)分析

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 　　隨著技術的不斷進步， 企業(yè)辦公自動化建設不斷提出更高的需求 ,這就要 求我們不斷總結經驗 ,使用更為先進的技術開發(fā)出成熟實用的系統(tǒng)。文章主要闡 述了辦公自動化系統(tǒng)的功能需求， 以及對系統(tǒng)平臺的要求， 以及如何選擇辦公自 動化產品提出了建議。 定制開發(fā)和購買現有成熟產品可以滿足不同企業(yè)辦公自動 化建設的需求，企業(yè)可以更具自己的實際情況選擇適合自己的辦公自動化系統(tǒng)。、

　　建設一個合適的辦公自動化平臺，在其上建立適應辦公自動化需求的 , 功能 強大的、應用開發(fā)容易的、方便管理的、易于維護的、界面友好的各種應用，是 企業(yè)辦公信息系統(tǒng)成功的關鍵。 系統(tǒng)設計應充分考慮到企業(yè)目前及今后幾年的業(yè) 務發(fā)展需要， 使系統(tǒng)在實施后具有較高的使用價值和較長的生命周期， 系統(tǒng)實施 后，應從各方面提高企業(yè)的信息共享、信息傳遞、信息管理的效率。

　　一、 企業(yè)辦公自動化業(yè)務需求分析

　　1、企業(yè)現狀分析

　　對于地方企業(yè)而言，由于企業(yè)自身信息化基礎比較薄弱，計算機軟、硬件配置較差， 員工的素質也參差不齊， 其經濟實力并不雄厚， 企業(yè)管理和決策者對辦公自動化認識還不足，主要表現在以下幾個方面 :

　　首先，認為辦公自動化即是利用現有的先進設備和技術，將原來的手工模式 轉為電子模式而已，把企業(yè)的辦公自動化與桌面辦公系統(tǒng)如 :office 等混為一 潭，針對現在工作人員的日常工作， 而不愿增加這方面的投入， 而制約了企業(yè)信 息系統(tǒng)的建設。

　　其次，企業(yè)在運作過程中，重視通過優(yōu)化業(yè)務過程的效率來提高生產效率、 提高資金使用效率、加強對財、物管理的 ERP、SCM、CRM等系統(tǒng)，而忽視通過優(yōu) 化管理過程來提高企業(yè)的日常辦公與決策效率、提高企業(yè)反應速度、決策能力、 加強管理過程規(guī)范性的企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)。

　　還有部分企業(yè)決策者為了節(jié)約資金，購買成型的通用辦公自動化軟件，甚至 使用免費的辦公自動化軟件， 但通用的辦公自動化軟件與企業(yè)的實際運作有所差 異，系統(tǒng)維護方面是一大難題，系統(tǒng)運行狀態(tài)及數據有極大的安全隱患。

　　與此同時，企業(yè)為了適應信息革命的要求，提高自身的競爭力，建立符合企 業(yè)特色的辦公自動化信息系統(tǒng)時在必行。

　　2、企業(yè)知識和經驗的共享與轉移

　　知識管理對企業(yè)來說，其作用己經越來越重要了。如何將企業(yè)員工頭腦中的知識和經驗盡快和盡可能地保留在公司的知識庫中，提供多種形式的共享和轉 移，轉化為企業(yè)的智力資源，這對于企業(yè)來說將是至關重要的。

　　3、移動辦公協同辦公

　　企業(yè)普遍存在著部門內和部門間的信息溝通和共享方面的問題， 需要一個信息交流和溝通平臺。 在企業(yè)的運作過程中，存在大量的文檔需要在不同的人員 和部門間簽核流轉， 特別是那些管理水平比較高、 嚴格按照質量認證體系執(zhí)行的 企業(yè)更是如此。

　　4、方便的消息提醒機制

　　系統(tǒng)通過整合電子郵件系統(tǒng)和即時通訊系統(tǒng)為用戶提供電子郵件、 手機短信和即時消息服務。電子郵件的整合方式為單點登錄、統(tǒng)一用戶管理、 WebMail; 即時通訊服務的整合方式為單點登錄、 統(tǒng)一用戶管理、 服務隨系統(tǒng)啟動。 并通過 電子郵件和即時通訊系統(tǒng)的數據接口實現系統(tǒng)中待辦事宜、 催辦督辦、 公告通知 等的郵件、即時消息、短信提醒。

　　5、日常辦公系統(tǒng)化

　　一般在企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)中均包括了企業(yè)日常行政辦公的常用流程， 有效的信息資源利用機制和整合信息的系統(tǒng)，如信息發(fā)布、會議管理、工作計劃、會 議室預定、出差申請、辦公用品管理、財務報銷、文件流程等，以幫助企業(yè)提高 日常辦公的效率。

　　二、 系統(tǒng)應用平臺分析

　　整個系統(tǒng)應通過將各類電子文檔 ( 如:Word 文檔、各種電子表格、圖形、音 視頻、圖像等 ) 、文檔數據庫和關系型數據庫的有效結合， 融合先進的辦公思想、工作流機制， 實現協同工作和知識管理。 在進行協同辦公平臺設計時， 必須首先考慮與管理局整體信息化建設工作的關系， 從整體出發(fā)， 以長遠的考慮進行全面 規(guī)劃，分布實施。 對于協同辦公平臺， 不能簡單的利用現成的辦公軟件產品生搬 硬套，應根據工作的特點和管理局的特殊要求進行具體的分析， 使協同辦公平臺 能夠適合工作的具體要求和工作特點。 同時，協同辦公平臺將成為管理局日常辦 公和內部信息查詢的統(tǒng)一界面，為全體用戶提供真正的現代化辦公環(huán)境。

　　1、穩(wěn)定性原則

　　平臺具有較高的穩(wěn)定性， 采用先進的多層結構設計方法， 提高協同辦公系統(tǒng) 的業(yè)務邏輯處理和響應速率， 支持多用戶、 大批量任務的并發(fā)。 為系統(tǒng)內所有應 用及用戶提供服務， 在主機平臺之上是基于管理局內網的網絡平臺， 主機平臺與 網絡平臺共同組成了支持系統(tǒng)運行的硬件平臺。在硬件平臺之上是由數據庫系 統(tǒng)、數據倉庫系統(tǒng)、 群件系統(tǒng)組成的數據機制， 其中關系型數據庫主要負責管理 其他業(yè)務等關系型數據， 文檔型數據庫系統(tǒng)可管理非結構化數據， 彌補關系型數 據庫的數據管理缺陷等。

　　2、方便部署

　　支持上層應用所需的各種處理機制， 完全支持 Web應用，使得用戶的訪問更 加容易， 提高信息傳遞效率， 為上層應用提供必要的功能模塊， 使應用可以建立 在更高的層面上， 提高系統(tǒng)的可靠性和可擴展性。 建立一個能夠適應長遠業(yè)務要 求和數據管理要求的系統(tǒng)平臺規(guī)劃是系統(tǒng)不斷發(fā)展的基石， 好的系統(tǒng)平臺可以促 進應用系統(tǒng)的完善，適應應用系統(tǒng)的發(fā)展要求。由于 B/S(瀏覽器 / 服務器)模 式的系統(tǒng)在安裝、使用和維護上簡單易行， 普通客戶端只要裝有瀏覽器就能使用， 實現客戶端的“零安裝” ，便于系統(tǒng)的安裝和升級。

　　3、應用管理

　　客戶操作具體任務和活動的管理模塊，負責工作流任務表中任務的分發(fā)管理?？梢詫⒁粋€工作流管理系統(tǒng)中的任務管理器提供給客戶; 同時， 也可以針對 多個工作流產品或者是多個應用系統(tǒng)產品， 編寫通用的任務管理器， 進行系統(tǒng)的 集成。

　　4、安全管理

　　安全管理提供用戶權限、 系統(tǒng)定時斷開、 數據訪問安全等策略和機制。 根據 用戶權限， 過濾應用和信息， 控制用戶對系統(tǒng)的訪問。 系統(tǒng)定時斷開功能就保證 在一定時間內， 用戶在沒有操作的情況下， 自動斷開用戶端與服務端的連接， 幫 助用戶起到自動保護功能。 數據訪問安全可根據業(yè)務流程、 表單和表單域、 信息、 字段等訪問權限設置，控制用戶的訪問。

　　5、方便的二次開發(fā)

　　根據用戶的權限進行個性化定義，形成面對最終用戶的個人辦公管理界面。對于眾多的信息類型和管理系統(tǒng)， 個人辦公平臺將提供一個統(tǒng)一的系統(tǒng)進入界面 和信息查詢界面， 以個性化形式顯示， 使用戶可以通過一個界面完成所有日常辦 公工作和信息檢索工作， 同時保持個人辦公平臺與信息平臺和系統(tǒng)平臺的相對無關性。