OA項目實施的六大注意事項

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辦公自動化(OA)軟件，作為一種信息化的工具，通過統(tǒng)一辦公規(guī)范，加快信息流動，可以有效地提高員工工作效率，降低企業(yè)運營成本。由于它適時地順應了信息技術發(fā)展的潮流，目前已逐漸成為企業(yè)日常運轉的必備工具。

有鑒于此，濟南柴油機股份有限公司配合企業(yè)整體搬遷規(guī)劃，根據(jù)公司信息化建設總體方案的要求，從2004年12月起，開始了濟柴OA項目的實施工作。經(jīng)過近一年時間的辛勤工作，于2005年11月底基本完成項目建設工作，2005年12月1日開始在公司范圍內進行為期一個月的試運行，于2006 年1月1日在公司正式上線運行。

從調研到上線，其間經(jīng)過多次溝通、測試、調整，上線運行以后又根據(jù)各部門用戶的意見添加了多個模塊，部分流程也進行了相應調整。在此，根據(jù)這兩年全程參與該項目實施的工作經(jīng)驗，就實施中各個階段的一些注意事項談一下個人的看法。

一、 調研

在調研階段，比產(chǎn)品調研更重要的是對本企業(yè)各部門重要工作流程和數(shù)據(jù)共享需求的調研。在網(wǎng)絡高度普及的今天，企業(yè)職員往往通過注冊會員、收發(fā)郵件、網(wǎng)絡論壇等都多少對信息系統(tǒng)有所了解，并且很有可能產(chǎn)生過通過使用一種信息化工具來擺脫手工處理那些繁瑣而重復的工作的想法。其實這就是對OA系統(tǒng)功能的一種最基本的需求，仔細了解他們對將來自動化辦公的期望和要求，也就達到了前期功能調研的目的，并且對之后的產(chǎn)品選型及試用也大有裨益。

在產(chǎn)品調研方面要"廣泛撒網(wǎng)，重點撈魚"。首先，要盡可能了解目前市面上的所有產(chǎn)品，其產(chǎn)品資料也是越多越好，最好有演示盤，甚至試用版。這樣，收集的產(chǎn)品資料才能更直觀，也更方便我們了解其功能。其次，應帶有一定標準去了解各產(chǎn)品，這個標準應從前期對本企業(yè)的調研中總結出來，不一定要形成書面材料，但在產(chǎn)品調研過程中要心中有數(shù)。市面上的產(chǎn)品形形色色，數(shù)量不菲，只有這樣才能省時省力地找出幾個符合本企業(yè)需求的重點產(chǎn)品，以備詳細了解和比較，為下面的選型工作打好基礎。

二、 選型

有了前面的工作，這一步只需在上面選定的幾個重點產(chǎn)品中選擇就可以了，但并不比之前的工作輕松，因為這些產(chǎn)品在主要功能實現(xiàn)上差別很小，就好比到了企業(yè)招聘的最后一關面試，取舍更難。以本人尚不算豐富的經(jīng)驗認為，應從以下幾方面多加考慮：

第一，從軟件結構方面考慮，應選擇與單位條件相適應的，這樣對軟件進行修改、擴充和維護時將容易實現(xiàn)。雖然現(xiàn)在的OA系統(tǒng)都是通用軟件，可以隨時根據(jù)用戶的需要對軟件模塊進行增刪修改，但選擇不同的系統(tǒng)，對軟件進行修改的幅度肯定是不同的，從而增加的軟件成本也就高低不一了。從這一點上說，要選擇產(chǎn)品系統(tǒng)組成與企業(yè)需要比較起來最接近的。

第二，從售后服務方面考慮，應選擇能及時提供服務支持的開發(fā)代理商。要從根本上解決服務的保證問題，應盡可能使服務本地化，這樣有利于得到及時服務，而且服務費相對來說也較低，否則越來越高的服務費將成為單位的一個沉重負擔。OA系統(tǒng)在企業(yè)的覆蓋面比較廣，其涵蓋的業(yè)務可多可少，沒有一家企業(yè)的 OA系統(tǒng)在正式上線后就不再進行功能添加和功能完善的;而且OA系統(tǒng)一旦上線，就會成為企業(yè)各部門的日常必需工具，因此，在隨后的時間里，只會越來越凸顯出售后服務的重要性。

第三，從價格方面考慮，多了解，多比較，盡量選出最高的性價比。

三、 試用

做出選擇后，就該進入試用階段了。試用并不是信息部門自己的事情，尤其是關系到工作流的部分，這也是OA系統(tǒng)的核心應用部分，由于信息部門的職員在日常工作中對企業(yè)的工作流程接觸很少，光靠在調研中得到的那些資料對系統(tǒng)中的工作流部分進行簡單的流轉測試，是很難發(fā)現(xiàn)細節(jié)上的問題的。而經(jīng)常接觸企業(yè)工作流程的職員由于對流轉中曾經(jīng)出現(xiàn)的偶然事件有較切身的體會，則往往能發(fā)現(xiàn)在該部分存在的缺漏。以本公司的實施過程為例，雖然我們在開始公司范圍內的試運行之前對系統(tǒng)進行了全面細致的測試，但在隨后的一個月試運行中還是出現(xiàn)了很多預料不到的問題。

四、 溝通

運行中出現(xiàn)了問題要解決，就涉及到了與開發(fā)商方面的溝通問題。這就需要注意兩點：一是內部問題，如果不是小型企業(yè)的話，一般實施項目的基層負責人員至少有兩個，這里所說的內部問題，就是與對方實施人員溝通最頻繁的幾個人一定要針對目前系統(tǒng)存在問題達成一致意見，然后再去與對方進行溝通。否則，就可能在一些關于對按鈕的使用習慣、頁面的勻稱美觀等非重要問題上出現(xiàn)分歧，有的主張改進，有的說不改也行。這樣對方肯定不會主動改進。這些問題改不改似乎無關緊要，但卻無疑會對以后的溝通造成消極影響，使己方處于被動。二是對對方實施人員要有要求，對能夠解決的問題，應提醒其在計劃時間內實現(xiàn)，對軟件不能解決的問題，要拿出相關理由，以方便我們對照查找資料，共同找出其他解決方法。

五、 培訓

培訓有兩個方面。一是系統(tǒng)管理員的培訓;二是普通用戶的培訓。系統(tǒng)管理員的培訓非常重要，因為系統(tǒng)管理員對系統(tǒng)各個模塊的熟悉程度、對軟件所使用工具的熟練程度將對系統(tǒng)實施效果產(chǎn)生很大影響。只有掌握了這些知識，管理員才能在系統(tǒng)出現(xiàn)問題時具備分析與處理的能力，以保證系統(tǒng)正常運行。另外，培訓最好采用講解培訓與解決運行中出現(xiàn)的問題交替進行的方式。這樣，有助于用戶更快地熟悉系統(tǒng)。

六、 運行維護

日常運行維護中只要做到一點：用戶有問題時系統(tǒng)管理員要及時解決，解決不了的及時與開發(fā)商的實施人員聯(lián)系。系統(tǒng)管理員要在不斷出現(xiàn)問題解決問題的循環(huán)中，逐步提高解決問題的能力，以保證OA系統(tǒng)的實施效果。

關于實施中應該注意的問題肯定還有很多，但前提一定是要多投入精力，對OA產(chǎn)品充分調研，對本企業(yè)情況充分了解，并對項目成功實施充滿信心與熱情!（e-works）