公司oa辦公系統(tǒng)

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　　企業(yè)OA選型如何控制好成本?最主要就是需要充分理解企業(yè)的需求。由于不同企業(yè)的生存環(huán)境、業(yè)務(wù)重點、管理模式、工作習(xí)慣的不同，這些周邊業(yè)務(wù)體現(xiàn)得個性化差別很大。如果企業(yè)要構(gòu)建這么多的系統(tǒng)，所需要的開發(fā)開銷十分高昂，那就要清楚了解自己公司最主要的需求。抓住主次。

　　很多OA產(chǎn)品中加入許多看似很“花哨”的功能模塊，然而這些模塊不僅在實際運用中實用性不強，更只會增加企業(yè)支出的成本。另外過多的非必要模塊也必然會增加系統(tǒng)的運行和維護(hù)，使系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性都受到影響。

　　易用性(Usability)是交互式IT產(chǎn)品/系統(tǒng)的重要質(zhì)量指標(biāo)，指的是產(chǎn)品對用戶來說有效、易學(xué)、高效、好記、少錯和令人滿意的程度，即用戶能否用產(chǎn)品完成他的任務(wù)，效率如何，主觀感受怎樣，實際上是從用戶角度所看到的產(chǎn)品質(zhì)量。OA作為協(xié)同辦公的工具，時刻處理著人機交互，其易用性尤為重要。

　　易用——OA成功實施的關(guān)鍵因素

　　易用，即使不是OA成功實施的最關(guān)鍵因素，也是最關(guān)鍵因素之一。OA界面和操作的直觀、美觀、方便程度，直接影響到管理者和員工們的效率、時間、成本;作為全員使用的軟件系統(tǒng)，更直接影響到企業(yè)的運作效能。

　　我們將從下述方面對OA的易用性進(jìn)行具體的比較和分析。

　　易理解性：使用戶抓住重點，一目了然，提高工作效率。

　　易操作性：提供便捷、一致的操作方式，減少用戶輸入和點擊次數(shù)。

　　易維護(hù)性：縮減安裝、配置、實施、備份的時間和難度。

　　易理解性

　　一、主頁和待辦事宜

　　在主頁上堆砌眾多的信息，可不是什么妙事。乍一看挺美，如果每天都看的話，就會在眾多的信息中迷失。

　　員工們需要聚焦工作，每天首先關(guān)注的就是待辦事宜。所以OA軟件設(shè)計部經(jīng)過多次研究，最終決定在主頁上將僅追求美觀整齊卻對用戶無多大幫助的模塊拋棄。主要展示未讀公告、未讀郵件和待處理任務(wù)，定時刷新，并允許使用者根據(jù)需要按優(yōu)先級、狀態(tài)、主題、發(fā)件人、開始時間或結(jié)束時間進(jìn)行排序。

　　二、圖標(biāo)和顏色提示

　　盡可能通過圖標(biāo)、顏色——圖形化界面的兩個重要元素，來表現(xiàn)系統(tǒng)中的信息、數(shù)據(jù)和操作，給予用戶直觀的提示或暗示。同時，這些圖標(biāo)、顏色應(yīng)該盡量和諧統(tǒng)一，不應(yīng)是眩目刺眼。

　　在OA協(xié)同辦公軟件中，各項功能、各種文檔、各部人員、系統(tǒng)公告、電子郵件、多狀態(tài)任務(wù)以及各種常用操作等模塊都伴隨著適當(dāng)?shù)膱D標(biāo)，這些小圖標(biāo)都是經(jīng)過推敲調(diào)查的，不僅可以起到將界面畫龍點睛的作用，其喻義也很符合用戶使用windows、各種網(wǎng)頁、軟件的習(xí)慣，不至于因切換軟件而誤解信息。另外OA協(xié)同辦公軟件推出根據(jù)客戶需要特別訂制軟件皮膚的功能，這將更好的將貴公司的企業(yè)文化滲透到員工辦公中去，對提高企業(yè)凝聚力是非常有利的。

　　易操作性

　　一、企業(yè)成員組成結(jié)構(gòu)

　　在OA系統(tǒng)中使用最多的，應(yīng)該就是企業(yè)成員結(jié)構(gòu)了。無論發(fā)送郵件任務(wù)，還是共享文檔、設(shè)定權(quán)限，都需要瀏覽企業(yè)成員并選取部門、用戶和角色。

　　二、流程設(shè)計

　　流程是企業(yè)規(guī)范運作的保證，是企業(yè)各部門之間協(xié)同辦公的紐帶。流程設(shè)計成為OA系統(tǒng)的一項重要功能，是衡量OA品質(zhì)的重要依據(jù)。

　　三、即時通信

　　對于企業(yè)辦公來說，員工之間即時的溝通交流是必不可少的。使用QQ或MSN這類公眾IM工具，又會受到外界的眾多干擾，這就要求OA軟件自身具備非常強大的即時通信功能。大多數(shù)的OA軟件采用"異步通信"或集成第三方工具軟件來實現(xiàn)，但是前者根本不能做到"即時"，而后者不僅成本拉高，而且難于無縫集成，用戶要面對相對獨立的兩套界面。

　　四、績效考核

　　傳統(tǒng)的績效考核常常伴隨周期長、效率低、不夠客觀等缺點。目前國內(nèi)大部分的OA系統(tǒng)根本沒有績效考核功能，有的即使具有考核功能，也僅僅是將以前在紙上打分的行為演變?yōu)樵陔娔X打分，如此膚淺的績效考核實在令人不甚滿意。

　　五、數(shù)據(jù)展示和操作

　　大部分的OA系統(tǒng)擅長以列表方式展示數(shù)據(jù)，同時，在每一行內(nèi)顯示操作選項，而另外一些操作按鈕，散布在頁面各處，等待用戶尋找。當(dāng)新增一條數(shù)據(jù)記錄時，通常要詢問用戶，放在哪個文件夾或者類別下。

　　易維護(hù)性

　　一、安裝和配置

　　昂貴的平臺和數(shù)據(jù)庫，復(fù)雜的安裝、配置和實施，常常是某些OA廠商不遺余力所宣傳的對象。事實上，這些并不是OA能力和價值的證明。恰恰相反，作為產(chǎn)品化的OA，更重要的是需要架構(gòu)師、設(shè)計師、程序員、美工等研發(fā)出擁有自主知識產(chǎn)權(quán)的軟件核心，并且保證它能夠快速安裝、便捷配置——不是每一個企業(yè)都要配有IT專家的，真正優(yōu)秀的軟件，應(yīng)該可以做到用戶僅在需要時看其幫助文檔就可以完成80%以上的功能應(yīng)用。

　　OA像任何其他發(fā)展成熟的軟件一樣，提供setup安裝程序，您只需按照"下一步"、"下一步"的操作順序即可完成其他許多OA軟件需要點擊安裝各種插件或工具的功能。通常，在1分鐘之內(nèi)可以完成系統(tǒng)安裝。在1小時之內(nèi)，管理員可以完成組織架構(gòu)的配置，員工們便可以基于缺省權(quán)限而使用系統(tǒng)。更多的權(quán)限設(shè)置、模板設(shè)置、流程設(shè)置，可以在需要時進(jìn)行，可以持續(xù)優(yōu)化進(jìn)行。

　　二、數(shù)據(jù)備份

　　OA系統(tǒng)正常運行后，數(shù)據(jù)備份毋庸置疑是至關(guān)重要的，這也是管理員的日常工作之一。

　　OA將所有的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，保存在同一個文件夾下，可以全部復(fù)制并備份到安全的地方，也可以利用"備份和還原工具"進(jìn)行完全備份或者增量備份，還可以利用"計劃任務(wù)"，實現(xiàn)自動的定時備份。