水利辦公oa

　　公司領導為了進一步提高公司辦公能力、工作效率以及公司信息化水平，決定于啟動辦公自動化項目。經過1年多時間，歷經需求調研、系統(tǒng)搭建測試和試用，系統(tǒng)二次調整，OA系統(tǒng)現(xiàn)已進入穩(wěn)定運行階段，在公司總部及下屬3個水廠正式使用。

　　1 系統(tǒng)實施過程中遇到的問題

　　XX有限公司是有悠久歷史的供水企業(yè)，在公司實施OA系統(tǒng)之前，完善了企業(yè)的各項規(guī)章制度，規(guī)范了企業(yè)的流程以及標準化了相關的表格。這些都為OA系統(tǒng)的建設提供了很好的基礎，但是也存在員工習慣于紙質辦公現(xiàn)狀、員工年齡偏大等問題。

　　2 水利OA系統(tǒng)主要模塊介紹

　　OA系統(tǒng)總共有6大模塊，分別是企業(yè)信息發(fā)布模塊、公司辦公流程模塊、人力資源模塊、企業(yè)知識管理模塊、公司內部郵件模塊和管網部工程管理模塊。

　　2.1 企業(yè)信息發(fā)布模塊

　　企業(yè)信息發(fā)布模塊實現(xiàn)了企業(yè)知識文檔、人力資源、業(yè)務流程、公司管網工程管理等各種企業(yè)應用系統(tǒng)的有效整合。

　　無論是普通員工，還是公司領導，OA系統(tǒng)都能讓其迅速獲取公告、流程和郵件等方面的信息。通過搭建OA企業(yè)信息門戶系統(tǒng)，提高員工的業(yè)務處理效率，使信息的時效性更強;合理整合公司資源，實現(xiàn)系統(tǒng)互聯(lián)和信息共享。最終實現(xiàn)最大化節(jié)省企業(yè)成本，利用企業(yè)資源，提升企業(yè)綜合競爭力的目標。

　　2.2 公司辦公流程模塊

　　公司辦公流程模塊是OA系統(tǒng)實施的最重要的內容：共分成8個類別50余條工作流程，完成公司各種行政類、采購類、人事類、施工類流程的審批，同時完成流程監(jiān)控、流程效率統(tǒng)計、流程督辦以及相關報表的生成。公司合理的工作流程使工作分配合理、高效，指明了工作事項的活動流向順序，使企業(yè)內部發(fā)生的某項業(yè)務從開始到歸檔，由多個部門、多個崗位、多個環(huán)節(jié)協(xié)調及順序工作共同完成，提升了企管理的規(guī)范性和效率。同時，在流轉的工作流中，我們按照公司同事的要求，提取相關流程的字段形成報表，以便同事按照搜索條件查詢相關數(shù)據(jù)，導出Excel表格定期備份數(shù)據(jù)，為員工整理報表工作提供了極大的便利。

　　2.3 人力資源模塊

　　人力資源模塊也是使用較多的模塊，我們通過與人事科的積極合作，整理出一套比較完整的公司組織架構，把每個公司員工職責、權利、層次、崗位、電話號碼等信息都錄入到系統(tǒng)中，方便了大家的日常溝通，管理員可以根據(jù)公司人事科提供的信息，及時調整上下級關系，同步企業(yè)通訊錄。個人用戶查看、編輯、導出通訊錄可進行權限范圍設置;支持公司領導聯(lián)系方式查閱授權，支持多種檢索查詢方式。

　　2.4 公司內部郵件模塊

　　公司內部郵件模塊滿足了企業(yè)內部溝通的需要。公司以前的郵箱無法做到人員信息的同步，每次增加一個用戶，就需要員工自己把新的通訊錄同步到郵箱。新的OA系統(tǒng)與人力資源模塊聯(lián)動，每次在人員管理模塊中添加一個用戶信息，用戶的郵箱也自動生成。這樣，既減少了郵件平臺的軟硬件投資問題，又兼容了各種版本的瀏覽器，讓收發(fā)郵件簡單、易用。同時，與工作流程模塊的結合使工作效率更高，隨著OA移動端的部署，公司員工還可以在手機、ipad或者平板電腦上瀏覽郵件信息，更加及時地為大家提供信息。

　　2.5 企業(yè)知識管理模塊

　　企業(yè)知識管理模塊可以解決知識共享和再利用的問題。以企業(yè)信息發(fā)布模塊為載體，把企業(yè)通知、公告、規(guī)章制度、各種類型文檔等快速推送出去;提供一個功能區(qū)域，供員工上傳資料并收集企業(yè)在流程中形成的各類信息資源、文檔資料，形成內部的知識庫，實現(xiàn)知識的快速傳播與共享，從而提高企業(yè)的學習能力、快速響應能力，提高員工的技能素質。更重要的是，為每個員工提供一個個性化的知識信息門戶，在這個個性化的門戶中，員工能找到與他職位和權限相關的知識，并且每一個員工在自己的門戶中積累知識，并與大家共享自己在各方面的經驗和知識。

　　2.6 管網部工程管理模塊

　　管網部工程管理模塊是使用OA的表單建模功能開發(fā)的基于現(xiàn)有公司管網部流程的新的功能模塊。按照管網工程的基本工作流程，劃分了項目前期階段、合同簽訂階段、施工準備階段、施工階段、項目驗收階段、項目完結階段。以表單的完成情況驅動項目階段的更新。

　　一方面，公司領導能夠了解每個項目的進展情況;另一方面，公司員工能夠根據(jù)項目進度安排好自己的工作。當然，在實際使用中，還存在著很多問題，是在設計時沒有考慮到的，隨著OA系統(tǒng)的深入使用逐步暴露出來，我們又進行了相應的調整，最大限度地與實際工作相符。

　　3 加強宣傳和培訓順利推動OA項目部署

　　不斷加強宣傳和培訓，使員工轉變思路，同時制訂合理的OA使用規(guī)范。針對OA的使用，我們多次組織使用培訓會，給員工講解發(fā)起流程、轉發(fā)流程、審批流程、退回流程，更新知識文檔，查找報表等內容。這些細致的講解使員工逐步了解OA系統(tǒng)的使用功能，同時，公司員工還能夠提出很多新的建議，我們再加以改進。這樣漸漸就消除了員工對新事物的恐懼感，大大提高了系統(tǒng)的可用性和實用性。

　　要形成完整的OA使用規(guī)范，需要根據(jù)流程走向，定義出員工的工作崗位和內容，同時需要不斷制度化，最終實現(xiàn)各個科室的協(xié)同辦公，提高工作效率。

　　4 增強系統(tǒng)安全性，確保系統(tǒng)連續(xù)工作

　　OA系統(tǒng)集成了金格電子簽章，電子簽章是按照《電子簽名法》的要求，實現(xiàn)業(yè)務系統(tǒng)中的文檔防抵賴，防篡改。保護文檔合法可信，同時OA系統(tǒng)審批程序有手寫批注審計流程具有可溯性。

　　在OA的服務器上，系統(tǒng)管理員及時更新操作系統(tǒng)補丁，安裝殺毒軟件，防止非法入侵和病毒感染，對系統(tǒng)進行備份，確保數(shù)據(jù)備份的完整性和準確性，在遇到非正常停機和病毒感染時，我們可以快速恢復數(shù)據(jù)