無(wú)紙化辦公系統(tǒng)

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　　無(wú)紙化辦公是指利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行辦公。主要傳媒工具是計(jì)算機(jī)、ipad、手機(jī)等現(xiàn)代化辦公工具，無(wú)紙化辦公可以不用紙質(zhì)往返進(jìn)行各種業(yè)務(wù)以及事物處理，有效地提高了工作效率也一定程度上節(jié)約了紙張。

　　一、紙質(zhì)辦公存在的缺陷

　　1、浪費(fèi)嚴(yán)重

　　每次都必須打印大量的紙質(zhì)文件，該文件使用后又必須銷毀，造成很大的浪費(fèi)。

　　2、工作量大

　　需要整理、校對(duì)、打印的材料通常都比較多，每次會(huì)議的準(zhǔn)備相關(guān)部門都必須投入大量的人力和時(shí)間。

　　3、環(huán)節(jié)多 容易出錯(cuò)

　　從收集整理到最后的裝訂，每份文件都需要經(jīng)過(guò)很多環(huán)節(jié)，任何一步出現(xiàn)問(wèn)題哪怕是一點(diǎn)點(diǎn)問(wèn)題也需要全部重來(lái)，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。尤其是如果發(fā)到參會(huì)者手中的文件如果有錯(cuò)誤的地方就根本來(lái)不及修改了。

　　4、保密措施不夠

　　環(huán)節(jié)多、時(shí)間長(zhǎng)加上最后又是紙質(zhì)文件，如果出現(xiàn)錯(cuò)誤還可能需要多次往復(fù)，這樣一來(lái)，通常的保密措施很難應(yīng)對(duì)。

　　二、泛普無(wú)紙化OA系統(tǒng)主要功能

　　泛普軟件-無(wú)紙化協(xié)同OA軟件是一套以知識(shí)管理為基礎(chǔ)的辦公自動(dòng)化(OA)系統(tǒng)，可以應(yīng)用到企業(yè)管理的各個(gè)方面，包括文件管理、公文處理、信息管理、檔案管理、內(nèi)容管理、證照管理、項(xiàng)目管理、客戶資料管理、招投標(biāo)資料管理、會(huì)議文件管理、綜合知識(shí)資源整合以及大數(shù)據(jù)應(yīng)用等以知識(shí)文檔為基礎(chǔ)的眾多領(lǐng)域。并配有移動(dòng)端，可實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公/協(xié)作，移動(dòng)考勤，即時(shí)溝通，信息查閱以及知識(shí)共享等功能。

　　三、 泛普無(wú)紙化OA系統(tǒng)特點(diǎn)

　　★ 會(huì)議文檔電子化，制作維護(hù)簡(jiǎn)便，降低辦公成本。

　　★ 實(shí)時(shí)電子表決，多種方式結(jié)合使用，方便快捷。

　　★ 完善的管理后臺(tái)可以很方便的實(shí)現(xiàn)權(quán)限的分配和監(jiān)督。

　　★ 所有資料存放在服務(wù)器上，安全可靠，不存在中間環(huán)節(jié)。

　　★ 服務(wù)端更新，所有客戶端系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別新版本、自動(dòng)升級(jí)。

　　★ 在現(xiàn)有軟件的基礎(chǔ)上提供二次開(kāi)發(fā)功能，滿足客戶的個(gè)性化需求。

　　四、 無(wú)紙化辦公OA系統(tǒng)作用

　　1、隨時(shí)隨地處理公務(wù)，提高辦公效率

　　電子化審批功能基本上可以確保審批同步化，也就是當(dāng)天提交申請(qǐng)，當(dāng)天就可以完成審批，提高審批速度。并且文件查找快，在查找某一文件時(shí)只要在計(jì)算機(jī)的共享資源中輸查找文件題目或關(guān)鍵詞就能快速完成查找。網(wǎng)絡(luò)的傳輸速度快，傳播面廣，能精確快速進(jìn)行數(shù)字計(jì)算并且不受地點(diǎn)時(shí)間的限制等。主要是基于內(nèi)部的局域網(wǎng)，在采用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行互聯(lián)后，擺脫時(shí)間與地點(diǎn)限制，隨時(shí)能夠?qū)崿F(xiàn)信息的共享與協(xié)同。

　　2、降低消耗節(jié)省人力，節(jié)約辦公成本

　　一方面是能削減人力資源開(kāi)支。大部分的企業(yè)內(nèi)部均配備復(fù)印室，在進(jìn)行無(wú)紙化辦公之后，這部分的人力資源就會(huì)得到釋放。伴隨電子文件增多也將促使各個(gè)部門在對(duì)大量文件的處理問(wèn)題上能夠節(jié)約大量的人力與空間。無(wú)紙化辦公，將紙質(zhì)文件被電子文件所取代，造成紙質(zhì)文件大大減少，也會(huì)大幅度減少打印等辦公耗材的相關(guān)費(fèi)用。

　　3、規(guī)范辦公流程，排除安全隱患

　　無(wú)紙化辦公OA系統(tǒng)可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的方式進(jìn)行傳送，并可以準(zhǔn)確記載閱讀與批示時(shí)間以及內(nèi)容。這可以責(zé)任明確，權(quán)限分明，查有所依，杜絕推脫，保證及時(shí)反應(yīng)。另外，各個(gè)部門可以通過(guò)電腦來(lái)實(shí)現(xiàn)信息的交流，領(lǐng)導(dǎo)者也能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)于各個(gè)用戶的終端工作內(nèi)容來(lái)監(jiān)督，必要的時(shí)候能夠?qū)ζ溥M(jìn)行相應(yīng)控制。

　　4、節(jié)能低碳，保護(hù)環(huán)境

　　低碳辦公即是指在節(jié)約相關(guān)能源的前提下的辦公，減少污染物的產(chǎn)生以及排放，可以回收并利用這些產(chǎn)品。無(wú)紙化辦公是進(jìn)行低碳辦公的一個(gè)主要渠道，無(wú)需紙張不僅能夠節(jié)省制造原材料，還可以避免造紙工業(yè)對(duì)于水資源等等環(huán)境的污染。除此，紙質(zhì)的文件打印和印刷所需碳粉和油墨等材料的生產(chǎn)與使用也能造成環(huán)境的污染。所以無(wú)紙化辦公做到了節(jié)能和減排。

　　泛普無(wú)紙化辦公OA里面還有很多辦公的工具，還可以建立群組，讓工作流程化，還可以實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公。在提倡環(huán)保低碳的現(xiàn)代社會(huì)，無(wú)紙化辦公已經(jīng)成為潮流。