給OA辦公系統(tǒng)恰當而重要的地位

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在企業(yè)引進了OA系統(tǒng)之后，如何將其與企業(yè)的管理更好地融合，并充分調動和發(fā)揮系統(tǒng)的效能與潛力，給OA辦公系統(tǒng)恰當而重要的地位，是每一個使用OA產品的企業(yè)都需要認真思考并在實踐中探索的課題。讓它能夠進一步增強競爭實力，充分發(fā)揮辦公系統(tǒng)的效能無疑能夠更好地促進企業(yè)辦公效率和管理水平的提升，在當前日益激烈的競爭之中占得先機。那么，在OA辦公系統(tǒng)的應用過程中建議采用以下四點措施。

一、給予辦公系統(tǒng)恰當而重要的地位

既然決定了引進OA產品對企業(yè)的辦公和管理模式進行革新，那么就一定要徹底轉變以往傳統(tǒng)的管理模式，用自動化、流程化、高效化的管理來取代以往人工化、紙張化、效率低的管理方法，所以在這個過程中要充分肯定和給予辦公系統(tǒng)以重要的地位。在實施辦公系統(tǒng)之后，要在企業(yè)的日常管理之中給予其恰當而重要的地位，只有在思想上、實踐上充分肯定了辦公系統(tǒng)的重要性和唯一性，才能讓企業(yè)的各級管理者和員工把系統(tǒng)作為辦公和管理的核心平臺依靠，在日常的辦公與管理之中充分學習、掌握和使用辦公系統(tǒng)所具有的各種功能，挖掘出更多的潛力并使之充分發(fā)揮出來。

二、尊重日常辦公的習慣，循序漸進

首先在引進辦公系統(tǒng)的初期階段，要讓企業(yè)各級管理者和職工接受這一全新的管理工具和模式，就必須要使用循序漸進的策略。畢竟，相對于以往而言，全新的辦公系統(tǒng)的引進和使用將在企業(yè)職工之間形成一種暫時的沖擊，需要讓他們放棄以往的辦公習慣和方法，并不是一件能夠快速上手并適應的事。因此，要保證辦公系統(tǒng)能夠得到全體管理者和職工的接受和歡迎，必然要按照逐步推進的方針進行實施，不可為了追求進度而強制推行，甚至以此制定懲罰措施，這樣將打擊到相關人員的使用積極性，從根本上不利于系統(tǒng)效能的發(fā)揮。

三、在應用中不斷總結和改進

辦公系統(tǒng)不僅是幫助企業(yè)在平時可以使辦公與管理更加高效，更加具有流程化特色，而且更重要的是它能夠為企業(yè)保存每一次的辦公記錄和管理記錄，使企業(yè)在未來需要對以往的管理進行總結與分析時，可以按照要求隨時調用保存完善的記錄，這些對于不斷提升企業(yè)管理水平而言具有重要意義。伴隨著企業(yè)競爭的加速與規(guī)模的擴展，管理的步伐與水平也在不斷地加大與提升，在此背景之下積極利用辦公系統(tǒng)，認真并善于總結以往管理之中的得失和不足，從而不斷對管理流程設計進行優(yōu)化與改進，這樣OA便能在充分發(fā)揮辦公系統(tǒng)效能的同時，更大程度上促進企業(yè)管理效率和水平的再提高。

四、做好辦公系統(tǒng)的實施推廣與培訓

為了保證企業(yè)職工快速上手辦公系統(tǒng)，在日常的辦公和管理之中充分應用全新的辦公和管理模式，培訓的重要不容忽視。與研發(fā)公司合作進行培訓或者由企業(yè)單獨進行培訓，提高職工對于這一模式的認知度和認可度是順利實施辦公系統(tǒng)的前提和關鍵。在培訓進行之后，另外需要重視的策略則是由點及面的推進，這是由人們在認識和接觸新鮮事物時的特點所決定的。對于習慣了傳統(tǒng)辦公和管理方式的職工而言，要想讓辦公系統(tǒng)在他們心目中樹立權威地位，受到他們的歡迎和使用，就需要讓某一些部門進行集中培訓和學習，使其成為最早應用辦公系統(tǒng)的部門，從而通過榜樣作用和帶動效應，提升企業(yè)整體職工的認可程度，為大面積的應用和高效率的管理打下基礎。

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