OA的重要性——效率與效果

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辦公自動(dòng)化技術(shù)使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作;改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。一個(gè)企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的程度也是衡量其實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)。在全球化的競(jìng)爭(zhēng)過程中，企業(yè)對(duì)信息的掌握程度、信息獲取是否及時(shí)、信息能否得到充分的利用、對(duì)信息的反應(yīng)是否敏感準(zhǔn)確,已越來越成為影響到一個(gè)企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力。當(dāng)更多的企業(yè)不再是局限于某一個(gè)地區(qū)的發(fā)展，而是在自覺不自覺地參與到全球化的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中時(shí)，企業(yè)能深刻感受到建設(shè)OA系統(tǒng)的必要性。

OA上線是效率優(yōu)先還是效果優(yōu)先?對(duì)此想必大家的觀點(diǎn)各不相同。借用朋友一段話“事實(shí)上，OA系統(tǒng)的實(shí)施，效率只是其中的一種結(jié)果。成功的OA，帶給企業(yè)的更多的“效果”的提升，如文檔的更有效管理，流程的更全面把控等等”。

OA上線，籠統(tǒng)一點(diǎn)也要分為上線初期和上線長(zhǎng)使用期。一個(gè)OA要上線，在初期準(zhǔn)備工作也是相當(dāng)重要，不可能哪個(gè)項(xiàng)目一拍板就上線，要結(jié)合實(shí)際制定方案后，才能保證上線的成功。在上線初期，到底是效率優(yōu)先還是效果優(yōu)先呢?我覺得兩者都應(yīng)該優(yōu)先考慮。

一個(gè)優(yōu)秀的OA產(chǎn)品帶給企業(yè)在效率或是效果方面的多少、優(yōu)劣不是單單誰優(yōu)先就可以定性的。在帶給企業(yè)效率的同時(shí)，效果就同時(shí)顯現(xiàn)。其實(shí)效率是直觀的過程結(jié)果，而效果才是最終要的結(jié)果。

從企業(yè)上線開始使用的OA產(chǎn)品開始分析。首先企業(yè)通過OA將企業(yè)各個(gè)分支全面有效組織成整體，這就是一種完美結(jié)果。通過詳細(xì)設(shè)置的工作流，減免了各層工作、審批、申請(qǐng)等復(fù)雜事務(wù)的負(fù)擔(dān)。工作流按照節(jié)點(diǎn)智能跳轉(zhuǎn)，不需要人員奔忙跑動(dòng)，可視化的工作流使人員可以看見處理環(huán)節(jié)的過程，方便及時(shí)催辦。這是提高了企業(yè)各個(gè)脈絡(luò)活動(dòng)的效率。員工通過內(nèi)部郵件彼此之間直接多人配合工作。多人同時(shí)接受任務(wù)，同時(shí)開始分布執(zhí)行，這屬于提升工作效率。工作過程在OA系統(tǒng)上保留痕跡，領(lǐng)導(dǎo)方便了查閱員工工作成績(jī)，全面把握員工績(jī)效，適時(shí)褒獎(jiǎng)，也屬于結(jié)果。工作過程中每個(gè)人都將自己有價(jià)值的工作結(jié)果保留到OA資料庫(kù)中，方便了隨時(shí)查詢使用。也屬于效率和效果的結(jié)合。其他的就不詳細(xì)說了。

從企業(yè)在OA上線長(zhǎng)使用期中，通過每天高效率的辦公，節(jié)約大量時(shí)間和精力，自然能使企業(yè)更具活力和發(fā)展力，這是效率和效果的結(jié)合。長(zhǎng)期工作成果的沉淀，為企業(yè)形成了無形的資產(chǎn)和知識(shí)，不僅加深了企業(yè)文化更使內(nèi)部員工交流學(xué)習(xí)成長(zhǎng)增快。這就是效率和效果結(jié)合的完美結(jié)果。

辦公自動(dòng)化已經(jīng)成為企業(yè)界的共識(shí)，我們必須認(rèn)識(shí)到OA系統(tǒng)的作用，并積極占據(jù)領(lǐng)先地位，將有助于保持競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，使企業(yè)的發(fā)展形成良性循環(huán)。

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