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企業(yè)隨著社會的發(fā)展，進(jìn)入當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)時代，信息化管理大大提高，傳統(tǒng)的辦公模式已經(jīng)極大地束縛了人的創(chuàng)造力和想象力，埋沒了人的智慧和潛能，使人們耗費了大量的時間和精力去手工處理那些繁雜、重復(fù)的工作。手工模式無法滿足新形勢下發(fā)展的需要，人們需要用先進(jìn)的生產(chǎn)工具來提高企業(yè)的辦公效率。傳統(tǒng)的管理方式造成整個單位辦公環(huán)境的混亂、無序、推諉、低效等問題時有發(fā)生，管理成本、辦公費用居高不下，不但給企業(yè)帶來了嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，而且也不能營造一個和諧的辦公環(huán)境。領(lǐng)導(dǎo)在日常繁忙的工作中，不能及時、有效的對各項工作按輕重緩急來處理，給許多領(lǐng)導(dǎo)帶來了繁重的工作壓力。因此企業(yè)需要一套規(guī)范化的管理模式，讓所有的工作不但能有條不紊，還能節(jié)省時間、成本并提高效率。
一、引進(jìn)協(xié)同OA辦公系統(tǒng)的意義：
眾所周知，OA是OFFICE
AUTOMATION的縮寫，本意為利用技術(shù)的手段提高辦公的效率，進(jìn)而實現(xiàn)辦公的自動化處理。從最初以大規(guī)模采用復(fù)印機等辦公設(shè)備為標(biāo)志的初級階段，發(fā)展到今天以運用網(wǎng)絡(luò)和計算機為標(biāo)志的現(xiàn)階段，OA對辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進(jìn)作用。具體來說，協(xié)同OA辦公系統(tǒng)對于公司現(xiàn)階段的工作具有如下意義：
1、有利于公司的健康發(fā)展和整體凝聚力提升，OA協(xié)同辦公系統(tǒng)是集團(tuán)整體使用的，在使用的過程中能夠使各部門真切感受的一個集團(tuán)的實實在在的存在，能夠增加主人翁意識，催進(jìn)集團(tuán)品牌的提升。
2、有利于公司各部門轉(zhuǎn)變管理觀念和工作模式，提高辦事效率，克服傳統(tǒng)管理模式和辦公模式帶來的不良做法，是各部門權(quán)利與義務(wù)明確，方便公司領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督與指導(dǎo)。
3、有利于我節(jié)約行政開支，節(jié)省人力、財力。同時，在全局內(nèi)部建立一個高效的協(xié)同管理工作平臺和集中的信息整合呈現(xiàn)平臺，形成各部信息共享、和諧互助的良好氛圍，建立健全組織文化，實現(xiàn)真正的以人為本。
二、協(xié)同OA辦公系統(tǒng)的顯著優(yōu)勢：
相比目前公司辦公系統(tǒng)，協(xié)同OA辦公系統(tǒng)的優(yōu)勢具體體現(xiàn)在：
1、效率大大提高：
由于當(dāng)前辦公系統(tǒng)的條件所限，目前各類公文、政令的傳遞速度有時不夠及時迅速，應(yīng)變能力較差。而采用協(xié)同OA辦公系統(tǒng)后有望改變這一情況，一些以前需要幾天甚至更長時間才能解決的現(xiàn)實情況和問題短時間內(nèi)便能獲得反饋，從而大大加強了政令推行的實效性，使工作效率得到極大提高。
2、節(jié)約大量資源：
首先是紙張的節(jié)約?，F(xiàn)在每天發(fā)放公文、通知、工作計劃等大量文件，辦公用紙也是一筆不小的費用。引進(jìn)協(xié)同OA辦公系統(tǒng)，一年至少可為公司節(jié)省辦公用紙及其耗材的費用。其次是時間的節(jié)約，引入?yún)f(xié)同OA辦公系統(tǒng)后，公文草擬、審核、批辦、簽發(fā)、登記、傳閱等流程都可以在OA系統(tǒng)上進(jìn)行，省去了許多不必要的麻煩，為公司深入開展各項工作節(jié)約了寶貴的時間。
3、功能全面便捷：
采用協(xié)同OA辦公系統(tǒng)后，其他應(yīng)用系統(tǒng)都可以集成到OA系統(tǒng)做接口，網(wǎng)站發(fā)布信息、文件歸檔工作等，都可利用OA模塊的相關(guān)系統(tǒng)來處理，進(jìn)行起來更加簡捷方便、得心應(yīng)手。
4、利于信息整合：
協(xié)同OA辦公系統(tǒng)的信息報送模塊有助于集團(tuán)各部門更好地采集與處理信息，同時我們還可利用系統(tǒng)對信息進(jìn)行篩選、分類、整理與歸納，使之轉(zhuǎn)換為集團(tuán)工作的重要參考依據(jù)。從而實現(xiàn)資源整合、信息共享，進(jìn)一步發(fā)揮信息資源的社會效益與經(jīng)濟(jì)效益。
綜上所述，引入?yún)f(xié)同OA辦公系統(tǒng)，對于集團(tuán)實現(xiàn)辦公先進(jìn)性、快捷高效性、資源使用合理性、決策依據(jù)準(zhǔn)確性、辦公模式標(biāo)準(zhǔn)化、資源配置最優(yōu)化、行政管理統(tǒng)一化等，具有極為重要的意義。
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