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在重慶
erp系統(tǒng)項目開始之前，很多企業(yè)都已經(jīng)在財務(wù)或者其他相關(guān)部門實現(xiàn)了部分的信息化。在這種情況下，上重慶erp之前需要考慮這些現(xiàn)有的應(yīng)用與重慶erp的兼容性，并考慮相關(guān)的集成事項。
當(dāng)企業(yè)滿足了上重慶erp系統(tǒng)項目的條件，在立項之前，還需要考慮一個問題，即企業(yè)現(xiàn)有系統(tǒng)與重慶erp系統(tǒng)項目兼容嗎？國內(nèi)大部分企業(yè)的信息化管理是從財務(wù)信息化管理系統(tǒng)起步的。也就是說，在重慶erp系統(tǒng)項目開始之前，很多企業(yè)都已經(jīng)在財務(wù)或者其他相關(guān)部門實現(xiàn)了部分的信息化。在這種情況下，上重慶erp之前需要考慮這些現(xiàn)有的應(yīng)用與重慶erp的兼容性，并考慮相關(guān)的集成事項。
現(xiàn)有系統(tǒng)與重慶erp系統(tǒng)項目是否需要集成？
企業(yè)上重慶erp之前如果已經(jīng)有了一個財務(wù)管理系統(tǒng)。而在重慶erp中本身就包括一個財務(wù)管理模塊。現(xiàn)在企業(yè)的項目管理員有三個選擇。一是拋棄原來的系統(tǒng)，利用重慶erp中的財務(wù)模塊來代替。二是不使用重慶erp中的財務(wù)管理模塊，讓重慶erp與財務(wù)管理系統(tǒng)各行其道。三是繼續(xù)保留財務(wù)管理系統(tǒng)，而將財務(wù)系統(tǒng)與重慶erp系統(tǒng)的相關(guān)模塊進行集成。
在實際工作中，IT項目管理人員要做出一個合理的選擇，具有一定的難度。如選擇第一種方式，即拋棄原有的系統(tǒng)，那么無疑會造成重復(fù)性的投資?，F(xiàn)在重慶erp基本上是按模塊來購買與實施的。如果利用重慶erp的財務(wù)模塊來代替現(xiàn)有的財務(wù)管理系統(tǒng)，那么無疑在軟件購買的費用上或者在項目實施費用上都會增加許多。而且上重慶erp時又需要對財務(wù)用戶進行重新的培訓(xùn)，其項目風(fēng)險也會比較大。
而如果采用第二種方式，即原有系統(tǒng)與重慶erp各行其道，那么會增加員工的工作量。如倉庫每天需要生成并審核出貨與收貨數(shù)據(jù)。而這些數(shù)據(jù)是財務(wù)部門生成相關(guān)應(yīng)付與應(yīng)收憑單的依據(jù)。如果讓兩個系統(tǒng)并向運行的話，那么倉庫人員與財務(wù)人員的工作量就會有重疊，無法將倉庫模塊中的數(shù)據(jù)直接傳遞到財務(wù)系統(tǒng)中，降低了員工的工作效率。這也是一種浪費。
第三種方式是保留原有的財務(wù)管理系統(tǒng)，而是將重慶erp與財務(wù)管理系統(tǒng)進行集成，以方便在重慶erp各個模塊的數(shù)據(jù)與財務(wù)管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行交互。這的確是一種理想的解決方案。但是需要注意的是，這個集成并不是一個小項目，其具有一定的風(fēng)險，而且企業(yè)需要投入的資金可能也不在少數(shù)。
其實企業(yè)不光光是要考慮財務(wù)管理系統(tǒng)與重慶erp的兼容性。類似的情況還有很多。如現(xiàn)在國家推出了發(fā)票管理系統(tǒng)、出口外匯核銷系統(tǒng)等等。企業(yè)有這些系統(tǒng)的話，那么也同時需要考慮其與重慶erp的兼容性。重慶erp所涵蓋的范圍比較廣，如發(fā)票管理模塊，就與國家推行的發(fā)票管理與認(rèn)證系統(tǒng)有重復(fù)的地方。
總之，考慮兼容性的問題，可以幫助企業(yè)降低重復(fù)投資帶來的浪費，同時還可以降低項目的風(fēng)險與項目周期。
什么情況下適合項目集成？
通過項目集成的方法，讓現(xiàn)有的信息化系統(tǒng)仍然保持活力，并通過新的應(yīng)用來擴展管理的范圍，確實是一種比較理想的方案。但是在上面的文章中，筆者也分析過，其存在著比較多的風(fēng)險。也就是說，并不是在任何情況下都適合采用項目集成的方法。
通常情況下，如果所采用的重慶erp與原有的信息化系統(tǒng)是同一個廠家的，那么比較適合采用項目集成的機制。如國內(nèi)的重慶ERP軟件和erp系統(tǒng)兩家軟件公司，他們都是以財務(wù)管理系統(tǒng)起步的。國內(nèi)很多企業(yè)采用的都是這兩家企業(yè)生產(chǎn)的財務(wù)管理系統(tǒng)?，F(xiàn)在他們也同時提供重慶erp。不過他們的重慶erp，是在原有的財務(wù)管理系統(tǒng)上衍生出來的。即重慶erp中財務(wù)管理模塊的內(nèi)容與原先的財務(wù)管理系統(tǒng)基本上一致，或者說工作思路上是相同的。即使變化，也只是外在形式的變化。在這種情況下，如果采用的重慶erp，也是相同供應(yīng)商提供的，那么項目集成就相對來說比較容易。有時候就相當(dāng)于是一個系統(tǒng)升級。況且，有些企業(yè)內(nèi)部還有集成的項目小組。企業(yè)就不用第三方的幫助。此時采用項目集成的方法，項目的風(fēng)險與成本都能夠很好的控制。
另外，如果企業(yè)現(xiàn)有的系統(tǒng)應(yīng)用牽涉到的范圍比較廣，應(yīng)用比較完善，也適合采用項目集成的手段。如筆者以前給一家企業(yè)實施項目時，發(fā)現(xiàn)這家企業(yè)雖然信息化管理只集中在財務(wù)管理部門，但是已經(jīng)非常的完善。如財務(wù)管理系統(tǒng)中還包括財務(wù)預(yù)算控制、財務(wù)成本分析、業(yè)績考核等等。在這種情況下，如果要替換這些系統(tǒng)的話，那就相當(dāng)?shù)睦速M。而且根據(jù)筆者的經(jīng)驗，即使上了重慶erp，要達到其原先的應(yīng)用效果，也有一定的難度。為此在這種情況下，企業(yè)項目管理員做好盡量的選擇項目集成的方案。
簡單易行的項目可以選擇替換策略
對于一些簡單的項目，筆者認(rèn)為還是采取替換策略為好。因為跟項目集成的成本比起來，可能還是替換的成本低。如企業(yè)在上重慶erp之前，可能已經(jīng)上了倉庫管理系統(tǒng)或者訂單管理系統(tǒng)。這些系統(tǒng)往往只涉及到單個部門。其原先的投資成本并不是很大，實施難度也相對來說比較簡單。
遇到這種系統(tǒng)時，筆者認(rèn)為采取替換的策略是比較可行的。一方面如果要采用項目集成的話，那么就需要采用第三方的幫助。憑企業(yè)自己的IT實力，很難完成這個集成的工作。這也就是說，企業(yè)在項目集成上需要花費更多的資金與時間。有時候，這方面的投資可能已經(jīng)遠遠超過了原有系統(tǒng)的價值，或者說超過了替換成本。此時采用替換的辦法，雖然會造成原有投資的浪費，但是相對來說企業(yè)還是賺的。
另一方面，其項目集成的效果也很難保證。這些單部門的信息管理系統(tǒng)，其本身就只是為單個部門的操作而設(shè)計的。沒有考慮多個部門之間信息交流的情況。此時如果要將這些系統(tǒng)與重慶erp進行集成的話，不僅難度比較大。而且即使硬將他們聯(lián)系在一起，其效果也很難保證。畢竟強扭的瓜不甜。
重慶erp系統(tǒng)項目立項時如何考慮后續(xù)的重復(fù)投資？
企業(yè)上了重慶erp系統(tǒng)項目后，可能就會發(fā)現(xiàn)原先的信息化投資都浪費掉了。一方面這是由于信息化項目更新?lián)Q代所造成的不可避免的損失。另一方面也是信息化規(guī)劃不當(dāng)所造成的。前面這個原因我們很難避免，但是后者我們卻可以采取相關(guān)的措施來消除。
有了前面的教訓(xùn)之后，現(xiàn)在在重慶erp系統(tǒng)項目選型時，我們需要考慮與后面的兼容性。在考慮這個問題時，筆者認(rèn)為主要考慮兩方面的內(nèi)容。