怎么設(shè)計oa系統(tǒng)

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 　　一般設(shè)計院在實時掌握和控制項目成本、獲取項目進度以及確保項目按時交付方面出現(xiàn)了管理難題。對于設(shè)計院而言，僅僅管理業(yè)務(wù)流程的OA系統(tǒng)逐漸不能滿足企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展的需求。

　　當(dāng)下，泛普提出一體化的解決方案，全面滿足企業(yè)管理的各項需求。主要體現(xiàn)在：

　　1、解決目前項目管理的問題，建立合適的控制機制幫助企業(yè)實時掌握和控制項目流程，管理項目進度;

　　2、多維度地進行項目成本分析，從部門、項目、個人的角度對項目的成本進行分析和控制;

　　3、設(shè)計師個人工時和績效管理，隨時提供設(shè)計師的忙閑狀況，方便資源調(diào)配。

　　此外，系統(tǒng)能同時提供HR(人力資源管理)及OA等功能，實現(xiàn)一個系統(tǒng)即能解決企業(yè)管理的各種問題。

　　原始社會到工業(yè)作坊到現(xiàn)代企業(yè)都存在一定的制度和規(guī)矩來協(xié)同整個組織的運作，這就是所謂的管理(沒有規(guī)矩不成方圓);管理的目的是讓每一個人發(fā)揮所長而不是限制每一個人，而每一個人的特長發(fā)揮需要更好的協(xié)同。

　　協(xié)同在任何組織天然存在：因為人類社會存在專業(yè)分工、既有分工必然需要協(xié)同。從遠(yuǎn)古時代的飛鴿傳信、烽火臺、飛馬傳書、驛站、官員奏章、朝廷頒令，到近代的書信郵局、電報傳真、電話、紅頭文件、內(nèi)部會議，再到現(xiàn)代電子郵件、即時通訊、移動手機、視頻通訊、微博微信……所有這些都是為了滿足更高效實現(xiàn)一個組織目標(biāo)而發(fā)明的協(xié)同工具。從現(xiàn)代文明開始，隨著電腦科技的發(fā)展、企業(yè)組織的發(fā)達，也就產(chǎn)生了現(xiàn)在的協(xié)同(OA)軟件!

　　目前，協(xié)同(OA)軟件是管理軟件大類的一個關(guān)鍵分支，除了協(xié)同系(組織管理系)軟件之外，還有另一大核心分支：ERP系(業(yè)務(wù)管理系)軟件。在組織中，ERP等業(yè)務(wù)軟件像一個組織的武官為組織開辟江山——以業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)管理為核心;OA等組織管理軟件更像一個組織的文官為組織做好江山治理——以組織人員行為管理為核心;一個好的文官一定需要懂一些業(yè)務(wù)，一個好的武官也一定要懂一些文治，所以也有了OA與ERP業(yè)務(wù)的集成需求，文武兼?zhèn)渥尳M織協(xié)同更加高效。

　　1. 協(xié)同(OA)軟件的本義與價值

　　組織以目標(biāo)實現(xiàn)為出發(fā)點、以一定的關(guān)系來架構(gòu)，并且一個組織的任何指令信息一定都是由人來發(fā)出(就像人的心臟指揮著血液的流轉(zhuǎn))，發(fā)出的指令一定通過路徑(經(jīng)脈)來執(zhí)行，執(zhí)行過程的就是信息的交換或者更新(血液供養(yǎng)組織單元，組織單元都是造血單位)。任何組織的本身就是這樣運作的，而協(xié)同(OA)軟件則是為了幫助組織機體時刻保持最佳的健康狀態(tài)!所以，我們可以將協(xié)同(OA)軟件理解為：以目標(biāo)為綱領(lǐng)、以組織架構(gòu)為骨架、以人為心臟、以工作流程為經(jīng)脈、以知識信息為血液，使組織內(nèi)外的各個部門、各個人員協(xié)同運作起來達成組織目標(biāo)的信息系統(tǒng)/平臺。

　　從上述協(xié)同(OA)軟件的概念中提取關(guān)鍵詞的話，我們會得到：目標(biāo)、組織架構(gòu)、人、流程、知識等，其中目標(biāo)、架構(gòu)、人是組織的基本構(gòu)成要素，而流程和知識則是屬于組織基本要素中管理的范疇。事實上，幾乎所有的協(xié)同(OA)軟件都是以知識分享、流程管理、門戶推送和協(xié)助溝通為核心而不斷豐富和發(fā)展起來的!而協(xié)同(OA)軟件對于組織的價值也從這四大核心衍生出來：

　　1)協(xié)同(OA)軟件的基本應(yīng)用價值：

　　•讓組織的制度真正落地，讓組織行為更加規(guī)范、高效(流程的價值)

　　•為組織內(nèi)部創(chuàng)建一個內(nèi)部google，讓所有的知識信息可按需獲取(知識的價值)

　　•把組織內(nèi)的信息和事物根據(jù)每一個崗位的權(quán)限和職責(zé)聚類形成個性化的崗位工作門戶，讓信息和事情找人而不是人找信息(門戶的價值)

　　•為組織實現(xiàn)跨組織和跨部門的協(xié)助溝通渠道，讓信息能夠更加快速有效的流轉(zhuǎn);讓不同部門的成員可以圍繞同一個事項實現(xiàn)快速協(xié)助(協(xié)助溝通的價值)

　　2)協(xié)同(OA)軟件的深度應(yīng)用價值：

　　•讓整個組織的所有人員都可以圍繞公司的目標(biāo)展開協(xié)同工作(目標(biāo)導(dǎo)向)

　　•在電子流程規(guī)范組織行為的同時優(yōu)化組織流程管控(流程優(yōu)化)

　　•知識信息在共享的過程中得到創(chuàng)新，形成企業(yè)內(nèi)部電子生態(tài)管理體系(具有自我積累、更新和變革的能力)

　　•組織中的每一個成員都可以形成以我為中心的網(wǎng)狀組織機構(gòu)，達成以價值實現(xiàn)為核心的社交化管理

　　2. 協(xié)同(OA)軟件的兩個關(guān)鍵模型

　　1) 協(xié)同矩陣模型：

　　如果我們把一個組織進行抽象理解，那么在任何一個企業(yè)和單位都有七大基本要素：人的要素、流程的要素、知識的要素、客戶資源的要素、項目事件的要素、物的要素和財?shù)囊?。這七大要素并不孤立存在，而必定是相互之間強關(guān)聯(lián)的，同時這些要素在組織內(nèi)部的各個部門之間進行流轉(zhuǎn)。

　　協(xié)同矩陣模型提供了企業(yè)信息網(wǎng)狀管理的解決方案，使組織單位的各個要素在一個平臺上實現(xiàn)"立體多線程"的管理。在系統(tǒng)中，如果用戶找到一個信息點，與這個信息點相關(guān)聯(lián)的所有信息都被找到。例如，找到一位公司內(nèi)部的銷售人員，那么就能了解到與這個銷售人員有關(guān)的一切信息，包括：他個人的財務(wù)信息(工資、福利、成本、費用)、他管理的客戶、他撰寫的文檔資料、他管理的下屬、他參與的項目、他使用的公司資產(chǎn)，他現(xiàn)在的工作安排等。所有有關(guān)的信息像一張網(wǎng)，可以通過員工個人資料這個信息節(jié)點被迅速的提取出來。

　　2) 協(xié)同齒輪模型：

　　協(xié)同矩陣模型有效解決了"組織的信息網(wǎng)狀管理"的需求，對于協(xié)同(OA)軟件而言，這是系統(tǒng)邏輯思想層面的問題，另外對于系統(tǒng)來講在動力傳送方面還需要有另一個模型(即齒輪聯(lián)動模型)來支持"協(xié)同矩陣"的運作，從而支撐系統(tǒng)在組織內(nèi)部的真正協(xié)同管理。"齒輪聯(lián)動模型"的設(shè)計關(guān)鍵就是：系統(tǒng)提供一個核心引擎(類似"齒輪校合中心")來支撐系統(tǒng)各個應(yīng)用模塊(主要有：知識文檔管理模塊、工作流應(yīng)用管理模塊、人力資源應(yīng)用管理模塊、客戶關(guān)系管理模塊、項目管理模塊、財務(wù)管理模塊和資產(chǎn)管理模塊等)的協(xié)同運作，每一個模塊類似一個齒輪：只要其中一個模塊(齒輪)轉(zhuǎn)動就能夠通過齒輪校合中心帶動其它模塊(齒輪)的轉(zhuǎn)動。

　　3. 協(xié)同(OA)軟件的分類

　　按照協(xié)同OA軟件在組織中發(fā)揮價值不同和側(cè)重點，可以將其分為三大類，即：協(xié)同辦公軟件、協(xié)同平臺軟件、協(xié)同工具軟件。

　　1) 協(xié)同辦公軟件：

　　協(xié)同辦公軟件指幫助組織實現(xiàn)協(xié)同化管理和辦公的應(yīng)用軟件，包括綜合通訊、協(xié)作區(qū)(含團隊協(xié)作等)、信息門戶、工作流、文檔管理等功能。部分協(xié)同辦公軟件是在第三方協(xié)同平臺軟件基礎(chǔ)上開發(fā)的，另外也有部分在系統(tǒng)軟件或中間件上直接開發(fā)而成。目前，我國典型的協(xié)同辦公軟件有致遠(yuǎn)協(xié)創(chuàng)的協(xié)同(OA)軟件、金和的C6協(xié)同運營管理平臺以及泛普的協(xié)同管理應(yīng)用平臺、協(xié)同辦公標(biāo)準(zhǔn)版、云辦公平臺等。并且，以泛普為代表的OA軟件正在強化后端引擎能力，向平臺化發(fā)展。

　　2)協(xié)同平臺軟件：

　　協(xié)同平臺軟件指提供一個協(xié)同化的架構(gòu)(包括開發(fā)工具和開發(fā)環(huán)境)，可以讓用戶或獨立軟件開發(fā)商在此基礎(chǔ)上開發(fā)最終應(yīng)用的平臺型軟件。協(xié)同平臺軟件包括IBM Lotus Domino、微軟的Sharepoint Server以及泛普的協(xié)同管理配置平臺e-OA(目前已經(jīng)整合到后端)等產(chǎn)品。

　　3)協(xié)同工具軟件：

　　協(xié)同工具軟件指相對獨立的、功能相對簡單、用于相互間溝通的軟件，解決的是組織內(nèi)部信息發(fā)布、交流、記錄的問題，包括獨立的企業(yè)電子郵件系統(tǒng)軟件、企業(yè)即時通訊系統(tǒng)軟件、視頻軟件、企業(yè)統(tǒng)一消息系統(tǒng)等。

　　以上是泛普十六年的OA實踐得出的結(jié)論，會在日后的文章中給您介紹目前社會形態(tài)中主流組織的管理核心問題，即：實現(xiàn)目標(biāo)創(chuàng)造價值，以及與之配套的組織協(xié)同運作問題(如何更好更快地達成目標(biāo)、創(chuàng)造價值);部分的篇幅涉及組織如何提升“創(chuàng)造價值過程的愉悅”，因為這是時代發(fā)展的必然!