如何才能找到合適的制造業(yè)erp解決方案

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      第1步：成立項目組

       如果沒有專業(yè)的制造業(yè)erp咨詢商提供服務，建議企業(yè)應成立一個3-7人組成的選型項目組。項目組成員除了HR部門的關(guān)鍵業(yè)務人員和有經(jīng)驗的IT管理人員外，還應該有企業(yè)的管理者代表參與以加強與企業(yè)管理層的溝通。一些大型企業(yè)在選型時，還會在項目組之外設(shè)立獨立的“項目指導委員會”，該委員會由具有決策權(quán)的高級管理人員組成，負責審批預算、參與合同談判，并提供來自高層的必要支持。

       第2步；確定項目目標

       項目組成之后的首要任務是立足企業(yè)實際設(shè)定項目建設(shè)目標，需要回答下述問題：

       ☆新的制造業(yè)erp系統(tǒng)如何與企業(yè)現(xiàn)有IT戰(zhàn)略結(jié)合？

       ☆需要制造業(yè)erp系統(tǒng)為企業(yè)提供什么功能，為什么需要這些功能7

       ☆希望通過制造業(yè)erp項目達到怎樣的成效？

      ☆新的制造業(yè)erp系統(tǒng)的業(yè)務驅(qū)動模型是什么？系統(tǒng)如何對HR業(yè)務需求提供全面的支持？

       在確定制造業(yè)erp項目的建設(shè)目標時，既要避免貪大求全，也要避免盲目追趕潮流。

      ●以下是某企業(yè)制造業(yè)erp項目建設(shè)目標綱要：

       ☆通過制造業(yè)erp系統(tǒng)的建設(shè)，引進國內(nèi)外先進制造業(yè)erp理念并運用到系統(tǒng)中，將國內(nèi)外最佳的業(yè)務實踐與本企業(yè)的個性需求相結(jié)合，提升本企業(yè)的制造業(yè)erp水平；

      ☆系統(tǒng)基于Internet技術(shù)，與本企業(yè)的郵件系統(tǒng)、LDAP系統(tǒng)緊密相連，為將制造業(yè)erp系統(tǒng)建造為本企業(yè)的核心信息系統(tǒng)奠定基礎(chǔ)；

      ☆通過制造業(yè)erp系統(tǒng)增加制造業(yè)erp工作的透明度，提高制造業(yè)erp人員的工作效率，使他們從煩瑣的行政事務中解脫出來，更加專注人力資源戰(zhàn)略性管理工作；

       ☆建立員工自助服務（Self.Service）平臺，讓制造業(yè)erp向多層次延伸，使企業(yè)不同角色都能參與到制造業(yè)erp活動中，并找到正確的管理位置；

       ☆制造業(yè)erp系統(tǒng)應涵蓋制造業(yè)erp的各個環(huán)節(jié)，實現(xiàn)制造業(yè)erp工作流轉(zhuǎn)自動化、業(yè)務流程規(guī)范化、管理工作系統(tǒng)化。

       第3步：擬定預算

       擬定預算比較規(guī)范的做法是，在與供應商溝通之前，企業(yè)先要了解自身過去在lT系統(tǒng)上的投資策略，以便評估企業(yè)在IT系統(tǒng)建設(shè)不同環(huán)節(jié)上的投資意愿（也可以參考市場上IT項目建設(shè)中規(guī)范的成本分攤模式）。與此相對應，在擬定預算時要特別注意將費用至少劃分成三部分：軟件系統(tǒng)費用、實施費用以及相應的運行環(huán)境建設(shè)費用。

       軟件費用指軟件許可費用及每年的升級維護費用；實施費用則包括了軟件配置、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、培訓以及定制開發(fā)等方面的費用；運行環(huán)境建設(shè)費用包括了與制造業(yè)erp系統(tǒng)相配套的其它軟件系統(tǒng)投入（比如操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、中間件等）以及相應的硬件投入（比如服務器、PC機以及網(wǎng)絡環(huán)境的升級等）。

       ●Tips：有經(jīng)驗的供應商會有一套比較成熟、規(guī)范的報價體系，而實力較弱、缺乏經(jīng)驗的供應商在報價問題上往往表現(xiàn)得很隨意，經(jīng)常會在報價時根據(jù)企業(yè)預算“看人下菜碟”。因此，根據(jù)企業(yè)自身的IT投資策略來擬定制造業(yè)erp項目的預算，也有利于通過考察供應商整個報價過程是否規(guī)范來判斷其實力與經(jīng)驗。

       第4步：確定項目建設(shè)模式

      對于IT部門力量較強大的企業(yè)而言，隨著制造業(yè)erp系統(tǒng)選型工作的不斷推進，項目組成員經(jīng)常會在自行開發(fā)還是外包給專業(yè)制造業(yè)erp供應商之間艱難選擇。如果在選型過程中出現(xiàn)了“自行開發(fā)還是外包”的爭論，建議項目組成員通過回答以下幾個問題來尋找解決辦法：

      ☆內(nèi)部是否能為制造業(yè)erp項目提供所有必需的IT資源？

       ☆HR部門是否有足夠的精力與專業(yè)知識來完成系統(tǒng)分析與設(shè)計工作，并能自始至終指導IT部門的開發(fā)工作？

      ☆與企業(yè)其它業(yè)務系統(tǒng)相比，lT部門將賦予 制造業(yè)erp項目怎樣的優(yōu)先權(quán)？HR部門能否得到IT部門及時和優(yōu)質(zhì)的服務？

      ☆是否有很多特殊要求以至于外部供應商提供的系統(tǒng)不能滿足企業(yè)70%以上的需求？

       第5步；供應商初選及RFP的縮寫

       通常，企業(yè)習慣于在與供應商接觸之前收集盡可能多的信息，一般有以下三種途徑：

      ☆請其他已經(jīng)實施制造業(yè)erp解決方案的公司同行推薦；

       ☆通過因特網(wǎng)搜索；

       ☆求助于第三方制造業(yè)erp咨詢商。

       由于市場上的制造業(yè)erp供應商越來越多，企業(yè)很容易就能拿到一長串供應商名單。一種有效的辦法，

       就是由企業(yè)以RFt（Request For Information，需求信息）的形式明確列出一系列供應商必須滿足的基本要求（而非詳細需求），并以郵件或電話等方式與候選供應商進行溝通。

        在對供應商進行初選的同時，項目組應該著手準備RFP（Request For Proposal，需求建議書）。RFP是企業(yè)為確保供應商理解項目的需求，在此基礎(chǔ)上提供項目建議書而編制的需求規(guī)范。

       主要包括以下內(nèi)容：

       ☆企業(yè)情況概述和HR管理現(xiàn)狀；

       ☆項目的建設(shè)目標、實施范圍、需要支持的員工數(shù)量和需要支持的用戶數(shù)量；

       ☆功能需求描述和性能要求；

       ☆現(xiàn)有l(wèi)T基礎(chǔ)設(shè)施環(huán)境描述和技術(shù)要求；

       ☆項目進度要求；

       ☆對供應商的報價要求（如軟件許可費、培訓實施費、年度維護費等）：

       ☆供應商已實施過的主要客戶名單及聯(lián)系方式（至少20家以上，其中需要包括一批與項目組要求的規(guī)模比較接近或業(yè)務背景類似的客戶。）；

       ☆供應商答復RFP及提交項目建議書的注意事項。

       ●Tips：在企業(yè)向供應商索取必要的資料時，許多供應商經(jīng)常會迫切地要求安排面談或系統(tǒng)演示。在初選階段，企業(yè)必須拒絕這些請求，因為企業(yè)此時并沒有完全了解自己的需求，與供應商的深入接觸沒有實際意義。企業(yè)可要求供應商盡可能多提供能表現(xiàn)其優(yōu)勢的資料，并明確告訴供應商，如果對他們提交的資料感興趣，將會保持進一步的聯(lián)系。

       第6步：發(fā)送RFP

       一旦完成了RFP的編寫，就可以將其發(fā)送給那些經(jīng)初選認定具備競標資格的供應商，并給這些供應商預留2～4周的時間對 RFP進行回應。在此期間，供應商會不斷對RFP提出一些疑問，必要情況下，項目組需要就此對RFP進行修改，并以正式的形式統(tǒng)一告知所有競標供應商。但在方案建議書提交日期到來之前的2-4天，應停止對RFP的任何調(diào)整，以利于供應商整理出穩(wěn)定版本的建議書并打印制作成正式投標文件。

       ●Tips：對功能需求的描述是RFP中工作量最大的一部分，也是關(guān)鍵部分之一。規(guī)范的做法是在RFP階段就應盡可能將需求完整地整理出來。如果試圖將需求分析工作在項目啟動后交由供應商完成，不僅會導致簽署合同時雙方無法提交有實際意義的項目驗收標準，同時還可能造成企業(yè)的一些個性化需求被供應商在實施過程中模糊處理。當然，在簽署合同之前，企業(yè)仍可以對RFP中的各項內(nèi)容進行必要的調(diào)整，但不宜改動太大，否則會影響選型進程。