公司合同管理的常見問題分析

合同是市場經濟下確定不同主體之間經濟關系的重要載體,制定有效的合同管理體系和方法是做好公司合同管理的重要前提。一般來說，一個公司的合同總類繁多,這勢必給公司的合同管理帶來很大的壓力，合同管理工作也難免存在問題，主要有以下幾個方面

一、合同管理的模式問題

現(xiàn)代企業(yè)的合同管理模式一般采用企業(yè)法律顧問部門統(tǒng)一歸口管理和各業(yè)務部門分口管理的模式。法律顧問部門作為企業(yè)合同的統(tǒng)一管理部門,對企業(yè)合同的簽訂和履行負有監(jiān)督、檢查和指導的職責。

二、合同管理的制度問題

合同管理制度的主要內容應包括合同的歸口管理,合同資信調查、簽訂、審批、會簽、審查、登記、備案,合同示范文本管理,合同專用章管理,合同履行與糾分處理,合同定期統(tǒng)計與考核檢查,合同管理人員培訓,合同管理獎懲與掛鉤考核等。企業(yè)通過建立合同管理制度做到管理層次清楚、職責明確、程序規(guī)范,從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。

當前，很多公司在合同管理制度上存在諸多問題。例如,合同沒有歸口管理,合同專用章使用比較混亂,合同管理沒有納入考核等等。

三、合同簽訂不嚴謹,合同審查制度執(zhí)行不嚴

合同談判、審核需要解決三個方面的矛盾：一是合同的合法性,包括當事人有無簽訂、履行該合同的權利能力和行為能力以及合同經辦人是否有授權;合同內容是否符合國家法律、政策和有關規(guī)定；當事人的意思表達是否真實、一致,權利、義務是否平等;訂約程序是否符合法律規(guī)定。二是合同的嚴密性,包括合同應具備的條款是否齊全;當事人雙方的權利、義務是否具體、明確;文字表述是否確切無誤；三是合同的可行性,包括當事人雙方特別是對得的經濟效益和可能承擔的風險;合同非正常履行時可能受到的經濟損失。

實踐中，很多公司存在：一是不簽書面合同現(xiàn)象突出。盲目輕信“口頭承諾”的協(xié)議，一旦一方失信，便糾纏不清，引發(fā)合同糾紛。有的企業(yè)僅憑對方的電報、電話、發(fā)貨通知單就進行交易，給合同履行帶來隱患。致使當事人事后需要更多倍的精力來彌補和處理這些當初圖省事的一時舉動。雖然現(xiàn)行合同法對簽訂書面合同沒有了以往經濟合同法中對書面合同的嚴格要求，但作為一份證明當事人當初合意主張的重要證據(jù)，有這樣一份含義明確的證據(jù)肯定比沒有要好。二是合同文字不嚴謹。實踐中履約標準、違約責任限定、爭議解決條款等約定,文字不清晰發(fā)生歧義和誤解是最容易出現(xiàn)的問題,最終導致合同難以履行或引起爭議。三是應用文本不恰當。經常采用一些不規(guī)范的合同范本，沒有結合有關法律法規(guī)、行業(yè)慣例、標準規(guī)范和項目實際進行修改完善,照抄照搬。這些如果在合同生效前未盡到注意義務,合同生效后很可能產生很大的法律風險。

四、重視靜態(tài)管理、忽視動態(tài)管理

合同履行監(jiān)管不足在合同產生的前期階段,企業(yè)往往高度重視，一旦合同簽訂了,合同就束之高閣了，甚至忘記了合同履行過程是實現(xiàn)權利義務的過程,因此企業(yè)合同管理的問題大多數(shù)產生在中期和后期履行階段。

實踐中，合同履行監(jiān)控不足經常體現(xiàn)在一是應變更的合同沒有變更;二是對合同的履行情況沒有進行跟蹤, 應當保留的履行記錄(如驗貨記錄、竣工驗收記錄等)沒有留,導致要維護自身權益時資料缺失,難以彌補。導致不能夠利用合同管理這個手段對項目的進度、質量等進行有效的控制。

五、忽視訴訟時效

合同履行過程中，各種違約行為經常發(fā)生，如貨物質量不合格造成損失、對方拖欠合同款等,如果沒有及時索賠甚至訴諸法律,超過了訴訟時效,經濟損失將難以挽回。

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