如何跟蹤、監(jiān)控采購合同

合同跟蹤、監(jiān)控的目的有三個方面：促進(jìn)合同正常執(zhí)行、滿足企業(yè)的物料需求、保持合理的庫存水平。合同跟蹤、監(jiān)控是訂單人員的重要職責(zé)。因此在實(shí)際訂單操作過程中，合同、需求、庫存三者之間會產(chǎn)生相互矛盾，突出的表現(xiàn)為：因各種原因合同難以執(zhí)行、需求不能滿足導(dǎo)致缺料、庫存難以控制。免費(fèi)版合同管理系統(tǒng)以合同為管理對象，通過合同訂立、執(zhí)行、監(jiān)督、統(tǒng)計(jì)及維護(hù)跟蹤在規(guī)避法律風(fēng)險的同時實(shí)現(xiàn)合同價值最大化的產(chǎn)品解決案。
一、合同執(zhí)行前跟蹤、監(jiān)控
當(dāng)一個訂單合同制定之后，供應(yīng)商是否接受訂單，是否及時簽訂等都是訂單人員要及時了解的情況。都需要明確記錄合同進(jìn)度，并與計(jì)劃情況進(jìn)行對比；方便領(lǐng)導(dǎo)隨時了解合同動態(tài)執(zhí)行的情況，到底完成到何種程度，完成的百分比是多少；方便領(lǐng)導(dǎo)調(diào)整進(jìn)度，安排下一步的工作。

二、合同執(zhí)行過程跟蹤、監(jiān)控
與供應(yīng)商簽訂的合同具有法律效力，訂單人員應(yīng)該全力跟蹤，合同確實(shí)需要變更時要征得供應(yīng)商的同意，不可一意孤行。免費(fèi)版合同管理系統(tǒng)執(zhí)行過程跟蹤要把握以下事項(xiàng)：
合同起草：
提供合同示范文本庫，起草人選擇對應(yīng)的合同范本，填寫合同要素；
合同示范文本只允許起草人填空，不允許修改固定條款格式。

合同審批：
根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程自定義軟件中合同審批流程，保存所有的審批意見；
幫助評審人員參考，最后打印出合同審批單。
合同文件：
管理所有與合同有關(guān)的文件，包括合同原稿、變更文件、附圖等內(nèi)容；
可以將任意格式的電子版文檔可以直接導(dǎo)入系統(tǒng)中。
結(jié)算管理：
解決企業(yè)的資金管理，為合同細(xì)化了何時應(yīng)該結(jié)算賬款；
無論是對收款還是付款均有重要意義，可以及時安排資金調(diào)度及收回款項(xiàng)；
既保證按時守信，又合理充分利用資金，降低執(zhí)行風(fēng)險。
進(jìn)度跟蹤：
明確記錄合同進(jìn)度，并與計(jì)劃情況進(jìn)行對比；
方便領(lǐng)導(dǎo)隨時了解合同動態(tài)執(zhí)行的情況，到底完成到何種程度，完成的百分比是多少；
方便領(lǐng)導(dǎo)調(diào)整進(jìn)度，安排下一步的工作。
商品管理：
采用合同商品清單、詢價、報價表單管理對應(yīng)標(biāo)的物型號、規(guī)格等明細(xì)；
可以按商品類型、交貨期等信息統(tǒng)計(jì)合同商品數(shù)量和金額；
為公司市場策略、財務(wù)規(guī)劃、招投標(biāo)管理等提供依據(jù)。
合同變更：
記錄合同變更的原因、影響，并將變更依據(jù)作為附件導(dǎo)入系統(tǒng)；
兼顧了變更過程管理的嚴(yán)謹(jǐn)和自動性，關(guān)聯(lián)結(jié)果，有據(jù)可查，權(quán)責(zé)明晰。