企業(yè)招標(biāo)采購(gòu)合同如何管理？

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    采購(gòu)管理體制在近幾年發(fā)生了根本變化，由于集中采購(gòu)可獲得批量?jī)r(jià)格優(yōu)惠，減少儲(chǔ)備，節(jié)省采購(gòu)費(fèi)用，且便于管理，因此現(xiàn)在已被多數(shù)企業(yè)采用。這就為企業(yè)全面實(shí)行比價(jià)采購(gòu)提供了制度上的保證。

　　比價(jià)采購(gòu)作為一種采購(gòu)制度，包含招標(biāo)采購(gòu)。招標(biāo)采購(gòu)作為一種采購(gòu)方式，是比價(jià)采購(gòu)制度的一個(gè)方面或某種方式的體現(xiàn)，除一般的比價(jià)采購(gòu)具有比價(jià)、競(jìng)價(jià)、壓價(jià)的性質(zhì)外，還要求公開、公平、公正，高度透明，有一定的招標(biāo)程序。從嚴(yán)格的法律意義上講，比價(jià)采購(gòu)在簽定合同之前的全部操作過程一般不承擔(dān)法律責(zé)任，要約和承諾在簽定合同之前的全部操作過程一般也不承擔(dān)法律責(zé)任，要約和承諾在簽定合同之前是買賣雙方的自主企業(yè)行為；而招標(biāo)采購(gòu)則從法律上規(guī)定了簽定采購(gòu)合同之前，為實(shí)現(xiàn)采購(gòu)而進(jìn)行的活動(dòng)，如招標(biāo)、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)各個(gè)環(huán)節(jié)，應(yīng)遵守程序性規(guī)則，買賣雙方應(yīng)遵守公開、公平、公正和誠(chéng)信的原則，履行招標(biāo)投標(biāo)程序，并承擔(dān)不完全履行招投標(biāo)程序的法律責(zé)任。

　　搞好企業(yè)招標(biāo)采購(gòu)管理工作需要做到以下幾點(diǎn)：

１、加強(qiáng)宣傳教育，統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)，為物資招標(biāo)采購(gòu)營(yíng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境。建議企業(yè)各級(jí)組織，要圍繞物資招標(biāo)采購(gòu)管理開展多種形式的宣傳教育，同時(shí)，按照企業(yè)集團(tuán)的實(shí)際情況，成立以審計(jì)、監(jiān)事會(huì)、資產(chǎn)、采購(gòu)、財(cái)務(wù)等部門參加的物資招標(biāo)采購(gòu)管理機(jī)構(gòu)，進(jìn)一步明確各自的職責(zé)，規(guī)范工作行為，樹立“先服務(wù)后監(jiān)督”思想，加強(qiáng)同各業(yè)務(wù)部門的溝通與協(xié)作，及時(shí)了解和掌握物資采購(gòu)情況，提出工作指導(dǎo)意見；既要嚴(yán)格程序，又要工作到位，注意爭(zhēng)取各業(yè)務(wù)部門和相關(guān)單位的理解與支持，為招標(biāo)采購(gòu)管理工作創(chuàng)造和諧的工作環(huán)境。

    企業(yè)合同是企業(yè)對(duì)外溝通的橋梁，是企業(yè)發(fā)展的命脈?，F(xiàn)代企業(yè)中半數(shù)以上的業(yè)務(wù)都要涉及到各種各樣的合同，而其中大多數(shù)的法律糾紛都直接或間接地與合同管理中的某個(gè)環(huán)節(jié)有關(guān)。免費(fèi)版免費(fèi)版合同管理系統(tǒng)以合同為管理對(duì)象，通過合同訂立、執(zhí)行、監(jiān)督、統(tǒng)計(jì)及維護(hù)跟蹤在規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí)實(shí)現(xiàn)合同價(jià)值最大化的產(chǎn)品解決案。

 免費(fèi)版免費(fèi)版合同管理系統(tǒng)以流程監(jiān)控為基礎(chǔ)，從風(fēng)險(xiǎn)管理的視角對(duì)合同管理進(jìn)行的分析，形成合同管理的 5 大功能模塊，并最終落實(shí)對(duì)合同管理各環(huán)節(jié)的管控。通過提高合同審批效率，加強(qiáng)合同履行的跟蹤，對(duì)各種預(yù)警進(jìn)行控制風(fēng)險(xiǎn)，快速查詢和統(tǒng)計(jì)分析來支持決策。

 免費(fèi)版免費(fèi)版合同管理系統(tǒng)功能以"合同"為中心，以“合同文本”、合同審批”、“合同執(zhí)行”“收付款管理”“預(yù)警提醒”“統(tǒng)計(jì)分析”為核心應(yīng)用，通過流程來打通各個(gè)模塊之間的血脈，建立起一個(gè)統(tǒng)一共享的合同信息管理平臺(tái)，當(dāng)我們找到其中的一個(gè)信息點(diǎn)時(shí)，與此信息點(diǎn)相關(guān)的所有信息都被提取出來，供所有合同相關(guān)不同角色的人員使用。

　　2、立章建制，完善制度，實(shí)現(xiàn)物資招標(biāo)采購(gòu)工作規(guī)范化。物資采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)有關(guān)單位經(jīng)營(yíng)計(jì)劃大綱、技改項(xiàng)目以及生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、庫存材料等情況，及時(shí)編制本部門具體的物資采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)資產(chǎn)、財(cái)務(wù)各部門和報(bào)社領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，轉(zhuǎn)招標(biāo)采購(gòu)中心備案，該部門可以此作為招標(biāo)采購(gòu)管理的依據(jù)，及時(shí)了解所購(gòu)物資的質(zhì)量、性能、價(jià)格、廠家或商家信譽(yù)程度等，促進(jìn)其盡早掌握并選購(gòu)價(jià)格較低、質(zhì)量較好的商品，便于提高工作效率，更好地發(fā)揮服務(wù)、保障、監(jiān)督的作用，使招標(biāo)采購(gòu)管理工作納入制度化、程序化、規(guī)范化的管理軌道。

　　要做到有價(jià)可比，就必須及時(shí)、全面地掌握有關(guān)商品的價(jià)格信息，建立健全物資采購(gòu)價(jià)格信息庫，使比價(jià)工作有價(jià)可依、有據(jù)可比。通過比價(jià)鑒別，優(yōu)化選購(gòu)，達(dá)到降低采購(gòu)成本，提高經(jīng)濟(jì)效益的目的。及時(shí)搜集有關(guān)行業(yè)定期發(fā)布的物資價(jià)格信息；利用互聯(lián)網(wǎng)手段及時(shí)查找各種物資信息；利用招標(biāo)采購(gòu)及時(shí)掌握價(jià)格信息，與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理。

　　搞好招標(biāo)采購(gòu)管理，應(yīng)根據(jù)企業(yè)自身的特點(diǎn)，多方位、多角度地合理選擇采購(gòu)模式，要采取多種形式的比價(jià)招標(biāo)采購(gòu)，主要有以下三種形式：

　　1、信函比價(jià)招標(biāo)采購(gòu)。這種形式適用于規(guī)格多、數(shù)量小、供貨廠家多的物資品種。

　　2、集中邀請(qǐng)比價(jià)招標(biāo)采購(gòu)。這種形式適用于需方，擴(kuò)大品種范圍企業(yè)需求相對(duì)穩(wěn)定，屬買方市場(chǎng)且多家生產(chǎn)供應(yīng)、市場(chǎng)資源相對(duì)充足、質(zhì)量技術(shù)指標(biāo)易于控制的大宗物資品種。以會(huì)議形式召集投標(biāo)人參加開標(biāo)，由招標(biāo)企業(yè)組織相關(guān)職能部門共同評(píng)標(biāo)，最后中標(biāo)企業(yè)與招標(biāo)企業(yè)簽定采購(gòu)合同。

　　3、走訪比價(jià)招標(biāo)采購(gòu)。這種形式適用于質(zhì)量技術(shù)要求較高、市場(chǎng)資源相對(duì)偏緊的物資品種，也適用于屬于賣方市場(chǎng)的物資品種。確定物資品種及走訪廠家，擬定談判方案，請(qǐng)供方填寫比價(jià)招標(biāo)詢價(jià)表等。

　　以上三種比價(jià)招標(biāo)采購(gòu)方式均不宜事先設(shè)立標(biāo)底，也不邀請(qǐng)中介機(jī)構(gòu)公證，所以，原則上開標(biāo)時(shí)不唱標(biāo)，不向未中標(biāo)人公布中標(biāo)人及中標(biāo)價(jià)格，以保留下一輪比價(jià)招標(biāo)時(shí)的競(jìng)價(jià)比價(jià)空間，其公開、公平、公正性主要靠公開的操作程序來保證。

企業(yè)實(shí)行比價(jià)招標(biāo)采購(gòu)，事關(guān)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和商業(yè)信譽(yù)，企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)必須十分重視，并依靠專業(yè)物資管理部門具體操作，但大的原則、方針及相關(guān)制度、程序應(yīng)由高層領(lǐng)導(dǎo)審查決策。企業(yè)使用了合同管理軟件，就能很好的對(duì)合同進(jìn)行管理，并且企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)隨地用手機(jī)進(jìn)行查詢，時(shí)刻了解合同進(jìn)展情況。免費(fèi)版合同管理軟件在這方面可以算是專家了。

1.規(guī)范基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理

免費(fèi)版合同管理系統(tǒng)采用集中的數(shù)據(jù)管理，可以有效地改變企業(yè)信息分布比較散亂的現(xiàn)狀；

同時(shí)，系統(tǒng)提供自定義字段功能，可以為企業(yè)實(shí)現(xiàn)完整、規(guī)范的數(shù)據(jù)管理提供一個(gè)良好的平臺(tái)支撐。　　

2.提高管理效率

免費(fèi)版合同管理系統(tǒng)避免了手工管理合同出現(xiàn)，利用審批流管理，可以方便、快捷地處理企業(yè)管理事務(wù)；

預(yù)警平臺(tái)可以協(xié)助合同管理人員更輕松地應(yīng)對(duì)日常管理事務(wù)；

報(bào)表管理的靈活定義，為管理部門的統(tǒng)計(jì)分析提供強(qiáng)大的技術(shù)支持?！　?

3.實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理和個(gè)性化管理的有機(jī)結(jié)合

免費(fèi)版合同管理系統(tǒng)通過全局設(shè)置和權(quán)限分配，可以由公司制訂統(tǒng)一采用的管理標(biāo)準(zhǔn)；

比如，由公司設(shè)置業(yè)務(wù)單據(jù)必填字段，信息錄入必須填寫這些信息；

數(shù)據(jù)字典可以為某些信息項(xiàng)提供標(biāo)準(zhǔn)的選擇項(xiàng)，防止錄入人員的錄入隨意性；設(shè)置統(tǒng)一的報(bào)表格式，信息輸出時(shí)可以保證一致性；

同時(shí)，系統(tǒng)也允許用戶根據(jù)自身的實(shí)際情況采取個(gè)性化的措施，比如網(wǎng)格的列顯示、自定義報(bào)表等。

4.為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確及時(shí)廣泛的信息

利用互聯(lián)網(wǎng)，領(lǐng)導(dǎo)可以在任何時(shí)間、任何地方進(jìn)入系統(tǒng)，隨時(shí)查閱與合同管理相關(guān)基本信息；

準(zhǔn)確定位下屬人員的工作情況，掌握合同執(zhí)行現(xiàn)狀，并方便地生成各種數(shù)據(jù)報(bào)表或圖表；

同時(shí)，系統(tǒng)還提供強(qiáng)大的管理工具模塊供客戶選擇，對(duì)這些信息進(jìn)行深入分析，為公司決策人員提供更多的智力支持?！　?

5.為用戶提供全面合同管理解決方案

免費(fèi)版合同管理系統(tǒng)與企業(yè)管理咨詢相結(jié)合，可以為客戶提供全面的合同管理解決方案；

比如，通過系統(tǒng)的開放性和靈活性，可以有效地固化專業(yè)咨詢的工作成果，這就為客戶合同管理能力及水平的提升提供足夠的平臺(tái)支持。

　　企業(yè)物資采購(gòu)部門應(yīng)自覺接受企業(yè)相關(guān)職能部門的管理與監(jiān)督。實(shí)行比價(jià)招標(biāo)采購(gòu)的全過程及合同履行結(jié)果，應(yīng)由相關(guān)職能部門自始自終進(jìn)行跟蹤監(jiān)督與驗(yàn)證，這不僅僅是為了維護(hù)企業(yè)自身利益，更重要的是真正使比價(jià)招標(biāo)采購(gòu)做到公平、公正、公開，讓投標(biāo)人確信招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)及結(jié)果是公平、公正的，是可以依賴的，從而把企業(yè)的主要精力放在提高產(chǎn)品質(zhì)量、加強(qiáng)內(nèi)部管理、提高產(chǎn)品市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力上來，減少不必要的“公關(guān)”費(fèi)用，其社會(huì)效益是不言而喻的。

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