鐵路單位合同管理

鐵路單位合同管理體制雖已經(jīng)建立，但是存在對合同管理重視不夠，管理粗放問題，在市場經(jīng)濟活動中不能很好地維護企業(yè)的合法權益，影響經(jīng)濟效益，甚至給企業(yè)造成相當大的損失。
     在社會主義市場經(jīng)濟活動中，鐵路單位的科研、運輸、生產(chǎn)、經(jīng)營等活動更離不開合同，合同管理已成為鐵路企業(yè)管理的一項重要基礎性工作。合同種類大致可以分為以下幾類:產(chǎn)品購銷合同、技術合同(包括技術服務、技術咨詢、技術轉讓、技術開發(fā)等)、設備采購合同、建設施工合同、監(jiān)理和咨詢合同、檢測和監(jiān)控合同、租賃維修等橫向合同;科研項目合同、標準與規(guī)范編制(修訂)合同、綜合試驗任務書等縱向合同。
免費版合同管理系統(tǒng)
     免費版合同管理系統(tǒng)為企業(yè)提供一個全面的、完整的合同視野，清楚的展示企業(yè)在合同中所涉及的權利、責任和義務。這使得企業(yè)中相關責任人員能夠即時查詢合同中的重要信息，徹底消除了在文件柜中手工查詢合同所帶來的麻煩。
     免費版合同管理系統(tǒng)能夠立即查詢到期合同庫中全部合同的信息與條款，并能夠將合同按照類別和部門進行歸類，進而在全局視野下進行分析，風險相關趨勢并找出潛在風險。通過分析，企業(yè)甚至能夠發(fā)掘資金節(jié)省和提高利潤的新機遇。把企業(yè)法律部門從紙質(zhì)合同檢索等瑣碎的任務中解放出來，讓其參與到更加具有戰(zhàn)略意義的工作當中去。

1合同管理存在的問題
1.1縱向合同管理存在的問題
1)上級主管部門的主觀意識嚴重?？v向合同中的部分科研合同、標準與規(guī)范編制(修改)合同、綜合試驗任務書等合同、以前許多國家級科研項目、部委的綜合試驗項目的下達均是通過項目負責人撰寫申報書、試驗大綱及經(jīng)費預算書完成的，項目立項后，由上級主管部門說了算，不需要簽訂合同，致使撥款與經(jīng)費使用沒有依據(jù)。近幾年國家對科研經(jīng)費使用的監(jiān)管力度不斷加強，經(jīng)費檢查的程度日趨嚴格，審計的頻率越來越高，基本杜絕不簽合同的現(xiàn)象。但是，產(chǎn)品類標準項目的書面合同簽訂很少，是因為該類合同金額偏小，一般都由上級主管單位直接給立項單位下發(fā)一份立項通知，告知項目已立項，只寫項目的起止時間，一般不告知經(jīng)費的數(shù)量，不需要簽訂合同，致使項目撥款與經(jīng)費使用沒有依據(jù)。

2)不簽訂科研分合同的問題?，F(xiàn)在的科研項目都是國家、各部委急需解決各方面實際問題而立的項，這些項目科技含量高，攻關難度大，一般一家單位完成不了，由多家單位聯(lián)合參加一起攻關。主持單位(第一承擔單位)和參加單位(不是第一承擔單位)會同時出現(xiàn)在主合同里，有些主持單位會覺得麻煩，不與參加單位簽訂分合同，一旦發(fā)生糾紛，主持單位很被動，甚至降低自身信譽度。例如，某科研單位聯(lián)合一生產(chǎn)廠家進行科研合作，主合同明確了科研單位為第一承擔單位，生產(chǎn)廠家為第二承擔單位;但是主合同里并沒有細劃雙方的責任與分工、未明確最終的科研成果及知識產(chǎn)權歸屬問題，雙方的關系比較好，沒有簽訂分合同。后來主持單位的項目負責人調(diào)離此單位，接任的項目負責人與參加單位合作不是很好，由于沒有分合同約束，主持單位要求參加單位提交相關資料時，參加單位遲遲不交，以至于該科研項目被迫中止，影響到主持單位的信譽度。

3)合同經(jīng)費使用不合理的問題。項目負責人不按合同規(guī)定的經(jīng)費預算科目執(zhí)行或使用不合理，合同執(zhí)行完成后，科研經(jīng)費結余過多。這主要由于歷史原因，在計劃經(jīng)濟時期，科研項目結束后，上級主管單位也不管項目結余了多少經(jīng)費，國家也不對經(jīng)費使用情況進行審計，項目負責人也不對項目進行結題，使用結余經(jīng)費3年、5年甚至更長。目前，科研經(jīng)費結余的現(xiàn)象在逐漸減少，但是經(jīng)費使用合理性的問題依舊存在。

1.2橫向合同管理存在的問題
1)不重視資信調(diào)查，風險意識差。有些鐵路單位在簽訂合同前，對合同簽訂對方的企業(yè)性質(zhì)、注冊資金、資產(chǎn)情況及信譽沒有進行詳盡調(diào)查，不索要對方當事人的企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照，不看其是否參加當年的工商年檢，不調(diào)查其是否具有簽訂合同的資格(是否超出其經(jīng)營范圍)，而盲目簽訂合同。在合同審查中普遍存在違約責任條款泛泛，往往只約定違約方應當依法承擔違約責任的諸如此類的不規(guī)范的法律用語，有時還簽訂了無任何法律效力的合同(無效合同)，導致了法律賦予的權利喪失，為企業(yè)帶來不可估量的損失。

2)法律風險防范意識淡薄，合同法律意識差。企業(yè)法律風險防范意識淡薄，合同管理把關不嚴是導致重大法律糾紛產(chǎn)生的一個重要原因。有的企業(yè)的法定代表人或相關負責人，不熟悉法律的相關規(guī)定，沒有把合同管理納入經(jīng)營管理之中，或者在一些重大經(jīng)營活動等方面的決策過程中法律風險意識不夠，甚至對法律人員提出的警示置若罔聞，造成巨大經(jīng)濟損失。
1.3橫向、縱向合同管理存在共性問題
1)合同文本不規(guī)范。目前，我國所有經(jīng)濟合同都有標準的合同示范文本，有些文本是由國家工商行政管理總局和一些行業(yè)管理部門，根據(jù)《合同法》聯(lián)合制定并發(fā)布的，有些是由各大部委根據(jù)多年工作經(jīng)驗制作出來的。這些合同文本具有規(guī)范、可靠、完備、適用的特點，便于當事人簽訂合同，有利于減少當事人之間的合同糾紛。這些合同范本都是可以直接從網(wǎng)上下載的，既實用又方便。
2)合同管理制度不健全。有的鐵路單位沒有健全的管理制度，簽約隨意性較大，對合同審查、把關不夠，權限設置混亂。有的鐵路單位在法律事務的專門機構和人員配備方面仍很欠缺，大多數(shù)企業(yè)法律顧問專業(yè)人才相對短缺，甚至有的單位未設立法律事務機構，有的竟連1名專職的法律顧問都沒有，有的企業(yè)用行政章代替合同專用章，一些合同經(jīng)辦人員認為，只要是代表單位行為，用行政章也可以簽合同，結果常常出現(xiàn)簽合同時用行政章，有些人利用這一點逃避合同監(jiān)管部門的監(jiān)管，給合同管理帶來麻煩;有的企業(yè)對合同主體缺乏必要的審核，一旦出現(xiàn)問題，勢必會給單位造成經(jīng)濟利益的損失及其他不可預見的危害。
3)先干后簽或干后補簽合同、只有口頭協(xié)議，不簽書面合同的現(xiàn)象依然存在。盡管各種法律法規(guī)、政策制度不斷強調(diào)建設程序，盡管先干后簽、干后補簽合同，口頭協(xié)議的問題已經(jīng)給不少企業(yè)帶來或多或少的損失，這種現(xiàn)象仍時有發(fā)生，主要存在于經(jīng)常合作的一些企業(yè)，長期合作產(chǎn)生了誠信，彼此之間沒有戒心，所以潛意識中的信用作用大于合同的作用，對于一些小型工程，往往違反建設程序，逃避招投標等程序，不簽合同直接施工，待開工或完工后再后補相關手續(xù)，包括合同。
4)合同監(jiān)控管理不完善、不規(guī)范。一些鐵路單位雖建立了相應的合同管理機構或相應的法律顧問制度，但由于合同管理部門與其他部門之間協(xié)調(diào)或監(jiān)控的程度不夠，不能深入了解各類合同的履行情況，不能及時發(fā)現(xiàn)影響履行的原因，以致不能隨時向各部門反饋，排除阻礙，防止違約的發(fā)生，而使好的制度不能取得好的結果。另外，合同履行的主要環(huán)節(jié)、內(nèi)容與最終結果是合同結算，各單位合同結算的執(zhí)行部門是財務部門，所以單位的合同管理部門應與財務部門密切配合，把好合同的結算關，這既是對合同簽訂的審查，也是對合同履行的監(jiān)督。

5)合同履行存在的缺陷。有些單位簽完合同后，履行了一段時間，卻執(zhí)行不下去了，導致違約，被迫支付違約金進行賠償或對簿公堂。主要是在合同訂立時缺乏預見性，缺少對合同文本的分析，對合同條款理解得不夠透徹，存在主體不當、文字不嚴謹、雙方的責權利不夠明確，不確定因素考慮得不周全，在合同實施過程中常因缺少某些重要的條款、缺陷和漏洞多、雙方對條款的理解有差異、合同風險預估不足等問題發(fā)生爭執(zhí)，導致合同執(zhí)行不下去而違約。
6)支付款額與合同額不一致。有些合同簽約人不按合同法執(zhí)行或根本不懂《合同法》，簽約隨意性大，合同額與支付金額不一致，未做到一筆款項對應一份合同。
7)合同執(zhí)行完畢后不能做到及時歸檔。有的項目負責人習慣于自己保管合同，合同執(zhí)行完畢后仍不歸檔。
8)合同管理部門內(nèi)部管理混亂。有些單位雖然設置了合同管理部門，但合同管理人員素質(zhì)不是很高，專業(yè)性差，合同管理工作混亂。合同管理人員對合同不分門別類的歸檔，收存隨意，合同外借時不履行合同借閱手續(xù)，合同借出后，不及時催要，導致合同丟失。還有，合同管理新舊人員工作交接不到位，許多合同不知道存放位置。
9)簽訂虛假合同。有些合同簽約人員為了一己私利，不惜損害單位利益，與對方簽訂虛假合同，以達到從中謀取錢財為目的。這就要求合同管理部門與財務部門緊密配合，加大審核合同的力度，防止虛假合同的出現(xiàn)。
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集團經(jīng)過十多年的發(fā)展，在長期的經(jīng)營管理中，已經(jīng)摸索并制定了一系列有效的合同管理辦法，大大規(guī)避了經(jīng)營中的風險，但不可否認，由于經(jīng)驗主義作怪，特別是法律知識的缺乏，我們之中有少部分人也缺乏對合同管理重要性的認識，有的僅憑對方的電報、電話、發(fā)貨通知單就進行交易，給合同履行帶來隱患。
2對策及建議
2.1增強合同觀念和合同意識合同是企業(yè)對外進行經(jīng)濟活動的橋梁和紐帶，在市場經(jīng)濟條件下，鐵路企業(yè)經(jīng)營活動離不開合同。與簽訂合同有關的部門人員要懂得《合同法》和各種規(guī)章制度，知道如何簽訂合同，明白履行合同應當注意的問題，避免遭到合同詐騙，杜絕無效與虛假合同的簽訂，全力維護本企業(yè)的合法權益。與合同有關的管理部門的人員也要學習《合同法》，樹立合同觀念和嚴格履行合同的法律意識。

2.2提高合同管理意識必須從思想上真正意識到合同管理的重要性，將企業(yè)的各項工作真正納入合同管理范疇，切實按合同要求辦事。

2.3建立專職的合同管理機構建立健全專職的合同管理機構，使合同管理覆蓋到企業(yè)的每個層次，延伸到各個角落。設置專職法律顧問、合同管理人員，并具體明確合同管理人員的地位、職能，合同管理部門與其他執(zhí)行部門的職責范圍，規(guī)定合同管理的工作流程、制定合同歸口管理制度、合同授權委托制度、合同審查制度、合同會簽和審批制度、合同專用章管理制度、合同管理人員工作交接管理條例等規(guī)章制度，最終形成從合同談判、起草、審核、履行到監(jiān)督檢查的全過程管理，保證合同有效實施。

2.4提高合同管理人員的業(yè)務水平合同管理人員必須具備很強的責任心，能夠熟練掌握和運用相關法律和法規(guī);精通合同業(yè)務，勝任合同擬稿、修改、談判和解釋;熟悉合同履行和工程索賠管理;熟悉工程造價和財務知識;為與國際接軌，還應該能夠閱讀和翻譯英文合同文本。

2.5重視合同文本分析合同文本分析主要包括兩個方面:一是合法性分析，包括當事人是否具備相應資格;工程項目是否合法，合同內(nèi)容是否符合《合同法》和其他各種法律的要求。二是完備性分析，包括構成合同文件的種種文件是否齊全;合同條款是否完備，對各種問題的規(guī)定有沒有遺漏;合同用詞是否準確，有無模棱兩可或含義不清楚;對工程中可能出現(xiàn)的不利情況是否有足夠的預見性。

2.6強化示范文本管理合同示范文本是有關國家行政執(zhí)法機關會同相關業(yè)務部門或各大部委根據(jù)多年工作經(jīng)驗，針對當事人在簽訂合同中經(jīng)常遇到的問題，按照法律要求，結合實際情況，吸收各行各業(yè)合同文書的特點制訂而成，主要條款齊全，沒有顯失公平或違反法律、行政法規(guī)的條款，為合同當事人提供了保護自己合法權益的有利條件。

2.7簽訂書面合同口頭協(xié)議不具備任何法律效力，任何鐵路單位在進行與經(jīng)濟活動相關的行為時都應該簽訂書面合同與協(xié)議。

2.8加強合同管理部門與財務部門的溝通鐵路單位的合同管理部門與財務部門在合同管理過程中應發(fā)揮重要作用。只有這兩個部門經(jīng)常地溝通、聯(lián)系，工作上加強配合，才會對合同執(zhí)行全過程的監(jiān)控。只有合同經(jīng)費使用日趨合理，合同管理工作才會步入正軌。

2.9搭建合同管理信息化平臺有些單位已將合同管理系統(tǒng)軟件廣泛應用于合同管理工作之中，對合同進行了詳細的分類，設置了清晰的合同審批流程，明確了合同審批過程的責任，落實了法律部門對合同的主管權限，使法律程序成為合同簽訂的必經(jīng)程序和結束程序，守住了開始和結束這兩個最為重要的責任關口，杜絕了許多可能產(chǎn)生的法律風險。另外，對歸檔的合同進行掃描，保存電子文檔。借用合同時，不用將合同原件帶走，只需將電子文件拷走，既避免了合同外借過程中的丟失與損毀，增加了紙質(zhì)合同原件的保存時間，縮減了合同管理人員查找合同的時間。當項目負責人進行工程項目投標時，不用重新掃描合同，既節(jié)省投標人員的工作量，又縮短了工作時間，提高了工作效率。

免費版合同管理系統(tǒng)功能
記錄收納企業(yè)所有合同文本及信息
  合同創(chuàng)建：起草人選擇對應的合同范本，填寫合同要素，合同示范文本只允許起草人填空，不允許修改固定條款格式；
  合同文件：管理所有與合同有關的文件，包括合同原稿、變更文件、附圖等內(nèi)容，將任意格式的電子版文檔可以直接導入系統(tǒng)中；
  合同變更：記錄合同變更的原因、影響，并將變更依據(jù)作為附件導入系統(tǒng)，從而兼顧了變更過程管理的嚴謹和自動性，關聯(lián)結果，有據(jù)可查，權責明晰；
對合同相關支撐、附屬信息進行管理和存檔
  客戶/供應商：提供對客戶或供應商的登記、分級、評價、信用記錄、審批等操作,并且可以對其資質(zhì)進行管理；
  業(yè)務相關：包括合同的分類、編碼、參數(shù)，關聯(lián)合同等；
提供系統(tǒng)化的法務訴訟管理業(yè)務
  法律訴訟：律師信、訴訟申請及收款等律師業(yè)務的申請、審批和維護
  法務報表：提供全面的法務處理業(yè)務報表，幫助企業(yè)法務人員進行全局把控和讓企業(yè)領導全面了解公司法務信息
創(chuàng)建與維護管理標準合同、流程模版
  合同模版：免費版系統(tǒng)提供合同示范文本庫，支持多種業(yè)務類型（采購、銷售、實施、服務、開發(fā)等），支持多種合同類型（標準、框架、總分包等）
  流程模版：提供多種與合同相關的管理的業(yè)務流程樣板，企業(yè)可以直接使用或者參考修改使用
提供合同報警機制
  資金預警：根據(jù)合同應收/應付計劃情況等方面進行提前預警
  進度預警：明確記錄合同進度，并與計劃情況進行對比，方便領導隨時了解合同動態(tài)執(zhí)行的情況，到底完成到何種程度，完成的百分比是多少，方便領導調(diào)整進度，安排下一步的工作；
  合同預警：系統(tǒng)自動掃描并對所有快到期的結款、審批、付款等關鍵節(jié)點或事項進行預警，幫助用戶提前做好財務規(guī)劃和分析決策；
  資質(zhì)到期提醒：對客戶及供應商資質(zhì)進行到期提醒
合同審批流程設置與流轉機制
  流程設置：對合同對方、項目、合同、資金和發(fā)票等內(nèi)容進行審批，支持靈活的流程定義，審批對象自動匹配審批流程，規(guī)范審批流程；
  合同審批：根據(jù)企業(yè)的業(yè)務流程自定義軟件中合同審批流程，保存所有的審批意見，幫助評審人員參考，最后打印出合同審批單；
信息統(tǒng)計與分析
  報表：從不同角度對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，輔助經(jīng)營決策，多樣化的統(tǒng)計方式，自定義統(tǒng)計條件，并將統(tǒng)計結果輸出圖形。
  欠款報表：可以從不同角度統(tǒng)計企業(yè)欠款信息；收款報表：可以從不同角度統(tǒng)計企業(yè)收款信息；壞賬分析：可以從不同角度統(tǒng)計企業(yè)壞賬信息

免費版合同管理系統(tǒng)作用
  從法律顧問到戰(zhàn)略伙伴的轉變
         使用先進的合同管理系統(tǒng)，企業(yè)內(nèi)部法務部門能夠輕松地從合同庫中查詢合同信息，從而深度挖掘合同中包含的重要情報，直接促使法務部門能夠更好的發(fā)揮其專業(yè)素養(yǎng)和談判的優(yōu)勢，讓其從單純的法律顧問角色轉變?yōu)閰⑴c企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的重要決策部門。
  降低風險并增強合同合規(guī)
         從合同擬定初期就大力確保合同起草工作的正確性，能夠為企業(yè)消除在合同執(zhí)行過程中財務和道德方面所面臨的潛在問題。利用合同管理系統(tǒng)中先進的合同框架和模版，預先設立和通過審批的專業(yè)合同語言以及完善的合同審批流程，輕松確保合同合規(guī)。
  提高企業(yè)法律部門效率
         合同管理系統(tǒng)對企業(yè)合同審批流程按預先的設定進行自動化的管理，確保相關的法律人員彩玉的流程的決策和控制當中，從而使得合同擬定、談判和審批的效率與質(zhì)量大大提高。
  合同周期的可見性和可控性
         通過合同管理系統(tǒng)，企業(yè)能夠了解和掌握合同周期中各個環(huán)節(jié)所涉及到的重要信息，例如相關責任人、貨物與服務條款、交付時間、交付地點、合同金額等、并且可以對合同到期信息等進行提醒設置，這對企業(yè)來說具有重大意義，實現(xiàn)合同的可見性和可控性。
結束語
在市場經(jīng)濟活動中，合同的簽訂與合同管理對合同簽訂各方來說已經(jīng)越來越重要，鐵路單位必須加強和完善合同管理，增強合同法律意識，提高合同管理水平，充分發(fā)揮合同在企業(yè)管理中的積極作用。