項(xiàng)目跟蹤管理軟件系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)

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　　項(xiàng)目經(jīng)理需要按時(shí)了解項(xiàng)目進(jìn)度，需要制定項(xiàng)目計(jì)劃，遇到了哪些問題，然后和團(tuán)隊(duì)成員制定解決方案，確保整個(gè)計(jì)劃可以順利的進(jìn)行，因此項(xiàng)目進(jìn)度跟蹤使項(xiàng)目管理中的重要環(huán)節(jié).

　　一、項(xiàng)目跟蹤管理軟件系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)

　　1、信息實(shí)時(shí)

　　首先，項(xiàng)目跟蹤有助于及時(shí)了解項(xiàng)目最新情況，獲取最準(zhǔn)確的信息。每位項(xiàng)目參與者都需要立即看到項(xiàng)目的狀態(tài)和進(jìn)展。這對(duì)于高層管理人員和代表團(tuán)隊(duì)的團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)做出項(xiàng)目最高層面的決策至關(guān)重要。使用泛普軟件，就能很輕松向高級(jí)管理層進(jìn)行匯報(bào)。通過跟蹤項(xiàng)目，團(tuán)隊(duì)成員、項(xiàng)目目標(biāo)和活動(dòng)可以保持一致。團(tuán)隊(duì)成員可以保持聯(lián)系，看著目標(biāo)變成現(xiàn)實(shí)。

　　2、及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題

　　使用項(xiàng)目跟蹤，問題無處隱藏，萌芽中的問題能在瞬間識(shí)別。領(lǐng)導(dǎo)可以及時(shí)采取行動(dòng)，重新控制局面。團(tuán)隊(duì)成員可以提供幫助，相互鼓勵(lì)，把工作完成。問題解決有助于保持項(xiàng)目的結(jié)構(gòu)，允許資源把時(shí)間花在重要的事情上。一旦問題得到解決，項(xiàng)目就會(huì)回到正軌，成功就會(huì)近在眼前。

　　3、增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)動(dòng)力

　　協(xié)作是每個(gè)項(xiàng)目的關(guān)鍵因素。如果每個(gè)成員都清楚自己的角色，他們就能朝著團(tuán)隊(duì)目標(biāo)努力。隨著項(xiàng)目的發(fā)展，任務(wù)列表每天都在減少，團(tuán)隊(duì)繼續(xù)和完成項(xiàng)目的動(dòng)力增強(qiáng)。通過攜手合作以及創(chuàng)建授權(quán)團(tuán)隊(duì)，項(xiàng)目跟蹤使所有人都參與進(jìn)來，并保持一致的意見。

　　4、簡(jiǎn)單準(zhǔn)確的報(bào)告

　　報(bào)告通常是項(xiàng)目經(jīng)理需要完成的一項(xiàng)痛苦任務(wù)。高級(jí)管理人員希望在一瞬間獲得對(duì)每個(gè)項(xiàng)目的整體看法。為了管理和跟蹤項(xiàng)目，使用項(xiàng)目管理系統(tǒng)，能使報(bào)告快速而簡(jiǎn)單。時(shí)間非常寶貴，把所有信息放在同一處，并在需要時(shí)提供詳細(xì)信息，這非常適合向高級(jí)管理人員報(bào)告的情況。

　　二、項(xiàng)目進(jìn)度跟蹤工作的步驟

　　1、制定項(xiàng)目執(zhí)行時(shí)間表計(jì)劃

       是重中之重，項(xiàng)目人員多了，又要了解項(xiàng)目進(jìn)度，這就要求項(xiàng)目經(jīng)理做出詳細(xì)的計(jì)劃，這個(gè)計(jì)劃必須要明確任務(wù)，明確任務(wù)的負(fù)責(zé)人，明確任務(wù)的開始和結(jié)束時(shí)間。在計(jì)劃制定時(shí)，要盡可能地把任務(wù)細(xì)分，任務(wù)的先后關(guān)系定好。并通過對(duì)每一位參與員工的工作能力、工作效率等的把握來將任務(wù)放到人身上并定下來完成時(shí)間。

　　2、明確人員分工，定好截止時(shí)間

　　這一步看似簡(jiǎn)單，卻直接關(guān)系到整個(gè)項(xiàng)目能否正常完成。所以，在項(xiàng)目計(jì)劃階段，我們一定花足夠多的時(shí)間做好項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，在分解項(xiàng)目任務(wù)時(shí)，顆粒度盡量細(xì)一些，確保分工到人，并確定好截止時(shí)間。

　　3、優(yōu)化作業(yè)流程，確定工作標(biāo)準(zhǔn)

　　項(xiàng)目計(jì)劃從制定到結(jié)束，并不是一成不變的，要根據(jù)項(xiàng)目的情況進(jìn)行優(yōu)化。項(xiàng)目組成員間的作業(yè)流程，無論是通過郵件還是項(xiàng)目管理工具溝通，在項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)上一定要明確清楚。比方說IT項(xiàng)目，我們可以把作業(yè)流程分為需求收集、需求內(nèi)審、需求評(píng)審、開發(fā)、測(cè)試、上線，每個(gè)流程由某位或多位負(fù)責(zé)，任務(wù)狀態(tài)變更后，再進(jìn)入到下一個(gè)流程。確定流程后要確定工作標(biāo)準(zhǔn)。

　　4、定期檢查項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)/里程碑

　　很多時(shí)候我們會(huì)同時(shí)負(fù)責(zé)多個(gè)項(xiàng)目，或是還有很多其他日常工作，如何保障項(xiàng)目正常運(yùn)行，這需要我們時(shí)常檢查項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)/里程碑，及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目中可能的風(fēng)險(xiǎn)。

　　5、項(xiàng)目成員的溝通

　　跟進(jìn)項(xiàng)目是需要細(xì)心和耐心，而且要經(jīng)常與項(xiàng)目組成員溝通，把項(xiàng)目經(jīng)理要的目標(biāo)和要求時(shí)時(shí)傳達(dá)下去，并讓結(jié)果及時(shí)反饋上來。項(xiàng)目執(zhí)行過程中的溝通非常重要，要保項(xiàng)目進(jìn)度的信息透明。如果甲已經(jīng)做好某件事，需要乙做另外的事，如果沒有溝通，乙可能壓根就不知道，這樣項(xiàng)目進(jìn)度就會(huì)延誤。

　　三、項(xiàng)目管理軟件系統(tǒng)的發(fā)展趨勢(shì)

　　1、項(xiàng)目管理理論和實(shí)踐發(fā)展的驅(qū)使

　　項(xiàng)目管理軟件系統(tǒng)的發(fā)展總是隨著項(xiàng)目管理理論和實(shí)踐的發(fā)展而發(fā)展，30 多年的變化史也正說明了這一點(diǎn)，如多項(xiàng)目管理軟件系統(tǒng)和企業(yè)級(jí)項(xiàng)目管理軟件系統(tǒng)的出現(xiàn)，項(xiàng)目投資組合分析工具的應(yīng)用等。因此，項(xiàng)目管理軟件系統(tǒng)的發(fā)展會(huì)和項(xiàng)目管理理論和實(shí)踐的發(fā)展保持一致。

　　2、項(xiàng)目特征變化的驅(qū)使

　　近幾年來由于項(xiàng)目管理的廣泛應(yīng)用，項(xiàng)目型公司逐漸涌現(xiàn)出來，這些項(xiàng)目往往分散在全國(guó)甚至世界各地，此外，虛擬團(tuán)隊(duì)、虛擬建設(shè)也逐漸得到應(yīng)用，因此，虛擬化和分布化成為一個(gè)趨勢(shì)，項(xiàng)目管理軟件系統(tǒng)的功能也將逐漸增加這部分功能。

　　3、技術(shù)進(jìn)步的驅(qū)使

　　ICT 術(shù)的發(fā)展相當(dāng)快，隨著JAVA 技術(shù)的成熟，C/S 結(jié)構(gòu)的項(xiàng)目管理軟系統(tǒng)逐步轉(zhuǎn)向了 B/S 結(jié)構(gòu)，有人預(yù)測(cè)，B/S 結(jié)構(gòu)將成為一種趨勢(shì)。另外，隨著項(xiàng)目管理軟件系統(tǒng)的種類越來越多，各個(gè)軟件之間的數(shù)據(jù)交換成為一大問題，因此，制定數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)成為將來的又一趨勢(shì)。

　　4、客戶應(yīng)用需求的驅(qū)使

　　項(xiàng)目管理軟件系統(tǒng)是面向客戶的客戶的需求往往帶來軟件功能的變化雖然目前一些溝通與協(xié)同功能還沒有完全提供，如聊天、在線會(huì)議、專題討論等，但隨著項(xiàng)目特征的變化，溝通與協(xié)同功能將會(huì)得到加強(qiáng)。

　　項(xiàng)目跟蹤管理軟件系統(tǒng)總是伴隨著項(xiàng)目管理理論和ICT 技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展，因此，不能期望獲得或者開發(fā)出最先進(jìn)的軟件系統(tǒng)，應(yīng)該從實(shí)用角度出發(fā)，不斷更新、持續(xù)改進(jìn)，這樣才能達(dá)到項(xiàng)目管理軟件系統(tǒng)經(jīng)濟(jì)性、實(shí)用性和先進(jìn)性的統(tǒng)一。