你是否也覺得開始越來越忙碌

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人們總是嘗試在腦海中記錄自己的的工作職責(zé)，卻不去尋找一套有效的體系（無論是紙張形式還是電子形式）將它們記錄下來，以便經(jīng)常審視，這便是壓力的來源。

本文是記者詹姆斯·法洛斯（James Fallows）對時間管理大師戴維·艾倫（David Allen）的訪談，讓我們知道為什么會越來越忙以及談?wù)劰ぷ餍实奶嵘?。在周四，我們將發(fā)布關(guān)于時間管理的技巧類文章：多項目管理中的時間管理?。讓在職場的你，面對多項目管理時，不會陷入混亂。

人物簡介

戴維·艾倫（David Allen）從事作家、講師、顧問工作30多年。他總結(jié)出了一套面向機構(gòu)的“無壓力工作”方法，名叫GTD（Getting Things Done，即“搞定”），在全世界范圍內(nèi)廣受追捧。他的著作《搞定：無壓力工作的藝術(shù)》（Getting Things Done）自2001年出版以來，已經(jīng)售出了150萬冊，而他本人Twitter賬戶（@gtdguy）的粉絲數(shù)也超過了120萬。

記者詹姆斯·法洛斯（James Fallows）出席過艾倫的研討會，并隨后嘗試將GTD運用于生活當(dāng)中。8年前，法洛斯曾在《大西洋月刊》上撰文描述過此事。人們總是嘗試在腦海中記錄自己的的工作職責(zé)，卻不去尋找一套有效的體系（無論是紙張形式還是電子形式）將它們記錄下來，以便經(jīng)常審視，這便是壓力的來源。而艾倫方法的理論基礎(chǔ)也由此而來。在下文中，法洛斯向艾倫問及了今天永遠在線的生活方式。同時，艾倫也會暢想我們的工作效率將會如何發(fā)展。

你陷入了忙碌危機嗎？

詹姆斯·法洛斯（下文簡稱JF）：我打賭，大部分閱讀這篇討論的人們，都覺得他們在處理電子郵件、短信和全天候網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中碰到了“忙碌危機”。今天人們遭遇的壓力感，是一種新現(xiàn)象嗎？

戴維·艾倫（下文簡稱DA）：每個人都有忙不過來的時候，都有腦子轉(zhuǎn)不過彎的時候。我剛剛讀到巴赫有20個孩子。今天的人們卻抱怨說：“帶孩子把我忙壞了?！蹦敲矗瑤?0個孩子，看看你會忙成什么樣？如果你是一個音樂家，或者作家，那你的工作量就總會比別人多出一截。所以我不知道對那些從事開放職業(yè)，或者興趣廣泛的人來說，情況會不會和以前不一樣。

跟多人感到茫然無措還有一個原因，是人們其實并不想我們的老祖宗那樣，真正處在遭遇危機后的生存模式中。在危機這件事上，有一點挺有意思，那就是危機其實會創(chuàng)造出一種寧靜感。為什么？因為在危機中，人們必須整合所有潛在相關(guān)的各種信息，他們必須迅速作出決定，隨后必須迅速相信自己直覺作出的判斷。他們必須采取行動。他們要根據(jù)源源不斷的數(shù)據(jù)，調(diào)整再調(diào)整。而且他們在某些成果上非常專注，而這些成果通常是活命——就是生存。別搞砸。別送命。

但你一旦不在危機當(dāng)中之后，生存模式中被你過濾掉的世界就會涌進你的腦海?，F(xiàn)在你要操心要扣多少稅了，操心車子是不是要換輪胎了，操心“我感冒了”，操心“破打印機壞掉了”。現(xiàn)在，那些涌進你腦子的東西又換成了電子形式，而且還7×24小時不帶間斷的。

為了應(yīng)對這些，你需要學(xué)會一些執(zhí)行技巧，和迅速決定如何分配有限資源的能力。陽光下沒有新東西。今昔不同的，只是需要做出這種執(zhí)行決定的人的數(shù)量。你覺得忙不過來，只不過是你太低估這種執(zhí)行上的需求了。

沒有信息加載這回事

JF：那我們今天需要處理的巨大信息量呢？在造成某種變化的程度上，這難道不是一種變化嗎？

DA：沒有信息過載這回事。要有的話，你進圖書館的時候早就撐死了，更別說上網(wǎng)的時候會給撐爆了。

實際上，世界上信息最豐富的地方是最讓人放松的地方，那就是自然。它地貌多樣，細節(jié)豐富，就連輸入的形式也各種各樣。實際上，你要是想瘋掉的話，那就處理掉你接收的所有信息吧：這就是所謂的感官惡化。

自然所包含的信息豐富，但其中有意義的東西卻相對稀少——對人來說，可能也就是些漿果、熊、蛇、暴風(fēng)雨、毒橡樹之類的。正是有意義的東西如此稀少，才強迫我們改變行為，做出決斷。電子郵件的問題在于，它不僅僅是信息，它還是對潛在行為的需要。漿果、蛇和熊都是信息，但它們是嵌入式的信息，而且你不知道它們當(dāng)中的具體信息是什么。但電子郵件就不是這樣，它的特點是隨機性的積極強化（positive reinforcement），這也是其致癮的根本。

JF：能再說明一下嗎？

DA：比方說你從你媽媽那收到一封郵件，或者你從你老板那收到一封郵件——它們都包含著蛇啊漿果啊熊啊這樣的信息，但它們卻沒法一目了然，除非你看了這封郵件之后才行。現(xiàn)在，你腦子里的哪塊下意識地不斷在想：“這沒準(zhǔn)有用，這沒準(zhǔn)有用，這沒準(zhǔn)有用，這沒準(zhǔn)能改變我正做的什么事情，剛好那個事情我還不想下決定……”然后你就會把這個想法擴大上千倍，就算沒那么多，也會擴大到上百倍。

做決定的能力就和肌肉一樣，這些等著做決定的事情會消磨你的精力。如果才過了半天，你就做出了很多決定的話，那你就沒多少毅力去處理剩下那半天了。于是，我們就會帶著“可能有比手頭上還重要的事情等著處理”的焦灼痛苦感（Gnawing Sense of Anxiety）神游。你不記得那件更重要的事情是什么，但總之就是比你正在干的事情重要，所以你就心神不寧了。于是，你在工作的時候就會操心家里面，回到家就又會操心工作上的事情——總之不管在哪，你都是身在曹營心在漢的狀態(tài)。難怪的你的工作效率一落千丈，也難怪你的壓力跟山一樣。

那現(xiàn)在和過去有什么不一樣？除了這種情況的發(fā)生頻率之外，沒別的不一樣。在過去的72個小時里，你我處理的工作變動和優(yōu)先級改變已經(jīng)比你的父輩在一個月，甚至一年內(nèi)處理的量還要多。我讀到1912年的時候，人們還抱怨過電話，抱怨的內(nèi)容和今天人們抱怨電子郵件的內(nèi)容沒什么兩樣：“天啊，我的生活質(zhì)量都給毀了”；“打電話只是流于形式，沒什么意義”；“電話只能帶來干擾和分心！”讀起來就跟現(xiàn)在一樣。1983年，我在洛克希德頭一次接觸這些問題的時候，也聽到過類似的抱怨。那幾年，你口袋里要是有個日程本的話，那你絕對會被人當(dāng)作癡迷工作效率方面的怪胎。和過去不一樣的是，經(jīng)歷這種緊張感的曾經(jīng)只有少數(shù)人，而如今，則是各行各業(yè)的大多數(shù)人了。

而且隨著組織結(jié)構(gòu)的層級越來越平面化，各行各業(yè)中的“執(zhí)行責(zé)任”也越來越多。在軍隊，一個下士在今天的戰(zhàn)場上要做多少決定？假如我是一個下級軍官，碰上了《黑鷹墜落》里的那種情況，CNN拿個麥克風(fēng)戳在我的面前要采訪我，那我什么該說什么不該說？這就是美國空軍軍事學(xué)院（Air War College）連全球政治和環(huán)境感知這種將軍才需要的東西都教給學(xué)生的原因。我們的社會越平面化，我們就越需要更多的職業(yè)人士具備剛剛談到的那些技能。

如何處理忙碌的情況？

JF：我們未來處理“忙碌”的情況會怎么樣？會因為技術(shù)變得更好？還是會因為過載變得更糟？還是說兩者皆有？

DA：我覺得，總是讓你心慌馬亂，掙扎擺脫的“忙碌陷阱”，它的程度和深度會繼續(xù)增加，因為越來越多的人會受到它的影響。

你頭腦中處理的事情需要外在化——用某種信任的方式捕捉下來。你要捕捉那些有潛在意義的事情，你要搞清楚這些事情對你意味著什么，你還要把這一切梳理成思維圖，如此你才能從更廣闊的角度來看待問題。隨著更好科技的出現(xiàn)，我希望有一套思維圖——能夠梳理我那些思維圖的思維圖。然后我可能會說：“好，我現(xiàn)在要處理哪個思維圖？有親戚要過來吃飯，我要不要先處理家庭思維圖？”然后，你可以繼續(xù)處理“哦，我侄女要來，她喜歡吃這個，她最喜歡粉色，她的狗叫……”之類的事情。然后你把事情放在一邊，說：“這個思維圖處理得差不多了，接下來處理哪個思維圖？“或者：“算了，去朗讀會兒詩歌吧?！?/p>

這些問題其實都是老問題。不過我們能找到更好的工具，讓大腦舒坦起來。

最后的話：

我們總依賴大腦來記錄我們的工作任務(wù)，但往往卻陷入了忙碌危機，一時不知所措，我們會抱怨任務(wù)太多或者信息過多，這些都不能成為借口。戴維·艾倫告訴我們：頭腦中處理的事情需要外在化——用某種信任的方式捕捉下來。你要捕捉那些有潛在意義的事情，你要搞清楚這些事情對你意味著什么，你還要把這一切梳理成思維圖，如此你才能從更廣闊的角度來看待問題。

關(guān)于本專欄

以上是"你是否也覺得開始越來越忙碌"的內(nèi)容，本文的主題是“人們總是嘗試在腦海中記錄自己的的工作職責(zé)，卻不去尋找一套有效的體系（無論是紙張形式還是電子形式）將它們記錄下來，以便經(jīng)常審視，這便是壓力的來源。”。時間管理系統(tǒng)(www.timebao.com)專注于時間管理，致力于為您提供最優(yōu)秀的時間管理培訓(xùn)課程。如果你對以上文章內(nèi)容感興趣，那么你可能對以下文章也感興趣： 3招讓你的職場高效更輕松, 1+1=2？ 時間管理告訴你1+1也可以大于2, 領(lǐng)導(dǎo)的四個重點問題, 感謝您對本站的支持。

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