時(shí)間管理每個(gè)人都可以學(xué)習(xí)

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人說在IT公司沒有不忙的。你會(huì)發(fā)現(xiàn)每天RTX要閃爍幾十個(gè)對話框是再正常不過的事情?？赡苣阏迷趯懸粋€(gè)ppt，同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)安排今天必須出一封郵件，剛在醞釀的時(shí)候突然還會(huì)有人電話催你開會(huì)，離開時(shí)剛好還有個(gè)朋友在**上請求幫忙找回密碼，每天周而復(fù)始，逢人遍說忙似乎成了流行的口頭禪。你會(huì)發(fā)現(xiàn)，時(shí)間永遠(yuǎn)也不夠用，每天永遠(yuǎn)都有著“做不完”的事情。帶著和所有人共同的問題，我了解了時(shí)間管理的方**：GTD。下面我會(huì)帶著一些自己的理解、更加直白的介紹一下GTD。
GTD就是Get Thing Done的縮寫，翻譯過來就是“把事情做完”，David Allen這本書的中文名叫：《盡管去做》。GTD的核心理念概括一句話，就是：你必須記錄下來你要做的事，然后整理安排自己一一去執(zhí)行了。說起來簡單，做起來不容易，我們看一下GTD的五個(gè)核心原則是：收集、整理、組織、回顧、執(zhí)行。
先記住這五個(gè)原則的先后順序。
一、人類的大腦很強(qiáng)大，能存儲(chǔ)很多東西，但讓一個(gè)成年人回憶起所有童年的事情，很難。與其讓大腦存放了這么多信息，不如把信息從腦海里拿出來記在紙上, 讓大腦釋放出來去思考如何做一件成功的事。所以，GTD的第一步是“收集”，把所有在腦海里浮現(xiàn)的信息（任務(wù), 想法, 項(xiàng)目等等）記錄到隨身攜帶的小本子上（或者任何適合你的工具），把你的工作從大腦里面清出來，記錄在可以看到的地方。GTD把這個(gè)叫做“收集箱”。
記錄小提示：在紙上或其它設(shè)備里記錄下工作時(shí)，應(yīng)注意安排優(yōu)先級(jí)，思考你的工作哪一項(xiàng)優(yōu)先級(jí)最高，需要?jiǎng)幽X筋。
記錄的技巧：涉及到記錄的工具和線上和線下兩種情況。線上能提醒的可以使用Outlook的任務(wù)和日歷。比如：幾點(diǎn)要找張三打個(gè)打電話，幾點(diǎn)要發(fā)給李四一封郵件，幾點(diǎn)去開會(huì)。另外還可以使用Google Calendar Sync把Ｇoogle日歷和Outlook日歷同步，隨時(shí)在多個(gè)辦公地點(diǎn)查看。
線下的工具是紙筆和手機(jī)，這里首先推薦的是紙和筆。當(dāng)你“收集”完所有的信息后，就是“處理”了。
二、 “處理（整理）”英文原意是Process，我提取了三點(diǎn)重要的內(nèi)容：
1) 不把任何信息放回收集箱，處理完一件任務(wù)就打一個(gè)對勾。
2) 如果任何一項(xiàng)工作需要做，就馬上執(zhí)行去做（如果花的時(shí)間少于兩分鐘）；或者委托別人完成，或者將其延期。
3) 否則就把它存檔或刪除、或是為它定義合適的目標(biāo)與情境，以便下一步執(zhí)行。

兩分鐘原則：不能不提一下處理的兩分鐘原則，我想更細(xì)的是：1秒+2分鐘原則，對突然打斷的事情，一秒鐘評估，兩分鐘內(nèi)能解決的，無論是任何事情，馬上著手解決掉。如果不能在兩分鐘內(nèi)解決，就進(jìn)行下一步處理。這里不能拖，一件事一件事的來，一心不二用，兩分鐘處理完一件事，馬上回到主要任務(wù)上來。

三、“組織”?！敖M織”應(yīng)該是GTD中最關(guān)鍵的一點(diǎn)?！敖M織”主要分為對下一步行動(dòng)的組織與對備份資料的組織。
下一步行動(dòng)的組織一般可分為：等待處理清單、將來處理清單、下一步行動(dòng)清單。
1) 等待處理清單主要是記錄那些委派他人去做的工作，比如有封郵件問這件事有誰負(fù)責(zé)，可轉(zhuǎn)交處理，如果你是主管，可安排下屬去做。
2) 將來處理清單則是記錄延遲處理且沒有具體的完成日期的未來計(jì)劃等等。
3) 下一步處理清單則是具體的下一步工作。而且如果一個(gè)任務(wù)涉及到多步驟的工作，那么需要將其細(xì)化成具體的項(xiàng)目。老外認(rèn)為不能在兩分鐘鐘內(nèi)完成的、需要一系列動(dòng)作來進(jìn)行的任務(wù)叫作“項(xiàng)目”。
常使用Outlook做時(shí)間管理的，還可以把Outlook建@todo，@waiting，@next三個(gè)文件夾進(jìn)行“組織”任務(wù)。記得在工作中看到托哥使用的是“每日待辦”文件夾。
備份資料來自于對任務(wù)可行動(dòng)的處理結(jié)果。對備份信息的組織主要就是一個(gè)文檔管理系統(tǒng)，可用很多工具去存檔這些資料，以前我使用的是網(wǎng)文快捕，現(xiàn)在發(fā)現(xiàn)Onenote也不錯(cuò)，推薦Onenote2007。
四、“回顧”。
我對回顧的理解是PDCA循環(huán)的一種方式，在每周回顧中，應(yīng)該對比自己的年度目標(biāo)，回顧自己在過去一周取得的進(jìn)步，制定下一周的計(jì)劃。如：回顧你的長期目標(biāo)、中期目標(biāo)和短期目標(biāo)、回顧你在Onenote里的筆記、回顧你在Outook里的日程表、回顧你寫在紙上的清單、回顧你的項(xiàng)目進(jìn)展情況等等。
目前我采用的是每日回顧、每周回顧一次，對自己的工作和其它事情進(jìn)行回顧，看看哪里做的不好，需要改進(jìn)，重新做出調(diào)整計(jì)劃。
五、“執(zhí)行”就不用多講，另外借用托哥的一個(gè)詞“集中精神”，結(jié)合在一起就是：集中精神執(zhí)行。
最后看一下GTD的工作流，作為對GTD幾個(gè)核心原則的回顧。記住工作流，然后嚴(yán)格按這個(gè)工作流來處理你手頭上的任務(wù)。

以上是"時(shí)間管理每個(gè)人都可以學(xué)習(xí)"的內(nèi)容，本文的主題是“常使用Outlook做時(shí)間管理的，還可以把Outlook建@todo，@waiting，@next三個(gè)文件夾進(jìn)行“組織”任務(wù)。記得在工作中看到托哥使用的是“每日待辦”文件夾?！?。時(shí)間管理系統(tǒng)(www.timebao.com)專注于時(shí)間管理，致力于為您提供最優(yōu)秀的時(shí)間管理培訓(xùn)課程。如果你對以上文章內(nèi)容感興趣，那么你可能對以下文章也感興趣： 時(shí)間管理的良方——拖延, 我們花費(fèi)的時(shí)間要怎么計(jì)算, 給員工有動(dòng)力的最好方法, 感謝您對本站的支持。

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