管理時間也可以通過電子郵件

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朋友、同事、客戶都告訴我，他們遇到的一個最大的問題之一就是管理他們信息過載的電子郵件。他們說，每個人都想從自己這里得到一些信息，因此，他們被大 量電子郵件所困擾。你也在這里面掙扎嗎？如果是的話，這里有一些小技巧，可以幫你在閱讀和接收電子郵件的過程中節(jié)省一些時間。

1. 限制工作時處理個人郵件

不錯，這看起來是個很難接受的方法，但這會幫助你關注重點工作，這樣你可以優(yōu)先完成你手頭上的工作，剩下的時間就都由你自己分配了。

2. 使用垃圾郵件過濾工具

你的老板或者ISP可能已經購買了相應的軟件，不過如果你使用的是自己的郵件系統，那么你需要一個垃圾郵件過濾工具以幫助你盡可能減少不需要的電子郵件。

3. 使用文件夾來存儲電子郵件

收件箱不是用來存儲郵件的，只是用來接受新郵件的，在你的郵件程序中創(chuàng)建文件夾來存儲郵件，文件夾的名字要和你平時工作時候使用的文件夾一致。中華勵志網

4. 修改郵件的標題來概括其內容

你可以很容易就能夠找到一些需要修改標題的電子郵件，例如：如果你收到一封標題是“更新”的郵件，要你給某人發(fā)送一個更新，你就應該更改標題為“送給張三的產品，更新于05年8月29日”，這一功能在大多數電子郵件程序里都有。

5. 限制處理郵件的次數，控制在每天2至3次

這樣，你就可以更加專注、更有創(chuàng)造性、精神更為集中。

6. 做為一般的規(guī)則，將處理電子郵件做為一項獨立的任務來完成

例外情況：如果你可以在一兩分鐘內回復或轉發(fā)電子郵件，那么就立即處理，然后將郵件刪除。否則，就等待以后的工作時間來處理。

7. 將電子郵件以接收日期的方式排序

換句話說，你要保證你的收件箱中最新的郵件總是位于頂部。

8. 清空收件箱的五個步驟。以下是詳細步驟：

掃描所有的電子郵件，刪除其中的垃圾郵件。一般的信箱可以過濾大部分垃圾郵件，但是無法過濾所有的垃圾郵件，你要學會如何識別垃圾郵件，這樣你就可以不用浪費時間打開郵件或者感染病毒。

掃描所有電子郵件，并刪除垃圾郵件。雖然難以自動過濾掉所有垃圾郵件，但你可以學習如何認出垃圾郵件，這樣你就不必浪費時間大可它。這些垃圾郵件的統統特性包括：發(fā)信人地址是一串隨即的數字，主題有6個空格然后是數字，主題以三個感嘆號結束。

檢查剩余的電子郵件，從后往前按重要性排序。閱讀“高優(yōu)先級”的郵件并將其放到“to do”的郵件夾中，接下來掃描“公報”及“新聞”郵件。

如果一封電子郵件包含的內容你打算稍后作為參考，那么：a）將其拖曳到適當的電子郵件文件夾，或b）打印郵件，刪除郵件，將文檔存檔。

如果一封電子郵件要你進行操作：a）在日歷上記錄你的操作，然后b）刪除郵件或者將其存檔以供日后參考。

如果檢查完這封電子郵件后，你確定其在將來沒有什么價值，那么就刪除它。

你接收到的電子郵件不可能越來越少，事實上，很多業(yè)內的專家都說電子郵件的負載已經降低了生產力，那么嘗試上面的這些小技巧，看看能不能讓你的電子郵件少起來。

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