時間管理系統(tǒng):工作表與時間表（七）

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步驟7：重復

假設今天是星期二，你可以重復使用循環(huán)系統(tǒng)在每日列表的項目。

今天我將介紹一些高級的主題并展示如何管理它們。尤其是循環(huán)系統(tǒng)如何運作在請求追蹤系統(tǒng)、語音信箱以及干擾等方面。

創(chuàng)建每日時間表

你應該先檢查日程表的任何約會并填到今日時間表以開始每天的工作。今天沒有會議，所以你的以小時為單位的時間表除了一小時的午餐外都是空白的，這也讓你的典型的一天9小時的工作只有8小時的時間。

嗯，目前為止一切良好！創(chuàng)建每日（星期二）工作表

昨天有4個新工作加到你的列表內(nèi)。我們就稱它們?yōu)楣ぷ?、工作2、工作3和工作4。這些低優(yōu)先級的工作在員工會議時是委派給你的。它們并非像昨天你做過的工作那么重要，所以你直接把它們記錄到首要工作表，你認為這樣比較實際，而這剛好發(fā)生在今天（星期二）。這是你昨天管理時放到今天的工作表中的。當你今天到辦公室時，語音信箱的留言燈閃爍著，因此聽取3個留言并將其記錄到工作表內(nèi)，即使這些留言沒有要求任何行動。

第一個留言是公司注意事項的公布——大樓的東邊進出口封閉。你很“高興”他們浪費公司里每個人的時間，因為顯然你從來不想知道整個建筑物的配備，還有那嚇人的警示說“關閉東邊出口”可能的意思。由于這個信息并不要求你采取行動，所以可以馬上劃掉那個項目。

下個信息是Cisco業(yè)務人員留的。你記下電話號碼，因為你將回電話給他（但是在你劃掉該項目之前，要先確認聯(lián)絡人數(shù)據(jù)庫中（第十二章將詳解）的號碼是否相同）。第三個信息是一個業(yè)務員的促銷電話。你并不打算回電，所以寫上“垃圾”并在“完成？”欄里標記“X”將其劃掉。你的星期二列表就像圖5-8—樣。

今天還沒開始就完成兩項工作！真優(yōu)秀！

你可能好奇著，為什么才記錄下工作，就立刻將其標記為完成？這么做是因為它成為你的電話呼叫記錄，這是個好的“保護”方式。這也是為何我喜歡用PAA勝于PDA的原因之一。使用PAA，可以方便地立刻劃掉寫下的垃圾項目。

我提過很多次關于使用一種“請求追蹤系統(tǒng)”是個不錯的主意。然而如何在循環(huán)系統(tǒng)內(nèi)處理它呢？你可以每天規(guī)劃出具體的時間去處理這些系統(tǒng)的請求票（request ticket）。我以前的一份工作，每天預定花三分之一的時間處理這些請求票。因此，每天多加兩小時的工作來調(diào)用請求票到工作表。我不會在早上的兩小時時段內(nèi)處理這些票，當我需要處理它們時，我寧愿另辟時間來處理這些請求票，因為這些請求的其中之一有可能變成具有無法預期的優(yōu)先級。

在一天中最有價值的一小時內(nèi)我也會有很多的干擾。這些干擾是我服務客戶需求的重要部分，因此我也挪出時間給他們。

注意：如果我建立了共同干擾防線，在我做防護物時我會寫上“MIS”的牌子。而在這段時間內(nèi)如果做了任何項目的工作，算是我賺到了。

現(xiàn)在你可以計算一下有多少小時的工作你要做，結果是11.25個小時！只有8小時卻要做11.25小時的工作，該是安排優(yōu)先級的時候了。任何“今日到期”的項目立刻成為人優(yōu)先級的。磁帶庫問題昨天排在人優(yōu)先級，它已經(jīng)完成一半。因此，完成這個工作在今天顯然地成為人優(yōu)先級的。

以上是"時間管理系統(tǒng):工作表與時間表（七）"的內(nèi)容，本文的主題是“你應該先檢查日程表的任何約會并填到今日時間表以開始每天的工作。今天沒有會議，所以你的以小時為單位的時間表除了一小時的午餐外都是空白的，這也讓你的典型的一天9小時的工作只有8小時的時間?！薄r間管理系統(tǒng)(www.timebao.com)專注于時間管理，致力于為您提供最優(yōu)秀的時間管理培訓課程。如果你對以上文章內(nèi)容感興趣，那么你可能對以下文章也感興趣： 時間就是生命的歌曲, 時間管理有一下幾點重點, 時間管理要有科學化, 感謝您對本站的支持。

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