時(shí)間管理的循環(huán)系統(tǒng)（二）

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別信賴(lài)你的大腦

一般而言，系統(tǒng)管理員都很聰明。你聰明，我聰明，我們都聰明。我們靠腦力達(dá)成我們的髙度境界，而不是靠發(fā)達(dá)的肌肉。當(dāng)然，好的外表有幫助，但是深入我們的心的是“大腦”的工作。平均而言，人在短期內(nèi)有能力記住7樣事情，加減2項(xiàng)（7±2）。那么本書(shū)讀者的平均值呢？我相信你的接近8或9，或者，天?。∧氵€能邊看漫畫(huà)書(shū)，大概有10吧（加3項(xiàng)）。

翻開(kāi)我的工作表，我看大約有20項(xiàng)，哇！這比10項(xiàng)還多很多。

我的大腦無(wú)論如何也記不住20項(xiàng)，我需要一點(diǎn)外在的存儲(chǔ)器，你也是。

我希望，當(dāng)我說(shuō)“別信賴(lài)你的大腦”時(shí)，你不要覺(jué)得受羞辱。

我是不相信自己的，所以每次都寫(xiě)下每個(gè)請(qǐng)求。無(wú)論使用PDA還是PAA，當(dāng)有人要我做某件事時(shí)，我都寫(xiě)下來(lái)。這變成一則箴言：

每次寫(xiě)下每個(gè)請(qǐng)求。

我的大腦覺(jué)得不被信賴(lài)而有點(diǎn)受辱。當(dāng)有人要我做事時(shí)，大腦開(kāi)始叫：“我記得住的！放下PDA，Tom！相信我一次！”但是，所有能讓我重新想起客戶(hù)的請(qǐng)求的靈感，是當(dāng)我面對(duì)客戶(hù)氣急敗壞跑來(lái)對(duì)我抱怨說(shuō)我沒(méi)有完成他的請(qǐng)求時(shí)，而我只能以蹩腳的理由說(shuō)：“我忘了?！?/p>

第二章討論過(guò)委派、記錄和執(zhí)行。當(dāng)我們委派一個(gè)工作時(shí)，我們不需要記錄它，雖然有時(shí)聰明地記錄它后，可以追蹤受委派的人是否完成請(qǐng)求（我們稱(chēng)它為兄弟的守護(hù)者）。

另外，如果我們要立刻執(zhí)行請(qǐng)求，就不用寫(xiě)下來(lái)。如果有人要求你：“請(qǐng)把鹽遞給我。”我不必把“遞鹽”寫(xiě)到工作表，然后再劃掉它，這樣很荒謬。但是，如果有人要我做某事而我回答：“沒(méi)問(wèn)題，等我把這件事做完，就來(lái)做你的?！蔽揖蜁?huì)記下來(lái)。別把“當(dāng)我做完這件事”和“馬上就做”搞混。事實(shí)上，對(duì)我而言，不寫(xiě)下來(lái)最大的誘因是我認(rèn)為我記得住下一個(gè)要做的事情。

我們可憐的大腦。它們被我說(shuō)不能記住每件事而受屈辱。但是請(qǐng)記住，大腦也是保持我們自尊的地方。有時(shí)候，自尊會(huì)跨越它的邊界，并且過(guò)度推銷(xiāo)它的好朋友——大腦。當(dāng)你聽(tīng)到自己想說(shuō)：“我不想寫(xiě)下它”或者“這次我要來(lái)個(gè)例外，我怎么可能忘記這個(gè)請(qǐng)求？”時(shí)，記住這是你的大腦自大到像蒙大拿——過(guò)度承諾,就好像微軟的銷(xiāo)售人員試圖達(dá)到他們的月度業(yè)績(jī)配額一樣。

如果要讓大腦覺(jué)得受較少的羞辱，記住，別把事情填入無(wú)趣的工作表，我們把這件事保留給精力旺盛的工作。在第1章，我提及有關(guān)愛(ài)因斯坦的故事，他試圖消除其他腦力工作，像是如何決定每天穿的衣服，然后保留更多的腦力給物理學(xué)。傳說(shuō)也曾提到，愛(ài)因斯坦從來(lái)不記地址或電話(huà)號(hào)碼，甚至包括他自己的。比較重要的幾個(gè)號(hào)碼他寫(xiě)在紙條上塞在他的皮夾里，因此不會(huì)用盡珍貴的腦容量。當(dāng)有人問(wèn)起他的電話(huà)號(hào)碼時(shí)，他回答說(shuō)電話(huà)號(hào)碼在電話(huà)簿并禮貌地請(qǐng)人們自己找。要像愛(ài)因斯坦一樣，保留腦力給系統(tǒng)管理。

如果有人提出請(qǐng)求而我沒(méi)帶著筆記（這種事通常發(fā)生在我上洗手間時(shí)），我會(huì)直接把責(zé)任留給請(qǐng)求者以確認(rèn)他的請(qǐng)求被記錄。例如，我會(huì)說(shuō)：“哎呀，我趕著去開(kāi)會(huì)，但又不想忘記你的請(qǐng)求。請(qǐng)你答應(yīng)我寄—求助（這會(huì)在請(qǐng)求追蹤系統(tǒng)創(chuàng)建一個(gè)請(qǐng)求票）E-mail，上面寫(xiě)—Glenn，我需要x-y-z，詳情問(wèn)Tom。“我知道，我把記住請(qǐng)求這件事的責(zé)任放在筆記上或加在請(qǐng)求者身上，就是別放在大腦內(nèi)。

我不信賴(lài)大腦能記住東西，相對(duì)地，我信賴(lài)紙張。一旦寫(xiě)下后，它就在那里。如果有10項(xiàng)工作記在紙上，我不用擔(dān)心它會(huì)消失。類(lèi)似“會(huì)消失的墨水”這種東西只存在于卡通里，而狗也不會(huì)吃掉我的作業(yè)。

我也信賴(lài)PDA。雖然我怕PDA壞掉或不知怎么的失去數(shù)據(jù)，這就是為何我使用PDA的同時(shí)備份數(shù)據(jù)到文件服務(wù)器。相對(duì)于一定程度的我的大腦忘記事情時(shí)，PDA就和紙張一樣值得信賴(lài)。

完美的PDA環(huán)境

當(dāng)PDA剛問(wèn)世且沒(méi)有多少品種時(shí)，我對(duì)特定的品種設(shè)了一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的環(huán)境。系統(tǒng)管理團(tuán)隊(duì)在文件服務(wù)器上設(shè)定PDA同步到用戶(hù)主目錄。因此，用戶(hù)數(shù)據(jù)可以有規(guī)律地備份。

當(dāng)PDA壞掉時(shí)，我們有備用品，將它放入個(gè)人的同步底座，那些數(shù)據(jù)馬上就會(huì)回來(lái)。由于大家都有同樣的PDA，當(dāng)我們?cè)谔幚韷牡舻腜DA時(shí)，人們很快就擁有備用品。

這么做對(duì)于使用PDA的團(tuán)隊(duì)來(lái)說(shuō)非常方便舒適。今天有更多種PDA硬件，使得這種服務(wù)較難以提供，但是仍然可以做近似的較小協(xié)調(diào)。

以上是"時(shí)間管理的循環(huán)系統(tǒng)（二）"的內(nèi)容，本文的主題是“平均而言，人在短期內(nèi)有能力記住7樣事情，加減2項(xiàng)（7±2）。我的大腦無(wú)論如何也記不住20項(xiàng)，我需要一點(diǎn)外在的存儲(chǔ)器，你也是。我不信賴(lài)大腦能記住東西，相對(duì)地，我信賴(lài)紙張。一旦寫(xiě)下后，它就在那里。如果有10項(xiàng)工作記在紙上，我不用擔(dān)心它會(huì)消失?！?。時(shí)間管理系統(tǒng)(www.timebao.com)專(zhuān)注于時(shí)間管理，致力于為您提供最優(yōu)秀的時(shí)間管理培訓(xùn)課程。如果你對(duì)以上文章內(nèi)容感興趣，那么你可能對(duì)以下文章也感興趣： 會(huì)安排時(shí)間的人都是成功的人, 怎樣提高工作效率 緊抓時(shí)間管理三要素, 如何改善時(shí)間管理, 感謝您對(duì)本站的支持。

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