商務旅行與時間管理

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商務旅行旅途中如果做好時間管理，工作效率可以高得驚人。如果你還沒有手提電腦，而又希望在旅途中處理一地公事的話，為何不投資買一臺呢？擁有一臺手提電腦幾乎等于帶著整個辦公室，工作隨身走。

商務旅行的注意事項：在出差的前一晚，將手提電腦充好電。雖然很多航空公司在機上都已備有手提電腦的專用電插座，但并非每一架飛機都有，所以還是別冒險的好。另外，一定要遵從航空安全指示，在規(guī)定的時間內才可使用。電腦電子機件擾亂航空導航系統(tǒng)，已有先例。工作要緊，但是更重要的是必須毫發(fā)無傷地到達目的地。

將重要的文件打包至隨身行李中。每天都有成千的旅客，因為航空公司的疏忽而遺失行李。萬一不幸也發(fā)生在你身上時，你可不希望重要文件也隨托運行李消失無蹤吧？大部分的航空公司會允許你攜帶兩件隨身行李：其中一件裝重要文件;另一件裝至少足夠一夜換洗的衣物與衛(wèi)浴用品。這樣做，萬一托運的行李真的“迷路”的話，你至少可以看起來還過得去。

出國旅行時的時間管理：赴國外差旅之前，應對該國相關資料有完整的搜集與了解。例如：該國簽證規(guī)定、電器用品之電壓、重要假日、兌換外幣的地點等等。關于當地禮俗及重要的商務禮儀，必須多花些心思去了解。舉例而言：在日本，交換名片是一場慎重的儀式。如果你接過對方的名片，瞄一下，很快地就塞到口袋里，對方會覺得很不爽！事前的了解越周詳，當踏上異國國土時心里會越踏實。在網絡上，可以找到這類旅游信息。各個國家有自己的網址。美國商業(yè)部將相關信息公開在網絡上，對于奔波各地的商務飛人而言，這是商務旅游的信息寶藏；至于一般游客則可從已設有網站的各州網址上，得到該州信息。

時差與時間管理：如果到外地出差，最好將較遠的旅程安排在第一天及最后一天。時差的確會對身體造成影響。時差所帶來的疲憊，將使你容易受風寒或感冒。明智的行程是將會議安排在到達的第二天。這樣你還有機會梳洗，休息，恢復精神，赴商約。

商務中心與時間管理：大部分的知名飯店都設有商務中心，提供商務秘書、復印機、傳真機、掃描儀其他商務用品。當然，使用這些服務與設備有點貴，但對于忙碌的商務旅客而言，倒是極佳的選擇。必要的話，也有節(jié)省開支的辦法。例如：你可以帶著自己的手提電腦，但沒有必要把手提復印機也帶著走，就租用飯店的復印機吧！

帶個鬧鐘，或是一臺小型具鬧鈴裝置的收音機。請服務臺以內線定時提醒雖然方便，但不是百分之百的保險。睡過頭是件很糟糕的事！尤其當你受時差影響，體能不是處于最佳狀況的時候，更是容易發(fā)生。采取雙重保障的作法是使用鬧鐘，同時也請飯店定時提醒。

專門為差旅費設個檔案。不需要太花俏，就一個簡單的信封即可。但要與其他亂七八糟的紙張分開存放，免得一不小心一起揉掉扔進了垃圾桶。急著把差旅雜費理出個頭緒嗎？回程飛機上，你就別只顧著看電影，趕快利用時間，動手整理差旅申報單吧!

如果你有電子郵件賬戶的話，應該在出差前向電訊服務公司查明出差當地的撥接號碼。要記下這個號碼，最好是將它儲存在電腦里的電話簿上，并加以適當地命名。這樣當你要檢視電子郵件時，只要使出一指神功，萬事OK。

出差前，要留下差旅期間與你聯(lián)絡的方式。在留言電話的問候語應提供足夠的信息。例如“嗨！你好。我是史文生。從4月3號到8號我在芝加哥分公司，電話是：(800)555-7675。如果要與助理通話，請撥0。如果想留話，請在嘟聲后留言，我會定期檢查我的電話留言?！睂⒛愕男谐獭⒑綑C班次及聯(lián)絡號碼，影印分發(fā)相關同事與助理。

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