如何規(guī)避OA辦公系統(tǒng)實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)（上）

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    OA辦公系統(tǒng)是一種相對(duì)簡(jiǎn)單的企業(yè)管理軟件，卻又非常靈活，彈性很大，涉及人員廣泛。如何選好、用好OA辦公系統(tǒng)呢？日前，筆者和華天動(dòng)力OA辦公系統(tǒng)的實(shí)施部經(jīng)理劉鵬進(jìn)行了一番探討，相信會(huì)給大家提供一些有益的幫助。

    筆者的第一個(gè)問(wèn)題是：誰(shuí)是導(dǎo)致OA辦公系統(tǒng)實(shí)施失敗的元兇？

    據(jù)筆者了解，OA辦公系統(tǒng)的失敗案例在網(wǎng)上很少見(jiàn)，但這并不能隱藏其相當(dāng)高的實(shí)施失敗率。如果將失敗定義為完全廢棄，和沒(méi)有產(chǎn)生應(yīng)有的價(jià)值，那么這個(gè)失敗率可能高達(dá)60%左右。

    一直以來(lái)，信息化項(xiàng)目失敗的主因似乎都被歸咎于用戶，而非廠商和產(chǎn)品。比如說(shuō)用戶缺乏一把手推動(dòng)、需求變更頻繁、管理混亂無(wú)序等等理由……

    對(duì)此，劉鵬表示這對(duì)于用戶來(lái)說(shuō)是不公平的，因?yàn)轫?xiàng)目失敗他們是最大甚至唯一的犧牲者，再讓他們對(duì)失敗負(fù)全責(zé)，有點(diǎn)“太不人道了”。任何一個(gè)項(xiàng)目的失敗，廠商和用戶都有不可推卸的責(zé)任，單單追究某一方的責(zé)任都是片面的、錯(cuò)誤的。

    看來(lái)，用戶問(wèn)題只是項(xiàng)目失敗的因素之一，那么除了用戶自身的原因，還有哪些重要的風(fēng)險(xiǎn)呢？筆者希望找到這些隱藏的風(fēng)險(xiǎn)，讓企業(yè)盡早的規(guī)避。

    通過(guò)和劉鵬的探討，筆者總結(jié)了七大主要因素：選型盲目、技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、服務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、整合風(fēng)險(xiǎn)、功能風(fēng)險(xiǎn)等。

風(fēng)險(xiǎn)一、選型盲目

    產(chǎn)品沒(méi)選好，在實(shí)施過(guò)程中就要付出幾倍、幾十倍的精力和成本去彌補(bǔ)，因?yàn)檫x型失誤而導(dǎo)致項(xiàng)目失敗的例子比比皆是。

    劉鵬認(rèn)為，OA辦公系統(tǒng)能否實(shí)施成功，產(chǎn)品是第一位的，可以說(shuō)是七分軟件、三分實(shí)施，這一點(diǎn)和ERP等軟件不同，筆者比較認(rèn)可這個(gè)觀點(diǎn)。那么如果做好選型呢？

    據(jù)劉鵬介紹，用戶在選型的時(shí)候往往都是不成熟、不理性的，有的要找最便宜的，有的要找功能最全的，有的要找完全免費(fèi)的，有的只看方案不看產(chǎn)品，還有的要找名氣最大而不是最專業(yè)的。

    還有很多用戶只看重OA辦公系統(tǒng)的表面，過(guò)分關(guān)注管理理念，以為先進(jìn)的管理思想必然帶來(lái)先進(jìn)的管理工具，會(huì)讓企業(yè)管理脫胎換骨，于是沒(méi)有深入考察和測(cè)試產(chǎn)品的功能、技術(shù)和服務(wù)，就匆忙上馬。結(jié)果產(chǎn)品要么實(shí)施極為復(fù)雜，要么易用性極差，要么難以二次開(kāi)發(fā)集成拓展，預(yù)期效果遠(yuǎn)未實(shí)現(xiàn)，導(dǎo)致企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和員工們的一致不滿。

    據(jù)筆者了解，確實(shí)有一些廠家為了取悅用戶、盡快成交，而一味的迎合用戶的心理和需求。甚至在明知不合理的情況下誤導(dǎo)用戶，過(guò)度承諾，甚至虛假承諾，造成了用戶選型的失誤。

    劉鵬還說(shuō)，很多用戶在采購(gòu)時(shí)會(huì)讓廠家定制一些業(yè)務(wù)模塊，但等實(shí)施后，才發(fā)現(xiàn)功能不適用，業(yè)務(wù)部門(mén)不愿意用，白白花錢(qián)了。對(duì)此，他們經(jīng)常建議用戶，除非需求非常明確和必要，否則不要在產(chǎn)品實(shí)施前就進(jìn)行大規(guī)模的定制開(kāi)發(fā)，應(yīng)該盡量先把標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品用起來(lái)，同時(shí)熟悉系統(tǒng)、整理需求，然后再因地制宜的進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)。這樣系統(tǒng)的實(shí)施和使用都會(huì)非常順暢。

風(fēng)險(xiǎn)二、沒(méi)有選擇主流開(kāi)發(fā)技術(shù)

    據(jù)劉鵬介紹，目前OA辦公系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)技術(shù)主要包括JAVA、LOTUS、.net、PHP等幾種，其中JAVA大致占據(jù)了75%的份額，是絕對(duì)的主流技術(shù)，包括華天動(dòng)力等一線OA品牌絕大部分都采用了這個(gè)技術(shù)，用戶群面向各類大中小企業(yè)；

    LOTUS大致占據(jù)14%的份額，是IBM及其增值開(kāi)發(fā)商所采用的技術(shù)，主要面向特大型國(guó)企、政府的項(xiàng)目式開(kāi)發(fā)；

    .net大致占10%的份額，是微軟及其增值開(kāi)發(fā)商所采用的技術(shù)，主要面向一些外企；

    php大致占1%的份額，是個(gè)別小型軟件公司采用的開(kāi)發(fā)技術(shù)，面向小型企業(yè)用戶。

    就技術(shù)本身來(lái)說(shuō)，每種開(kāi)發(fā)技術(shù)都有自己的特色，但對(duì)OA辦公系統(tǒng)這種企業(yè)級(jí)管理軟件來(lái)說(shuō)，綜合考慮產(chǎn)品的安全性、穩(wěn)定性、拓展性、兼容性，JAVA還是不二之選。至于這幾張開(kāi)發(fā)技術(shù)的對(duì)比，網(wǎng)上也有很多介紹。