實(shí)施檔案信息化建設(shè) 提高企業(yè)管理能力

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實(shí)施檔案信息化是外貿(mào)企業(yè)摒棄傳統(tǒng)手工管理模式的陳舊觀念，通過電子文件形式把現(xiàn)有庫藏檔案資料統(tǒng)一歸納整體，形成企業(yè)文檔統(tǒng)一化、數(shù)字化、系統(tǒng)化、實(shí)時(shí)化管理。信息化是外貿(mào)企業(yè)提高對檔案信息的管理一個(gè)重大機(jī)遇。實(shí)施檔案信息化建設(shè)，是外貿(mào)企業(yè)提高企業(yè)管理能力的必經(jīng)階段。

一，實(shí)施檔案信息化建設(shè)，提升企業(yè)管理檔案能力

外貿(mào)企業(yè)實(shí)施檔案信息化建設(shè)，摒棄了傳統(tǒng)的手工檔案信息管理模式的缺點(diǎn)。傳統(tǒng)的管理模式不僅輸入信息時(shí)過程繁瑣復(fù)雜，更重要的是查閱利用檔案信息也非常的復(fù)雜，效率低下且嚴(yán)重影響了員工工作效率，讓企業(yè)失去了檔案信息管理的意義。

而實(shí)施檔案信息化建設(shè)，它通過網(wǎng)絡(luò)可以及時(shí)、快速傳遞信息并反饋意見，使檔案管理和生產(chǎn)管理者能夠?qū)w檔、利用情況及時(shí)了解和掌控，進(jìn)行跟蹤管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并快速解決，提升了工作效率和管理水平。

二，實(shí)施檔案信息化建設(shè)，提高企業(yè)檔案信息服務(wù)水平的需要

傳統(tǒng)的檔案信息管理中，信息與服務(wù)早已脫節(jié)。也就是說，檔案信息的使用表現(xiàn)出嚴(yán)重的滯后性。建立檔案信息就是為了方便外貿(mào)企業(yè)實(shí)施工作時(shí)能快速擁有企業(yè)內(nèi)部共享的信息資源，并為企業(yè)提供可靠的數(shù)據(jù)。通過這些數(shù)據(jù)的分析、管理，才能促使檔案信息的服務(wù)水平提升。

企業(yè)檔案信息服務(wù)水平的滿足，才能提高外貿(mào)企業(yè)管理能力。外貿(mào)企業(yè)管理者能夠迅速的通過檔案信息系統(tǒng)，找到自己所需了解的信息，根據(jù)這些具有時(shí)效性的信息才能做出合適的安排。

三，實(shí)施檔案信息化建設(shè)，與提升企業(yè)管理能力相輔相成

檔案信息化建設(shè)是通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對外貿(mào)企業(yè)的相關(guān)產(chǎn)業(yè)、供應(yīng)、銷售和人員、財(cái)務(wù)、事物進(jìn)行資源整合和優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)對外貿(mào)企業(yè)系統(tǒng)的、科學(xué)的基礎(chǔ)管理。當(dāng)信息化檔案管理的實(shí)施與企業(yè)管理水平是相輔相成的，這樣才能取得飛躍性的進(jìn)步。

實(shí)施檔案信息化建設(shè)，還可以實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)上查詢、接受和管理等功能。不僅節(jié)省了時(shí)間縮短了工作周期，更重要的是員工的觀念發(fā)生了質(zhì)的改變。信息的快速廣泛流通，在給人們帶來便利的同時(shí)，加速了人們對檔案的了解，提高了檔案意識(shí)，確保了檔案管理水平的提高。