知識型組織中信息專家能做些什么呢？

一個信息專家可以被定義為，是一個為組織提供信息資源和培養(yǎng)組織獲得信息的能力的人，他為組織所做的工作可以幫助組織學會學習以及調(diào)整自己從而適應環(huán)境的變化（Lindesy-King,1998）。馬歇爾、菲舍爾、默頓和皮克勒（Marshall,Fisher,MoultonandPicolla,1996）對信息專家的解釋是，信息專家可以通過對知識型組織對關鍵信息的迫切需要做出反應帶給組織所需要的信息。

信息專家在組織競爭情報發(fā)展過程中參與的工作包括情報需求的識別，信息的獲得，信息的組織和存儲，信息產(chǎn)品和服務的發(fā)展，以及信息的傳播和使用（Lindesy-King,1998）。

但是，為了真實的評定信息專家對競爭情報傳播的作用，還需要競爭情報專家把信息專家的專業(yè)技術和組織需要的技術進行比較。

信息專家的技能

艾肯（Elken,1998）總結了目前信息專家已有的技能：

1、信息處理技能：對信息建立目錄，建立索引，并對知識進行整體管理和組織；

2、培訓技能：幫助任何年齡、任何背景、任何專業(yè)或需要的人去使用圖書館和任何媒介的信息資源，并且進行客戶支持和客戶培訓；

3、評價技能：進行選擇和批判性評價；對信息質(zhì)量的保證；尋找適合目的的，在傳統(tǒng)和數(shù)字圖書館需要的信息。

4、關心客戶。

馬歇爾等一些學者通過對信息專家的專業(yè)技能和個人技能結合起來綜合考慮信息專家的技能，得出一個對此更深刻寬泛的解釋。他們的觀點認為，信息專家的專業(yè)技能涉及到信息資源方面的專業(yè)知識，比如信息的獲得、技術、管理和研究，以及使這些專業(yè)知識在信息化服務中得到應用。個人技能就是那些可以使信息專家有效率的工作、成為良好的溝通者、在工作中不斷專注于學習、能夠展現(xiàn)他們所貢獻的增值價值、在新的工作環(huán)境中還能繼續(xù)發(fā)展的能力。

信息專家需要具備的專業(yè)技能：

1、擁有信息資源方面的專業(yè)知識，包括具備對信息做出評判性的評價和篩選過濾的能力；

2、具備適合商業(yè)組織或者顧客的專業(yè)知識；

3、配合組織的戰(zhàn)略方向，開發(fā)和管理方便的、有效率的信息服務；

4、可以為信息服務的用戶提供出色的指導和幫助；

5、評估信息需求，設計并向市場推出滿足這些需求的信息服務和信息產(chǎn)品；

6、利用合理的信息技術獲取、管理和傳播信息；

7、利用合適的商業(yè)和管理手段宣揚信息服務的重要性；

8、為組織內(nèi)部或者外部，或者個別單獨的客戶開發(fā)特殊的信息產(chǎn)品；

9、評價信息應用成果并能夠?qū)π畔⒒芾碇谐霈F(xiàn)的問題研究解決方案；

10、不斷的改進信息服務以適應不斷變化的需求；

11、是資深管理團隊中有力的一員，是組織在信息方面的顧問。

信息專家的個人技能：

1、力求出色的服務；

2、在信息中心內(nèi)外不斷尋求挑戰(zhàn)和新的機遇；

3、把信息中心和信息服務看作是制定合理決策的過程中的很重要的部分；

4、尋找合作者和聯(lián)盟；

5、創(chuàng)造相互尊敬和信任的環(huán)境；

6、具備杰出的溝通技巧；

7、具有很好的團隊工作能力；

8、具有領導能力；

9、具有很好的計劃性，區(qū)分事情的優(yōu)先級，關注于最重要的事情；

10、忠于終生學習和個人職業(yè)規(guī)劃；

11、具備個人商業(yè)技能，能夠創(chuàng)造新的機會；

12、能夠認識到專業(yè)人士團結工作的價值；

13、能夠積極靈活的面對不斷的改變。

為了總結以上這些信息專家所需具備的技巧，戴文波特（Davenport,1997:115）發(fā)表了他對高級經(jīng)理人員培訓班和MBA班的學生的調(diào)查，列舉出了理想的信息專家所需具備的特征。他解釋說，令他吃驚的事無論是高級主管還是MBA學員對這些特征的看法有著高度的一致性。幾乎所有人都認為理想的信息專家應當具備以下的特征：

1、對商業(yè)有著廣泛的了解，具備關于組織結構和職能的豐富知識；

2、了解組織中的各種各樣的資源和信息的使用情況；

3、熟練掌握信息技術；

4、具備政治頭腦和領導能力；

5、具備非常強的人際溝通技能；

6、對整個商業(yè)行為有著非常強的定位，而不是僅僅局限于組織內(nèi)部的職能目標。

戴文波特（Davenport,1997:115）總結這次調(diào)查時，提出了這樣的問題：“既然有如此一致的看法，為什么在實際工作中很少有信息工作者表現(xiàn)得與技術專家一樣呢？”

競爭情報專家的角色與職責

正如前所述，在信息專家在競爭情報工作流程中的職能確定之前，需要對競爭情報專家的角色和職責加以討論。我們需要對以下的問題加以明晰：

1、信息專家是否構成組織競爭情報流程的一部分？

2、信息專家是否應包含在組織中為競爭情報負責的工作團隊中？

3、信息專家需要做什么類型的工作？

4、對信息專家和競爭情報專家的技術要求存在哪些相似之處？

為了弄清楚競爭情報專家角色和指責究竟是什么，我們對南非以及國際上所空缺的競爭情報專家進行了分析。根據(jù)分析的結果，競爭情報專家的角色和職責可以總結如下：

南非對競爭情報專家的要求：

1、對組織戰(zhàn)略有很好的理解；

2、能夠很好地理解組織目標，以及與其他致力于經(jīng)濟增長的組織之間的相互關系；

了解在發(fā)展全球競爭力過程中在技術、國際貿(mào)易、物流系統(tǒng)、智力資本的能動性、標準、環(huán)境的動態(tài)性、流程技術及技巧等方面的問題；

3、能夠像預測具有潛在增長領域一樣預測增長不存在連續(xù)性的領域的技術發(fā)展、在國際貿(mào)易發(fā)生、物流、市場環(huán)境和環(huán)境導向的需求方面發(fā)生的變化；

4、聯(lián)系世界上正在發(fā)生的技術變化，對政策形勢具有很強的敏感性；

5、能夠通過提升策略方法，提供政策和戰(zhàn)略的領先以延長階段性戰(zhàn)略的可競爭性。

國際上對競爭情報專家的要求：

1、監(jiān)視和負責組織的競爭情報職能。與高層管理者、產(chǎn)品開發(fā)和營銷團隊一起工作，為情報收集設置目標，為數(shù)據(jù)的收集和分析創(chuàng)造一個合理的方案；

2、領導競爭情報團隊的工作。監(jiān)督這個團隊的成員的數(shù)據(jù)收集和分析的工作，向他們分配任務，并主持特別數(shù)據(jù)的收集。保證組織的情報和信息收集工作采用合理的技術技巧；

3、固定競爭情報團隊所需要的資源，保證他們可以獲得收集和分析數(shù)據(jù)的所需資源。在團隊的預算中包含購買設備，招聘和培訓員工，根據(jù)需要對顧問進行再培訓；

4、分析收集到的數(shù)據(jù)并撰寫分析報告；

5、協(xié)助競爭情報管理者準備給高層管理者和公司其他部門做展示的材料和報告，并對一些展示成果負主要的責任；

6、監(jiān)督競爭情報小組的成員，保證他們能夠?qū)W習和掌握合適的專業(yè)技巧，使他們有能力發(fā)展得更加專業(yè)；

7、管理競爭情報團隊的預算；

8、對競爭情報小組得出的分析和結論負責。向高層管理者和其他客戶團隊做定期的成果展示。

當我們對信息專家的技術和競爭情報專家的角色和職責做出比較的時候，我們可以清楚地發(fā)現(xiàn)它們之間如果是真的有關系的話，那么聯(lián)系也是很少的。這個觀點可以在另外一篇文章中得到進一步的支持，在這篇文章中，劃分出了15項關于分析已經(jīng)收集的數(shù)據(jù)以及將它們轉化成為情報過程中所需要的不同的任務和職責，或者稱作是所必需的主要職業(yè)。這15個主要的職業(yè)包括行為科學家、制圖專家、經(jīng)濟學家、工程師、圖表設計專家、醫(yī)學分析師、多媒體和影像制作者和導演，以及資料收集分析員。這里提到的資料收集分析員與信息專家有根本的不同，“他們的職責是應用知識、經(jīng)驗、研發(fā)技能和主動性從眾多的信息資源中開發(fā)出有意義的，能夠應用的情報資產(chǎn)。這就像是把從不同的地方不同的時間得到的疑惑匯總在一起，然后去形成一個可以能夠理解的結果——盡管有些東西可能被遺漏?！庇筛偁幥閳舐殬I(yè)者協(xié)會（theSocietyforCompetitiveIntelligenceProfessionals,SCIP）發(fā)起的研究結果表明，以下這些特征對于情報分析員和信息專家而言是一致的：

1、信息專家發(fā)現(xiàn)問題，確定問題和解決特殊問題時的好奇心；

2、信息專家利用豐富的資源識別影響客戶決策的因素時的執(zhí)著；

3、正規(guī)的組織技能；

4、例如寫作和傾聽的溝通技能；

5、在相關面試中的面試技能。

但是，在這項研究中也發(fā)現(xiàn)信息專家還需要掌握一定的技能，從而能夠在競爭情報流程中做出有影響和有效率的分析。這清楚的表明了信息專家負責和參與競爭情報流程中的工作時的現(xiàn)有能力和需要培養(yǎng)的能力之間的差異。上面提到的技巧包括：

1、發(fā)展情報方面和公司文化方面的良師益友；

2、參與競爭情報團隊的工作；

3、發(fā)展人際關系，識別管理人員的問題；

4、學習你自己的專業(yè)；

5、實踐、實踐、實踐；

6、懇求同事的評價和建議；

7、承擔風險，堅守自己的位置，堅守自己的立場；

8、明確競爭情報的有限的服務對象，學會誰是服務對象和怎樣說不；

9、提供戰(zhàn)略和戰(zhàn)術情報；

10、加強寫作、展示和辯論的技能；

11、通過參加類似MBA這樣的學習，獲得財務和商業(yè)技能；

12、盡管去做；

13、能夠很好的組織情報；

14、在一個鼓勵變化和新技能發(fā)展的環(huán)境中工作。

盡管看起來信息專家的技能和競爭情報專家的職責相差甚遠，而且看起來信息專家對競爭情報流程幾乎沒有貢獻，但是信息專家有一個專業(yè)工作必須去做，沒有這個工作環(huán)節(jié)，競爭情報流程就是不完善的。這個工作就是，“與其他部門進行溝通，以保證有效的信息流從競爭情報小組流入和流出。競爭情報小組主要負責分析競爭情報，但是數(shù)據(jù)是來源于整個公司的?！?/P>

信息專家在競爭情報流程中的參與

在組織中，信息專家比其他任何專業(yè)人員都要多。他們需要具備特殊技能去獲得、組織和傳播數(shù)據(jù)或信息，并且為競爭情報小組帶來有效的數(shù)據(jù)流或信息流的儲備。信息專家和組織中的其他專家一樣，需要清楚并且貢獻他們的特殊技能給競爭情報流程。但是，在對信息專家的技能做出仔細的考察后，他們技能的發(fā)揮需要在一個有必備的技能和能力，對組織整個的競爭情報流程具有全局眼光的人的指導和領導下進行。

吉蘭德（Cottrill,1998:28）在解釋怎樣挑選負責競爭情報的人的時候說，“以他的經(jīng)驗，在每一個公司都至少有一個具備‘競爭情報遠景’的人。這個人可能正在做其他的工作，但是它具有運作競爭情報資源所需的聰明才智和商業(yè)頭腦?！?/P>

因此，對于信息專家而言，需要嚴格審視自己的技能，并且要知道如果他們沒有運作整個競爭情報資源所需要的聰明才智，商業(yè)頭腦，以及與高層管理者的密切關系和授權，他們?nèi)匀豢梢赃\用自己的技術和能力為競爭情報流程收集、組織和傳播數(shù)據(jù)或信息，無論這些數(shù)據(jù)或信息來源于傳統(tǒng)還是數(shù)字資源。

結束語

只有得到應有的關注和優(yōu)先權限，競爭情報才能對公司有所貢獻。它不是組織中那些“最好獲得和指導”的工作，而是應該關注那些對公司生存至關重要的事情——“必須獲得和知道”的事情。

在很多公司中，高層管理者仍然不知道怎樣使競爭情報為他們提供支持。很多高層主管仍然依靠歷史經(jīng)驗和潛在的想法制定決策。他們應該受到引導和“教育”，去信任競爭情報提供的結果和建議。競爭情報需要將他們得到的結果進行必要的營銷，向決策者表明依從競爭情報給出的建議他們將會得到預期的結果，只有這樣才能得到管理者的信任。

為了在當今激烈競爭的時代發(fā)揮作用，我們需要將公司的“感應器”開發(fā)成像生物神經(jīng)系統(tǒng)一樣，使公司能夠?qū)ξｋU和需求做出相應的反應。這就需要適時地給組織中適當?shù)牟块T整合完美的信息流。這個“神經(jīng)系統(tǒng)”需要包括一些工作流程，使得公司可以對競爭環(huán)境做出感應和反應，感覺到競爭對手的挑戰(zhàn)和顧客需求的變化，從而使組織可以及時地對這些挑戰(zhàn)做出回應。

競爭情報關注關鍵事件，那些成功地為競爭情報建立有效的制度和組織構架的組織，將會取得相對于他們競爭對手的競爭優(yōu)勢。對于現(xiàn)代組織而言，已經(jīng)不可能再輕易地獲得有效的競爭情報的能力了。