合肥OA切換 切忌“藕斷絲連”

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合肥OA的實施經(jīng)歷過選型、培訓(xùn)、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理、會議室試點后，就面臨著最關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)，就是合肥OA系統(tǒng)的切換，所謂切換就是要求拋棄目前手工操作的模式，采用全新的合肥OA系統(tǒng)操作模式，這對于整個企業(yè)來說，不僅是一次業(yè)務(wù)流程的變革，更是一次管理思想上的洗禮。如何更好的走完這最后一步，對整個項目的成功實施起著決定性的作用。

切換前期的準(zhǔn)備工作必須十分充分，如果草率行事，注定要失敗。應(yīng)該說會議室試點是合肥OA是否能夠正常運行的一次模擬考試，針對在這次考試中出現(xiàn)的問題點，必須十分重視。一般情況下，會議室試點中爆發(fā)的主要問題有以下兩點：其一是業(yè)務(wù)流程重組不徹底，現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程無法適應(yīng)合肥OA操作模式的需要，當(dāng)出現(xiàn)了這類問題后，公司一把手必須真正重視起來，把生產(chǎn)過程中無法解開的死結(jié)徹底解決掉，決不能手軟，該換人的必須換人，該撤并的崗位堅決撤并，該增設(shè)的硬件馬上添加等等，不斷優(yōu)化的業(yè)務(wù)流程是成功實施合肥OA系統(tǒng)的先決條件，有些公司就忽視了這一點，他們的觀點不是去主動適應(yīng)新的流程，而是不斷的對合肥OA軟件進行二次開發(fā)，讓合肥OA系統(tǒng)來適應(yīng)企業(yè)，結(jié)果將系統(tǒng)改得面貌全非，毫無可操作性，最后不得不以失敗而告終。其二是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的質(zhì)量太差，賬務(wù)不符，BOM表結(jié)構(gòu)錯誤，生產(chǎn)計劃參數(shù)設(shè)置錯誤等，因為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理是一項十分細致繁瑣的工作，不能一籌而就，必須扎扎實實的去做。除了靜態(tài)數(shù)據(jù)外，動態(tài)數(shù)據(jù)的分割鏈接也非常重要，也就是將手工系統(tǒng)的各種操作截斷，如何導(dǎo)入到合肥OA系統(tǒng)中。在導(dǎo)入動態(tài)數(shù)據(jù)時，我們可以設(shè)計一個動態(tài)數(shù)據(jù)切換的計劃表，主要內(nèi)容包括如何安排結(jié)賬、庫存余額、倉庫盤點、生產(chǎn)線存貨盤點等，還有一些業(yè)務(wù)訂單、生產(chǎn)訂單、采購訂單的處理，統(tǒng)計出已經(jīng)下達但還沒有處理的相關(guān)訂單和正在處理的相關(guān)訂單，主要參與者包括銷售部的業(yè)務(wù)人員、采購、生產(chǎn)計劃員、倉管員等，此項工作必須細致，要求有較高的準(zhǔn)確性。

要保證合肥OA系統(tǒng)的順利切換，前期的培訓(xùn)工作是不能忽視的，需要強調(diào)的是合肥OA培訓(xùn)千萬不要走過場，不要只是注重形式和敷衍了事，必須講究實效。培訓(xùn)面必須廣，因為前期實施顧問的培訓(xùn)主要是針對項目組成員和公司的中高層領(lǐng)導(dǎo)，培訓(xùn)的對象有限，而且對專業(yè)知識的要求較高，一般的基礎(chǔ)管理人員很難聽懂。所以后期的培訓(xùn)主要是針對一些基層的管理人員和員工，如班組長、領(lǐng)料員、倉管員、采購員、計劃員等，培訓(xùn)的主要內(nèi)容是合肥OA系統(tǒng)的基本原理、新的業(yè)務(wù)流程、系統(tǒng)操作界面、管理思想以及對他們的要求等，在培訓(xùn)過程中，可以利用播放幻燈片、合肥OA基礎(chǔ)知識競賽、上機模擬操作競賽和各種激勵的形式，激發(fā)廣大員工學(xué)習(xí)合肥OA的積極性，特別是在工作習(xí)慣上，如何改變思維定勢，接受新的管理思想，這一點是最難的，我們要充分展示合肥OA系統(tǒng)的優(yōu)勢，耐心解答他們提出的疑問，使他們樹立信心。畢竟是一種全新的思想，在新的業(yè)務(wù)流程環(huán)境下，勢必會影響到一些人的個人利益，如有些人的權(quán)利減少了，有些崗位不存在了，有些人面臨重新掌握電腦知識的壓力等。在這里特別強調(diào)一點，切換前期，建立一個良好的模擬環(huán)境是非常重要的，不僅是培訓(xùn)的時候可以使用，也方便廣大員工業(yè)余時間操作練習(xí)，還可以對相關(guān)案例進行分析和測試等。

新舊系統(tǒng)切換的磨合期一定存在，我們必須用正確的心態(tài)去對待它，我們要做的是盡量縮短這個磨合期，而不能急于求成。從項目一開始，我們應(yīng)該對它有合理的期望，客觀的看待問題。任何新事物都不會是一帆風(fēng)順的，如果一開始期望太高，太理想化，不僅給項目組成員太大的壓力，而且還會影響到廣大員工對合肥OA系統(tǒng)的信心，我們可以把這個磨合期看作是黎明前的黑暗。一般情況下，切換的初期是手工系統(tǒng)和合肥OA系統(tǒng)操作并行的局面，目的是為了保證正常的生產(chǎn)運作，因為系統(tǒng)切換不可能將生產(chǎn)都停止下來，還有一個目的是為了印證合肥OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，但這種形式的時間不能持續(xù)太長，否則，大家使用合肥OA系統(tǒng)的的積極性會逐漸衰退。合肥OA系統(tǒng)不可能一開始就是非常的完美，它是一個邊使用邊調(diào)整的過程，我們只有在使用的過程中去發(fā)現(xiàn)問題，才能集中力量解決問題，如果將系統(tǒng)拒之于工作之外，那里面存在的問題永遠都解決不了。只有通過反復(fù)不斷的修整， 合肥OA系統(tǒng)才會更完善。我們必須明確，兩套系統(tǒng)并行，工作量非常大，相關(guān)人員就會過分依賴于手工帳，不信任合肥OA里的數(shù)據(jù)，同時還會造成人手不夠用，再加上操作人員對軟件不熟悉，誤操作的情況就會時有發(fā)生，至于一些錄單人員疲于數(shù)據(jù)錄入，根本沒有時間去核對數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，導(dǎo)致系統(tǒng)的數(shù)據(jù)質(zhì)量不僅沒有提高，反而下降。其實，要解決這類問題，辦法只有一個：在保證企業(yè)業(yè)務(wù)正常運行的情況下，盡快實行單一的合肥OA操作系統(tǒng)。就像小孩子一樣，不及時斷奶，就永遠長不大。事實上，在手工操作的情況下，我們也經(jīng)常出現(xiàn)一些問題，如下錯單、漏下訂單，物料需求計劃的錯誤等，在合肥OA系統(tǒng)中，類似情況也許會出現(xiàn)，但只要是在使用系統(tǒng)過程中發(fā)現(xiàn)了這些問題就是進步。

成功切換只是起點，要使合肥OA系統(tǒng)在今后的生產(chǎn)中能夠真正產(chǎn)生效益，還有很長的一段路要走，我們要把合肥OA系統(tǒng)作為管理企業(yè)的一條主線，把它作為一把斬斷企業(yè)管理問題這團亂麻的快刀，把它作為本質(zhì)工作的一部分，只有這樣，才能真正享受到合肥OA系統(tǒng)帶給我們的快樂。（e-works）