如何避免合肥OA激情上線后被打回原形

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合肥OA上線后問題重重

王維揉著太陽穴，對(duì)著電腦工作了一天，這會(huì)兒眼睛和大腦都累到了極點(diǎn)。王維是公司的合肥OA項(xiàng)目經(jīng)理，幾個(gè)月下來，開了無數(shù)溝通會(huì)，開了無數(shù)個(gè)夜車，合肥OA系統(tǒng)終于成功上線了。面對(duì)老總的贊揚(yáng)、業(yè)務(wù)部門的祝賀、演示結(jié)束時(shí)的掌聲，合肥OA項(xiàng)目組每個(gè)人都笑成了大花臉。

但讓王維沒想到的是，合肥OA上線后的成功勝利很快遭到了質(zhì)疑。隨著時(shí)間的流逝，大家對(duì)合肥OA系統(tǒng)的抱怨開始越來越多。表面上看合肥OA運(yùn)行是風(fēng)平浪靜，但是暗地里卻是波濤洶涌，合肥OA運(yùn)行的阻力也越來越大。這讓王維想起了一句話“合肥OA上線≠合肥OA成功”，換句話說，合肥OA在上線之后還將面臨更多的困難與痛苦，激情過后隨時(shí)有可能被打回原形。

一．祝賀鮮花還沒有枯萎，合肥OA就慘遭打回原形

（1）上線后半年，合肥OA象斷了線的風(fēng)箏

軟件廠商把合肥OA系統(tǒng)實(shí)施到可以試運(yùn)行，就算成功上線了。但王維卻萬萬沒有想到當(dāng)軟件廠商一松手，公司的合肥OA系統(tǒng)就像斷了線的風(fēng)箏一樣隨風(fēng)飄流。王維對(duì)著阻力重重的合肥OA系統(tǒng)欲哭無淚，他感概萬千的說：“合肥OA在上線后的6個(gè)月內(nèi)，是最辛苦，也是最脆弱的時(shí)候”。的確，這段時(shí)間是合肥OA項(xiàng)目的成敗關(guān)鍵，如果沒有堅(jiān)持，很容易功虧一簣。常見的癥狀是軟件用起來不是很便利，而且效果也沒有馬上顯現(xiàn)出來。所以，上線后常常伴有失落感。

在過去的觀念中，合肥OA的實(shí)施上線是非常困難的，但只要系統(tǒng)上線應(yīng)用了，那么企業(yè)的管理水平就會(huì)隨著系統(tǒng)的應(yīng)用而迅速提升。但實(shí)際上有調(diào)查卻顯示，30% 的企業(yè)會(huì)在1~2年內(nèi)對(duì)合肥OA進(jìn)行更新?lián)Q代，還有40%的企業(yè)則在4年內(nèi)會(huì)采取同樣行動(dòng)。可見，應(yīng)用不是很理想的合肥OA很快就會(huì)被企業(yè)淘汰，而應(yīng)用良好的 合肥OA系統(tǒng)也需要經(jīng)過調(diào)整才能適應(yīng)新的環(huán)境。

（2）新流程還沒有鞏固，舊阻力就已死灰復(fù)燃

在合肥OA項(xiàng)目中，一般要通過流程重組的手段對(duì)原有的流程進(jìn)行梳理。但是，冰凍三尺，非一日之寒?？慷潭痰膸讉€(gè)月實(shí)施時(shí)間，就改變員工的操作習(xí)慣是不可能完成的任務(wù)。隨著時(shí)間的推移，在合肥OA系統(tǒng)上線后，企業(yè)的業(yè)務(wù)情況、管理情況及人員發(fā)生變化是不可避免的事情，故合肥OA系統(tǒng)的參數(shù)不斷調(diào)整也是很正常的事情。在合肥OA運(yùn)行中如果不能及時(shí)對(duì)系統(tǒng)參數(shù)或業(yè)務(wù)流程進(jìn)行調(diào)整，系統(tǒng)就會(huì)與實(shí)際運(yùn)作脫節(jié)。因此，很多合肥OA運(yùn)行半年、一年后，合肥OA的使用效果反而沒有剛上線的時(shí)候好，很大一部分就是這個(gè)方面的原因。

我們實(shí)施顧問認(rèn)為，合肥OA實(shí)施過程是有一股力量，在動(dòng)力跟阻力之間的平衡不斷往前推。在合肥OA項(xiàng)目剛上線的時(shí)候，企業(yè)對(duì)于實(shí)施管理的比較嚴(yán)格，屬于嚴(yán)打階段，動(dòng)力占絕對(duì)的上風(fēng)。但是上線后，企業(yè)開始放松對(duì)實(shí)施的監(jiān)督與管理，動(dòng)力撤掉后阻力就會(huì)占上風(fēng)，以前的手工操作流程就會(huì)死灰復(fù)燃，重新悄悄登上舞臺(tái)。這個(gè)阻力一不留神就會(huì)要了合肥OA的命。而且，一旦這種阻力象病毒一樣蔓延，形成星星之火，可以燎原，企業(yè)就會(huì)發(fā)現(xiàn)阻力無處不在。

（3）高潮過后，合肥OA項(xiàng)目組成了棄兒

公司上線合肥OA項(xiàng)目初始，公司從上到下都興致高昴，老總也總是問這問那的，部門經(jīng)理的配合也非常積極?？墒呛戏蔕A上線后，他們的這種興致反而沒有開始那么高了，好像合肥OA一上線萬事就解決了一樣。有一段時(shí)間，甚至有媒體討論，合肥OA實(shí)施完以后信息中心是否應(yīng)該尋求新的出路。

現(xiàn)在王維只能打掉牙齒吞到肚子里，痛苦只有自己才知道。實(shí)際情況是上線不難，使用才是最大的困難，系統(tǒng)上線后各種煩惱才剛剛開始。當(dāng)初系統(tǒng)上線時(shí)，公司確立了明確的上線目標(biāo)，從老總到基層員工整個(gè)公司的力量都投入進(jìn)來聽從IT部門調(diào)配，合肥OA項(xiàng)目經(jīng)理往往占據(jù)主導(dǎo)地位。系統(tǒng)上線之前各業(yè)務(wù)部門都非常配合，但是在系統(tǒng)上線之后，業(yè)務(wù)部門的不適應(yīng)和小問題幾乎是天天發(fā)生。而且，業(yè)務(wù)部門對(duì)不適應(yīng)往往是抵制的。

（4）系統(tǒng)宕機(jī)頻繁，穩(wěn)定性成了最多投訴

與此同時(shí)，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定性和保障數(shù)據(jù)的安全，成了王維在系統(tǒng)上線后最大的痛苦。合肥OA項(xiàng)目上線與試運(yùn)行之后，系統(tǒng)的運(yùn)營維護(hù)通常由企業(yè)IT人員自行負(fù)責(zé)，不再有顧問支持，尤其缺乏系統(tǒng)性的指導(dǎo)。隨著時(shí)間的流逝由于種種原因，合肥OA系統(tǒng)慢慢成為一個(gè)黑箱，誰也不能清晰的描述合肥OA系統(tǒng)是如何支撐企業(yè)業(yè)務(wù)的。因此，合肥OA在做升級(jí)、維護(hù)時(shí)，沒有一個(gè)很好的依據(jù)，頻繁的故障就成了穩(wěn)定性最大的問題，也成了最多人投訴和抱怨的地方。

（5）人才流失嚴(yán)重，疲于培訓(xùn)新員工

曾經(jīng)有很多企業(yè)非常困惑的是，合肥OA上線成功后原來的合肥OA實(shí)施團(tuán)隊(duì)如何處理。合肥OA項(xiàng)目上線后留不住實(shí)施人才，這是合肥OA實(shí)施公開的秘密。具有合肥OA項(xiàng)目上線實(shí)施經(jīng)驗(yàn)的IT人才往往是挖角的對(duì)象，而核心組員的流失往往關(guān)系到合肥OA系統(tǒng)正常運(yùn)行的根本利益。另一方面，流失了對(duì)系統(tǒng)有豐富經(jīng)驗(yàn)的人員也意味著公司會(huì)整日疲于招聘和培訓(xùn)新員工。正因?yàn)槿绱?，王維才會(huì)在提到一個(gè)不久之前離開的出色員工時(shí)，接連用了三個(gè)“非常可惜”，核心優(yōu)秀人才的離開對(duì)于合肥OA運(yùn)行的影響，由此可見一斑。

二．為什么合肥OA容易被打回原形？

（1）管理體系跟不上合肥OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

當(dāng)合肥OA剛上線時(shí)，有很多的內(nèi)部管理問題并沒有體現(xiàn)出來，當(dāng)合肥OA運(yùn)行越來越深入的時(shí)候，王維才意識(shí)到公司內(nèi)部的管理沒有跟上，公司管理體系與合肥OA系統(tǒng)體系脫節(jié)。

（2）員工工作習(xí)慣沒有改變和素質(zhì)提升

員工素質(zhì)的提升是整體合肥OA效應(yīng)能不能提升的重大指標(biāo)。這一次合肥OA慘遭打回原形給王維最大的體驗(yàn)之一是，只有當(dāng)員工素質(zhì)達(dá)到一定程度后，整體管理水平的提升才能使合肥OA的運(yùn)行達(dá)到最大效應(yīng)。如果員工工作習(xí)慣沒有改變和素質(zhì)無法提升，再大的合肥OA投入也只能做到事倍功半的效果。因此，上線后還必須建立扎實(shí)與有效率的員工培訓(xùn)。

（3）沒有很好解決實(shí)施的遺留問題

合肥OA上線時(shí)考慮到為使實(shí)施順利進(jìn)行，可能會(huì)把一些難以處理的問題暫時(shí)擱淺，當(dāng)合肥OA上線后就應(yīng)該要著手解決好實(shí)施的遺留問題。企業(yè)上合肥OA真正的困難并不是技術(shù)，因?yàn)榧夹g(shù)都能夠很好地滿足實(shí)施的需要，困難是如何理清各種復(fù)雜的遺留問題。對(duì)于遺留問題，上合肥OA后，需要從組織機(jī)構(gòu)、工作流程、人員管理、責(zé)任分工、權(quán)力分配、績效考核甚至員工技能方面都要進(jìn)行配套地調(diào)整，如果企業(yè)忽視了這點(diǎn)，就會(huì)出現(xiàn)合肥OA被打回原形的尷尬局面。

（4）項(xiàng)目組解散，合肥OA制度成鏡花水月

通常情況下，無論是軟件公司還是企業(yè)本身都對(duì)上線看得至關(guān)重要，于是為了保證系統(tǒng)順利上線，企業(yè)會(huì)不惜血本成立專職項(xiàng)目組，制定獎(jiǎng)勵(lì)政策。但是隨著系統(tǒng)的成功上線后，項(xiàng)目組也就隨之解散，相關(guān)制度也就變成了放在鏡框里的照片。而事實(shí)上，企業(yè)要想保證合肥OA系統(tǒng)的持續(xù)運(yùn)行，必須要制定相關(guān)的運(yùn)行制度和辦法，更必須要有專門的組織和人員去從事合肥OA運(yùn)行工作。