濟(jì)南OA系統(tǒng)的知識文檔管理模塊介紹

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重點(diǎn)實(shí)施 個(gè)個(gè)擊破
在集團(tuán)公司與泛普OA科技的共同努力下，經(jīng)過半年的實(shí)施、培訓(xùn)，集團(tuán)公司的所有辦公人員已經(jīng)掌握了濟(jì)南協(xié)同管理軟件的使用。到目前為止，OA系統(tǒng)一切運(yùn)行良好，集團(tuán)公司基本的日常工作都在協(xié)同系統(tǒng)中處理。目前，濟(jì)南的OA體系主要可分為工作流程管理模塊、知識文檔管理模塊和協(xié)作區(qū)交流三大塊。
工作流程管理模塊主要內(nèi)容包括：各類辦公文件批、發(fā)流程，濟(jì)南OA軟件為實(shí)現(xiàn)無紙化辦公奠定基礎(chǔ)：辦公物品領(lǐng)用審批和購物申請審批，減輕審批工作的強(qiáng)度，把工作精力和工作時(shí)間從審批環(huán)節(jié)中解放出來。董事長、總裁、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人或可實(shí)現(xiàn)批處理或可在千里之外點(diǎn)擊完成審批，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程遙控;人力資源管理可建立起績效考核和人才資源庫;工作計(jì)劃管理，包括日程安排、會議管理、資產(chǎn)管理、辦公用品、用車管理等，方便日常的管理;資料管理、檔案管理等，在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，建立起現(xiàn)代電子文檔。
濟(jì)南OA系統(tǒng)的知識文檔管理模塊提供了全面的知識管理框架，對知識進(jìn)行完全規(guī)范化的組織，并允許用戶在任何地點(diǎn)和時(shí)間編輯、存儲和創(chuàng)建任何類型的文檔，所有的知識信息都可以經(jīng)由Web瀏覽器找到并獲得。員工還可以發(fā)布包括企業(yè)規(guī)章制度、部門辦事流程以及政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化以及專業(yè)技術(shù)等方面的知識，通過交流，擴(kuò)大視野、提高修養(yǎng)。濟(jì)南泛普OA軟件主要內(nèi)容包括：對內(nèi)對外的短信平臺、新聞、信息交流、我的合理化建議、公司文件等，構(gòu)成自上而下和自下而上以及平行信息的全員全方位立體通道。其中信息交流和新聞、我的合理化建議等功能，員工不用任何審批即可上傳網(wǎng)上，既可以點(diǎn)對點(diǎn)，也可以點(diǎn)對多點(diǎn)，隨時(shí)溝通集團(tuán)公司內(nèi)部或外部發(fā)生的事件或信息，達(dá)到信息資源的傳遞和充分共享。
強(qiáng)大的協(xié)作區(qū)交流主要集中在內(nèi)部員工工作交流、項(xiàng)目討論上。在集團(tuán)公司有很多事情是需要各個(gè)部門的人員一起參與交流并計(jì)劃實(shí)施的，這時(shí)，參與人員使用流程或文檔來交流和跟蹤事項(xiàng)就會帶來諸多不便，例如：相關(guān)交流信息分散，參與人員無法對該事項(xiàng)從頭至尾全程跟蹤，參與人員無法及時(shí)獲得對該項(xiàng)目的最新進(jìn)展情況。現(xiàn)在公司可以利用協(xié)作區(qū)來解決跨部門、多任務(wù)的協(xié)作難題。據(jù)黃碟平介紹，公司通過新建某一協(xié)作主題，將參與人添加到該協(xié)作主題中，濟(jì)南泛普協(xié)同OA軟件讓每一個(gè)參與人都能及時(shí)準(zhǔn)確地了解事情的進(jìn)展情況并進(jìn)行相關(guān)交流，還可以根據(jù)實(shí)際需要隨時(shí)添加參與人員，并讓他們查看到此事項(xiàng)之前的協(xié)作溝通情況，以便他們開展工作。