推行OA系統(tǒng)一步一步地來(lái)，一點(diǎn)一點(diǎn)地啟發(fā)

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興趣使然是羅先生毅然投身信息化的領(lǐng)域，而他在信息化領(lǐng)域取得的一系列成績(jī)可不是全憑一腔熱血就成功的，他對(duì)業(yè)務(wù)的鉆研和探索才是成就其今天的基礎(chǔ)。
    因?yàn)樗诘男袠I(yè)是XX行業(yè)，那么如果在XX集團(tuán)實(shí)施信息化的話(huà)，就要了解以及掌握該行業(yè)特點(diǎn)，作到知己知彼，百戰(zhàn)不殆。“近十幾年來(lái)，XX企業(yè)通過(guò)不斷的技術(shù)改造和管理升級(jí)，使得企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)有了較大的提高，但是與國(guó)際發(fā)達(dá)國(guó)家相比仍有較大的差距，唯一的優(yōu)勢(shì)主要集中在人工成本方面。隨著我國(guó)加入WTO的進(jìn)一步深入，全球XX品市場(chǎng)一體化將逐步形成，屆時(shí)企業(yè)賴(lài)以生存的人工成本優(yōu)勢(shì)也將逐步削弱，國(guó)內(nèi)企業(yè)直接面對(duì)國(guó)際市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)將沒(méi)有優(yōu)勢(shì)可言。面對(duì)加入WTO給企業(yè)帶來(lái)的嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，XX企業(yè)在加快產(chǎn)品結(jié)構(gòu)調(diào)整，實(shí)施產(chǎn)品升級(jí)的同時(shí)，必需進(jìn)一步加快信息化建設(shè)，提高信息化的應(yīng)用水平，通過(guò)信息技術(shù)在XX業(yè)中的應(yīng)用，提高企業(yè)的快速反應(yīng)能力和產(chǎn)品開(kāi)發(fā)能力，形成企業(yè)自身的核心競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，更好地應(yīng)對(duì)和把握入世帶來(lái)的商機(jī)。”
    可見(jiàn)，羅先生對(duì)行業(yè)發(fā)展特點(diǎn)把握如此準(zhǔn)確，對(duì)于他下一步該怎樣在集團(tuán)實(shí)施信息化已經(jīng)心有成竹。2005年6月，XX(集團(tuán))有限公司與上海金鑫計(jì)算機(jī)系統(tǒng)工程有限公司建立信息化建設(shè)的合作伙伴，整體項(xiàng)目將借鑒儀電項(xiàng)目的成功經(jīng)驗(yàn)，濟(jì)南OA軟件幫助XX集團(tuán)公司實(shí)現(xiàn)對(duì)已有資源的管理、統(tǒng)計(jì)、分析和決策。一期工程主要完成對(duì)集團(tuán)本部及子分公司權(quán)屬的房地產(chǎn)資源管理，包括房地產(chǎn)基礎(chǔ)信息、房地產(chǎn)交易管理、房地產(chǎn)檔案、房地產(chǎn)統(tǒng)計(jì)分析、房地產(chǎn)審批過(guò)程管理等。
　　“曲線(xiàn)救國(guó)”政策
    談到今年的信息化實(shí)施計(jì)劃。羅先生表示：“以辦公自動(dòng)化為基礎(chǔ)功能的“集約管理辦公支持系統(tǒng)”(命名為OA)的推廣將是2007年XX集團(tuán)的信息化工作重點(diǎn)，現(xiàn)在已經(jīng)有一個(gè)試點(diǎn)企業(yè)成功上線(xiàn)，并能與集團(tuán)的系統(tǒng)無(wú)縫接通，下一步計(jì)劃把一些邊遠(yuǎn)地區(qū)的企業(yè)全部整合起來(lái)，根據(jù)各企業(yè)的條件和需求因地制宜，采用“大集中式”+“ASP方式”+“同網(wǎng)絡(luò)域分布式”+“多網(wǎng)絡(luò)域分布式”，逐步建立起集團(tuán)層面的辦公自動(dòng)化和集約管控系統(tǒng)。”
    其實(shí)在旁人眼里，羅先生雖然實(shí)現(xiàn)的自己的理想，并且取得了一些成績(jī)，但是個(gè)中辛酸只有他自己知道，在集團(tuán)信息化實(shí)施的道路上，他與其他CIO一樣，同樣遇到過(guò)困難和不被別人理解的尷尬境地。
    事實(shí)也證明，在大型國(guó)有集團(tuán)有很多做OA失敗的例子，羅先生來(lái)XX集團(tuán)之前，就有很多人對(duì)他說(shuō)，XX廠(chǎng)觀(guān)念很老化，年齡也偏大。為此，羅先生在推行OA系統(tǒng)之前采取了一些策略，一步一步地來(lái)，一點(diǎn)一點(diǎn)地啟發(fā)，用自己的智慧讓員工們?cè)?ldquo;玩“中自己體會(huì)到信息化的好處。
    “我來(lái)XX集團(tuán)之前，這里還沒(méi)有獨(dú)立的信息化部門(mén)，很多網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用都沒(méi)有得到充分利用。有些部門(mén)要去訂雜志，羅先生就跟他們說(shuō)，“這些雜志你們不用訂了，全部都有電子版，網(wǎng)上都有的，我們可以統(tǒng)一采購(gòu)，避免多重浪費(fèi)。”
    那么在集團(tuán)本部實(shí)施OA的過(guò)程中，面臨過(guò)部分員工不太會(huì)使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行日常辦公的難題，有的甚至連鼠標(biāo)都不會(huì)用，更不用說(shuō)直接上業(yè)務(wù)系統(tǒng)。羅先生怎么辦呢?對(duì)此，羅先生帶領(lǐng)信息技術(shù)部的同事仔細(xì)挖掘需求分析，并在開(kāi)發(fā)過(guò)程中讓這些員工較為深入地介入，最后大家一致認(rèn)為要培養(yǎng)員工使用的習(xí)慣，就必須先培養(yǎng)他們接觸網(wǎng)絡(luò)的興趣，于是他慢慢地開(kāi)放網(wǎng)絡(luò)，QQ、MSN都可以讓大家隨便用。慢慢地，大部分人開(kāi)始會(huì)用電腦了，因?yàn)樯暇W(wǎng)聊天，打字速度也變快了，對(duì)信息化的意見(jiàn)也少了。“縱容”大家玩了一段時(shí)間，信息部開(kāi)始準(zhǔn)備上系統(tǒng)。為了降低網(wǎng)絡(luò)負(fù)載，清理所有終端，把QQ的端口關(guān)閉，把其他該上的軟件都一步步放上去。
    通過(guò)“曲線(xiàn)救國(guó)“政策，羅先生終于以系統(tǒng)功能的實(shí)用性激發(fā)起這些員工對(duì)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)的興趣。
    培養(yǎng)員工對(duì)網(wǎng)絡(luò)的興趣，不是真正就實(shí)現(xiàn)了企業(yè)信息化。這不是信息化最終的目的，這僅僅是成功的第一步而已。在此基上，羅先生認(rèn)為可是實(shí)施他的計(jì)劃了，他首先花5000塊錢(qián)買(mǎi)了一套很小的CS架構(gòu)的P2P傳輸工具，7月開(kāi)始實(shí)施，到8月1號(hào)就全部上線(xiàn)了。別看軟件小，卻可以處理很多事情，當(dāng)時(shí)領(lǐng)導(dǎo)就覺(jué)得很好用，覺(jué)得要的就是這種東西。幾個(gè)月以后，這套軟件已經(jīng)不能滿(mǎn)足業(yè)務(wù)需求，羅先生向領(lǐng)導(dǎo)建議上更高級(jí)的OA系統(tǒng)。
    現(xiàn)在XX集團(tuán)的集約管理支持系統(tǒng)，共有13個(gè)功能分類(lèi)80多個(gè)子模塊，收發(fā)文、郵件、內(nèi)部簽報(bào)、人力資源、項(xiàng)目協(xié)作、財(cái)務(wù)預(yù)算都囊括到里面來(lái)。
    工夫不付有心人，在羅先生帶領(lǐng)下，隨著OA系統(tǒng)在集團(tuán)各部門(mén)的推廣，集團(tuán)各部門(mén)的信息化突飛猛進(jìn)的發(fā)展。據(jù)信息部門(mén)的一項(xiàng)統(tǒng)計(jì)顯示，原來(lái)一份文檔的周轉(zhuǎn)期要13天左右，現(xiàn)在則是4～7天，最快的不到2小時(shí)。之前XX集團(tuán)總部設(shè)立文件交換柜，每個(gè)企業(yè)和部門(mén)一個(gè)，所有需要傳遞的公文都放在里面，各部門(mén)和企業(yè)定期取件。每個(gè)星期，全上海幾十家企業(yè)都至少要來(lái)兩次，要消耗不少油錢(qián)和人工。
    針對(duì)此濟(jì)南OA辦公系統(tǒng)給集團(tuán)各個(gè)部門(mén)帶來(lái)的方便與高效，羅先生信心十足的表示：“等濟(jì)南OA系統(tǒng)全面上線(xiàn)后，連每個(gè)星期，全上海幾十家企業(yè)都至少要來(lái)兩次，要消耗不少油錢(qián)和人工這部分人力物力都節(jié)省掉了。”我們有理由相信這是真的。