云南省建筑工程檔案管理軟件

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 　　由于建設(shè)工程項(xiàng)目參建單位數(shù)量眾多，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，檔案質(zhì)量不統(tǒng)一，各專業(yè)工程檔案格式和內(nèi)容不一樣，給檔案驗(yàn)收部門造成一定的負(fù)擔(dān)，均由于檔案管理程序不規(guī)范造成。相關(guān)法規(guī)和規(guī)定不完善,不能采用標(biāo)準(zhǔn)管理方法和操作程序，導(dǎo)致檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)―定程度上不符合質(zhì)量要求。

　　一、工程檔案管理難題

　　對(duì)于工程竣工環(huán)節(jié)來講，檔案管理工作的實(shí)際內(nèi)容結(jié)合了現(xiàn)有的施工技術(shù)階段，將整個(gè)管理模式的創(chuàng)新性進(jìn)行了突出。如果參建單位數(shù)量眾多，文件的標(biāo)準(zhǔn)，格式和內(nèi)容不統(tǒng)一，質(zhì)量不統(tǒng)一;加之工程建設(shè)周期長(zhǎng)，檔案管理工作量大，檔案歸檔不及時(shí)，不規(guī)范,不完整;施工過程復(fù)雜專業(yè)，難以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類歸檔。同時(shí),由于檔案管理不夠重視，項(xiàng)目檔案管理知識(shí)缺乏，現(xiàn)場(chǎng)生成的竣工檔案沒有系統(tǒng)化管理，導(dǎo)致建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理工作非常容易出現(xiàn)組織架構(gòu)不科學(xué),卷宗文件混亂，文件丟失等問題，阻礙了檔案管理工作的順利進(jìn)行。

　　二、工程檔案管理重點(diǎn)分析

　　工程檔案工作應(yīng)與工程建筑同步管理;檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，并做到圖面整潔、裝訂整齊、簽字手續(xù)完備，圖片、照片等要附情況說明;竣工圖應(yīng)反映實(shí)際情況，必須做到圖物相符，做好施工記錄、檢測(cè)記錄、交接驗(yàn)收記錄和簽證，并加蓋竣工圖章;四是施工過程中的圖片、照片、錄音、錄像等材料，以及施工過程中的重大事件、事故等，應(yīng)有完整的文字說明，同時(shí)要詳細(xì)地填寫檔案資料情況登記表。

　　從事建筑工程檔案工作的人員，專業(yè)知識(shí)和技能應(yīng)該比一般單位的檔案人員更全面，他們不僅要懂文書檔案，還要懂科技檔案以及與建筑工程相關(guān)的一些專業(yè)類別檔案。因此，為達(dá)到建筑工程檔案整理規(guī)范化的要求，應(yīng)對(duì)各專職或兼職檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。講解建筑工程建筑工作中會(huì)形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價(jià)值的檔案、具體的歸檔范圍。同時(shí)，按照檔案管理要求，對(duì)文件的起草、書寫要求和制成材料的規(guī)范化，作詳細(xì)的講解，使大家對(duì)檔案內(nèi)容提前了解，工作中注意積累資料。這種培訓(xùn)與檔案管理工作和工程同步進(jìn)行，為今后建檔工作奠定了基礎(chǔ)，使檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有一個(gè)切實(shí)的保障。

　　三、泛普工程檔案管理軟件優(yōu)勢(shì)

　　1.合同管理

　　合同管理中的變更和索賠是成本控制的重要手段。所有的工程項(xiàng)目在施工過程中都有可能發(fā)生變更和索賠。從合同出發(fā)，在合同規(guī)定的實(shí)際效果內(nèi)，提出合理的變更和索賠是提高經(jīng)濟(jì)效益的重要途徑。這種改變可以簡(jiǎn)化復(fù)雜的施工，降低高昂的施工成本。

　　2.資料安全

　　一般的辦公軟件只能設(shè)置簡(jiǎn)單的密碼，非常容易造成泄密。但是，文件管理系統(tǒng)軟件可以劃分管理員、顧問等角色。通過設(shè)置權(quán)限管理，可以設(shè)置人員的訪問權(quán)限等。從而達(dá)到保密的效果。當(dāng)文件搜索者搜索文件時(shí)，系統(tǒng)可以自行記錄，并形成查詢?nèi)罩尽?/p>

　　3.個(gè)性化

　　泛普數(shù)字檔案管理平臺(tái)，主要應(yīng)用于檔案業(yè)務(wù)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型項(xiàng)目中，涵蓋了檔案管理業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)，在保障“收、管、存、用”業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)上，提供文件收集中心、預(yù)歸檔中心、檔案管理中心、檔案利用中心、統(tǒng)一接口平臺(tái)、安全控制中心、系統(tǒng)管理等功能，可以按需定制，滿足不同用戶的個(gè)性化需求。

　　4.權(quán)限管理

　　申請(qǐng)人借閱檔案資料，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核后，由檔案管理員統(tǒng)一分配，形成檔案資料明細(xì)，供借閱人查看，整個(gè)工作過程流程化，管理規(guī)范化，同時(shí)還可以加強(qiáng)檔案管理的保密性、提升管理安全。

　　泛普工程檔案管理軟件不僅方便檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范有效的管理和維護(hù)，也方便普通人員借閱和查看檔案，從而避免因檔案管理不當(dāng)造成的損失，大大提高檔案查找和利用的效率。